Números TMG/ AirBnB / Account Managers / Cabify / Wifi Público (also in English!)

Caros Leitores,

Escrevo este post com a sensação de dever cumprido que trago desde a sexta passada, dia 01/09, quando nós da HSMAI, em conjunto com o GVMG, fizemos uma bela e de primeiríssimo nível Conferência Nacional de Travel Managers. Ouvir das pessoas que “fizemos história” e que “um dia olharemos para trás e veremos este dia como marco de um novo período” é realmente gratificante. Espero que consigam separar 10 minutinhos do “mês do  budget” para ler o texto abaixo.

 

O que acho do AirBnB para o Corporativo

Uma gestora muito querida está escrevendo seu TCC na faculdade e me pediu para falar sobre o AirBnB aqui no blog.

Claro que o AirBnB é fantástico como inovação, um acesso à arte de viajar que as pessoas não tinham antes, uma abertura de oportunidades – sou fã, de verdade! Mas com o que temos hoje não me sinto à vontade em implantá-lo na empresa onde atuo ou não me sentiria na maioria das empresas se nelas atuasse.

E minha posição não tem nada a ver com legislação, por não pagar as taxas que a Hotelaria paga, etc (porque se fosse assim eu também seria reticente quanto ao Uber e Cabify, que são desregulamentados na maioria das cidades onde atuam). Tem a ver com garantias, com cuidado, com atendimento comercial, com riscos que não posso correr enquanto Gestor de Viagens responsável pelo bem-estar, segurança e produtividade dos meus viajantes:

  • Wi-fi ruim ou inexistente;
  • Chuveiro queimado ou com água fria;
  • Limpeza indesejável (incluindo lençóis, toalhas);
  • Local rápido e seguro para retirar a chave;
  • Prédio sem elevador , saída de emergência, seguranças, sprinklers;
  • Balada no apartamento ao lado;
  • Encanamento com problemas – para listar alguns potenciais riscos.

Enquanto não houver padrão, enquanto não houver o mínimo de controle por parte da plataforma, a entrada no mercado corporativo será limitada (já é grande, mas não vejo muitas possibilidades de expansão com as bases atuais). E não basta retroalimentação de comentários entre anfitrião e hóspede, responder rápido a reclamações na Ouvidoria (e isso o AirBnB dá UM BANHO na Hotelaria em geral) … os problemas simplesmente não podem acontecer, coisa que temos muito mais garantia e controle de qualidade na Hotelaria.

 

Sobre os Account Managers / Client Managers / Account Executives

Gostaria de me solidarizar com os gerentes de contas / representantes comerciais de nossos fornecedores…. até porque já fui um, por 1 ano e meio.

As empresas querem que estes profissionais se dediquem totalmente a seus clientes, a entendê-los, a oferecer ideias e soluções proativamente, certo? Pois então convido-os a fazer algumas contas sobre horas do dia x atribuições internas.

As empresas entopem estes profissionais de planilhas, relatórios, calls e todo tipo de controle interno, tirando tempo deles de pensar em nós, de analisar nossos relatórios e nos trazer ideias úteis que vão além de preço (e nós sentimos muita falta disto, podem apostar).

Para um travel manager, é impagável um fornecedor nos enviar um WhatsApp, um email, nos ligar e dizer: “dei uma olhadinha nos meus relatórios e sua tarifa média na rota X com a concorrente está 10% mais alta e seu share com eles está alto, ou comparei sua diária média na cidade Y com o hotel do outro lado da rua e está 15% mais alta do que a minha… você consegue enviar um comunicado, travar o OBT? Você está perdendo aqui, poderia melhorar ali”

Falando francamente, não dá tempo de analisarmos tudo o tempo todo, então termos assessores que nos ajudem, cada qual em sua especialidade, é de um valor agregado absurdo.

#ficaadica para os Diretores comerciais que ainda colocam visitas físicas nas metas, que criam milhares de controles para seus colaboradores que nos atendem. Creio que hoje em dia os números falam tudo:

  • se seu colaborador visita pouco, mas vende muito – valorize-o;
  • se seu colaborador visita muito, mas vende pouco – reavalie seus métodos e o oriente;
  • se seu colaborador não visita e não vende – reavalie sua permanência em Vendas (não quer dizer que seja um mau funcionário, pode estar na área errada e sendo mal aproveitado).

 

Cabify Corporativo

Como há alguns meses atrás dei espaço para o Uber, conheci a Cabify em uma reunião de negócios e imediatamente pedi a eles que me enviassem textos para eu publicar em meu blog, dividindo com vocês mais sobre esta companhia e seu serviço também disruptivo.

“A Cabify é uma empresa espanhola que chegou ao Brasil em 2016 e conquistou milhares de usuários nas cidades onde atua: Brasília, Belo Horizonte, Campinas, Curitiba, Porto Alegre, Rio de Janeiro, Santos e São Paulo. Com uma operação intensa e rápido crescimento, a plataforma se destaca principalmente por seus diferenciais no serviço oferecido, na qualidade do atendimento e na segurança de cada viagem.

Para garantir esse alto padrão, a Cabify trabalha com detalhes essenciais no cuidado com o usuário: abre sessões informativas e requer exames toxicológico e psicotécnico para os motoristas parceiros, possui uma lista de carros aceitos e faz vistoria presencial nesses veículos.

Na área executiva, a Cabify Empresas é líder em transporte corporativo na América Latina, o que torna a sua viagem ainda melhor. Além das vantagens de qualidade e segurança que são inerentes para toda a Cabify, os usuários corporativos da Cabify Empresas ainda contam com a facilidade em gestão corporativa através do melhor serviço de relacionamento ao cliente do setor. Um serviço humanizado, onde cada cliente possui um Executivo responsável pela sua experiência.

  1. Gestão efetiva e online
  2. Economia nos trajetos

Para controle dos custos, procure uma empresa que o valor das viagens seja cobrado por km percorrido. Faça chuva ou faça sol, com trânsito ou mudança de rota, a viagem tem que sair no preço estimado antes da corrida começar.

  1. Qualidade no serviço

A qualidade do serviço é essencial. A frota que passa por inspeção prévia de aprovação para estar sempre em perfeitas condições mecânicas e estéticas é um grande diferencial para garantir o conforto dos seus colaboradores mesmo nos dias mais corridos.

  1. Segurança nas corridas
  2. Atendimento diferenciado

O atendimento é muito importante. A presença de um canal de suporte dedicado aos clientes corporativos, com atendimento personalizado 24h por dia nos 7 dias da semana, é fundamental para credibilidade e confiança no serviço.

  1. Agendamento” 

 Contato: luisa.aguiar@cabify.com

 

Dica para Viajantes – Wifis Públicos!

A Argo postou recentemente em seu blog Viagens e Despesas um texto muito útil e prático, que poucos de nós se atentam: redes públicas de Wi-Fi.

Naquele momento de desespero de nosso viajante, em que precisa acessar um email, o Facebook, WhatsApp e nossa empresa não reembolsa o pacote de dados do celular, o que acontece? Ele utiliza qualquer rede que encontrar pela frente. Leia o blog clicando aqui, e veja abaixo algumas dicas que valem ser compartilhadas dentro de sua empresa:

Como se proteger e dificultar a ação de criminosos?

  • Desligue o WIFI dos seus aparelhos se não estiver usando, a fim de evitar conexão automática em caso de redes abertas e/ou sem senha.
  • Não deixe senhas salvas nos navegadores, nem em aplicativos que logam de forma automática.
  • Prefira usar algum serviço de dados 3G/4G de sua operadora de telefonia celular.
  • Contrate ou implemente um serviço de VPN (Virtual Private Network) em sua organização, assim todas as conexões são criptografadas, e aumentam exponencialmente o nível de proteção, porém evite ao máximo uso de serviços de VPN grátis.
  • Confirme com algum funcionário do estabelecimento se eles realmente oferecem WIFI e qual a senha de acesso.
  • Não realize transações bancárias em WIFI públicos.
  • Não realize compras com Cartão de Crédito e/ou Débito em WIFI públicos.
  • Desconfie sempre de Redes WIFI sem senha.
  • Mantenha os sistemas operacionais atualizados.
  • Tenha um antivírus instalado e atualizado.
  • Utilize apenas o básico!

 

Pesquisa TMG (Travel Managers Group)

Nosso grupo de Gestores, por ter o benchmarking como intenção principal, vem realizando algumas pesquisas que gostaríamos de dividir com o mercado afim de contribuir – tanto com outros gestores, como com desenvolvedores de soluções e intermediários.

Nesta pesquisa, que reproduzo uma parte abaixo, tivemos 26 respostas dos 30 participantes – ou seja, excelente adesão e muito valiosa para os leitores do blog.


ENGLISH VERSION

 

Dear Readers,

I am writing this post with the sense of accomplishment that I have had since last Friday, 01/09, when we at HSMAI, together with GVMG, held a beautiful and first-class Conference of Travel Managers in Belo Horizonte. Listening from people that we “made history” and that “one day we will look back and see this day as the mark of a new period” is really gratifying. I hope you can separate 10 minutes of the “budget month” to read the text below.

 

AirBnB for Corporations

A very dear manager is writing her Conclusion Work in college and asked me to talk about AirBnB here on the blog.

Of course AirBnB is fantastic as an innovation, an access to the art of travel that people did not have before, an opening of opportunities – I’m a fan, really! But with what we have today I do not feel comfortable putting it in the company where I work or I would not feel in most companies if I acted in them.

And my position has nothing to do with legislation, for not paying the fees that the hotel industry pays, etc. (because if that were so I would also be reticent about Uber and Cabify, which are deregulated in most of the cities where they operate). It has to do with guarantees, with care, with commercial attention, with risks that I can not run as a Travel Manager responsible for the well-being, safety and productivity of my travelers:

  • Bad or non-existent Wi-fi;
  • Shower burned or with cold water; 
  • Unwanted cleaning (including sheets, towels); 
  • Quick and safe place to check-in (take the keys); 
  • Building without elevator, emergency exit, security guards, sprinklers; 
  • Party in the apartment next door; 
  • Troubled plumbing – to list some potential hazards.

While there is no standards, while there is no minimal platform control, entry into the corporate market will be limited (it is already large, but I do not see many possibilities for expansion with the current bases). It is not enough feedbacks between host and guest, to respond quickly to complaints in the Ombudsman’s Office (and in this aspect, AirBnB beats Hotels in general) … the problems simply can not happen, thing that we have much more guarantee and quality control in Hospitality.

 

About Account Managers / Client Managers / Account Executives

I would like to be in solidarity with the account managers / sales representatives of our suppliers … even because I have been one for 1 year and a half, some years ago.

The companies want these professionals to dedicate themselves totally to their clients, to understand them, to offer ideas and solutions proactively, right? So I invite you to do some accounts about daylight hours x internal assignments.

Companies clog these spreadsheets, reports, calls and all sorts of internal control, taking time from them to think about us, to analyze our reports, and to bring us useful ideas that go beyond price (and we miss it a lot, you can bet ).

For a travel manager, it is priceless when a supplier sends us a WhatsApp, an email, call us and say, “I took a look at my reports and your average fare on route X in comparisson with the competitor is 10% higher and your market share with them is higher than with me, or compared your average nightly rate in city Y with the hotel across the street and it’s 15% higher than mine … can you send an internal communication, narrow the OBT rules? You’re missing out here, you could improve there”

Frankly speaking, we do not have time to analyze everything at all times, so to have advisors who help us, each one in his/her specialties, is of an added absurd value.

Hope it touches the Commercial Directors who still place physical visits to the goals, which create thousands of controls for their subordinates who serve us. I believe that nowadays the numbers speak everything by themselves:

  • if your employee visits little, but sells a lot – value him;
  • if your employee visits a lot, but sells little – reassess his/her methods and orient them;
  • if your employee does not visit and does not sell – reevaluate his/her permanence in Sales (it does not mean that they are a bad employee, they may be in the wrong area and being misused).

 

Cabify Corporate

A few months ago I gave Uber space in this blog. A few weeks ago I met Cabify at a business meeting and immediately asked them to send me texts to post on my blog, sharing with you more about this company and its disruptive service.

“Cabify is a Spanish company that arrived in Brazil in 2016 and has won thousands of users in the cities where it operates: Brasília, Belo Horizonte, Campinas, Curitiba, Porto Alegre, Rio de Janeiro, Santos and São Paulo. Permanently growing, the platform stands out mainly for its differentials in the service offered, in the quality of care and in the safety of each trip.

To ensure this high standard, Cabify works with essential details in caring for the user: opens information sessions and requires toxicological and psycho-technical exams for the partner drivers, has a list of accepted cars and inspects them in person.

In the executive area, Cabify Empresas is a leader in corporate transportation in Latin America, which makes your trip even better. In addition to the quality and security advantages that are inherent to the entire Cabify, the corporate users still count on the ease of corporate management through the best customer relationship service in the industry. An humanized service, where each client has an Executive responsible for their experience.

  • Effective and online management 
  • Economy in the paths
    1. For cost control, look for a company whose travel value is charged per km traveled. Rain or shine, with traffic or change of route, the trip has to leave at the estimated price before the race starts.
  • Quality in service 
    1. Quality of service is essential. The fleet that undergoes a prior approval inspection to always be in perfect mechanical and aesthetic conditions is a great differential to guarantee the comfort of its employees even in the most difficult days.
  • Safety 
  • Special service
    • 1. Service is very important. The presence of a dedicated support channel for corporate clients, with personalized service 24/7, is fundamental for credibility and trust in the service.

Contact: luisa.aguiar@cabify.com

 

Tip for Travelers – Public Wifis!

Argo recently posted in its Travel and Expenses blog a very useful and practical text that few of us are caring about: public Wi-Fi networks.

In that moment of desperation of our traveler, where he needs to access an email, Facebook, WhatsApp and our company does not reimburse the mobile data package, what happens? They use whatever network they find ahead. Read the blog clicking here, and read below some tips worth sharing within your company:

HOW TO PROTECT AND HARDEN THE ACTION OF CRIMINALS?

  • Disconnect WIFI from your devices if you are not using it in order to avoid automatic connection in case of open networks and / or without password.
  • Do not leave passwords saved in browsers, or in applications that log in automatically.
  • Prefer to use some 3G / 4G data service from your wireless carrier.
  • Hire or deploy a Virtual Private Network (VPN) service in your organization, so all connections are encrypted, and exponentially increase the level of protection, but avoid the full use of free VPN services.
  • Check with an establishment employee if they actually offer WIFI and what the password is.
  • Do not conduct bank transactions on public WIFI.
  • Do not make purchases with Credit and / or Debit Cards in public WIFI.
  • Always be wary of WIFI networks without a password.
  • Keep operating systems up to date – have a virus scanner installed and updated.
  • Use only the basics!

 

TMG Survey (Travel Managers Group)

Our group of managers, by having benchmarking as its main intention, has been carrying out some internal surveys that we would like to share with the market in order to contribute – with other travel managers as well as with solution developers and intermediaries.

In this research, which I reproduce a part below, we had 26 responses from the 30 participants – that is, excellent adherence and very valuable for readers of the blog.

 

Os dias eram assim/ iSOS / GBTA / Gestão de Vistos, Frotas e Mudanças (!)

Caros Leitores,

Chegou o mês com 365 dias, Agosto! Época de construção de budgets, RFPs de Hotéis engrenando e as Cias. Aéreas mudando regras de bagagens e assentos em efeito dominó! Bastante divertido esse negócio de mudar a estratégia comercial sem preparar os canais de distribuição nem os clientes…. agradecemos bastante alguns “parceiros” por acabar com a nossa produtividade diária.

Como já faz 2 anos e meio que escrevo no Panrotas, a partir desta edição pretendo publicar uma sessão “Os dias eram assim” quando julgar apropriado, pois há coisas que escrevi que são atemporais, outras que são importantes reforçar e quem sabe até esclarecer, pois na época não fui bem entendido.

O primeiro “Os dias eram assim” dedico à fase de construção de orçamentos de viagens (nem falo de eventos porque isso quase não existe fora do setor farma e automobilístico – é quase um copia e cola do ano anterior rs)!

Falando de futuro do blog, também está em mente lançar em breve a sessão “Mitos e Verdades”, já que existem alguns pontos de vista que coloquei que viraram verdadeiras lendas urbanas. Aguardem!

 

“Os dias eram assim – Construindo Orçamentos de Viagens”

TEXTO ORIGINAL: http://blog.panrotas.com.br/gestordeviagens/index.php/2015/07/23/como-se-preparar-para-suas-metas-e-o-budget-2016/

O que acrescentaria ao original? No Aéreo, considerar as despesas com reembolso de bagagens, marcação de assentos e refeições a bordo.

Na Hotelaria, orçar custos com as novas políticas de cancelamento.

“A fase de construção de budgets para 2016 se aproxima rapidamente. Nela, nós Gestores de Viagens (especialmente os alocados em Compras e Financeiro) teremos de prever o impacto vindouro em 2016 pelos (sufocantes) reajustes de preços em passagens aéreas, hotéis, locadoras de veículos e outros componentes da categoria de viagens de nossas empresas.

Estas discussões costumam ser bastante acaloradas (nas empresas onde há democracia e o Financeiro convida Procurement para propor um budget, e não simplesmente o impõe), mas extremamente necessárias e impactarão diretamente nosso trabalho e metas (coletivas e individuais) de 2016. Por isto, sugiro aos meus colegas e leitores que se preparem, estudem seus números e analisem seu histórico para garantir uma discussão de alto-nível, assertiva e que lhe traga bons resultados – uma meta começa a ser batida já em sua construção!

Quais indicadores você defende como componentes dos custos de suas categorias? Algumas ideias:

Passagens Aéreas: índice oficial de inflação, salários (dissídio da categoria), variação do QAV (querosene de aviação) e variação cambial (que influencia diretamente a Cia. Aérea devido às dívidas)

Hotéis: índice oficial de inflação de serviços, salários (dissídio das diversas categorias envolvidas), energia elétrica (imaginem o índice para 2016 após os aumentos compensatórios de 2015), IGPM (alimentos)

Locadoras e Transfers Executivos: índice oficial de inflação de serviços, salários (dissídio da categoria), custo de seguradoras, pneus, aluguéis (há lojas que ficam em prédios alugados)

TMC: variação da inflação + dissídio da categoria”

Leia mais 

 

Gestão de Riscos – Webinar gratuito da International SOS

A International SOS proverá um Webinar no próximo dia 10, parte de uma série de 3 etapas, chamado “PART I: WHAT IS YOUR CRISIS RESPONSE?” , com 3 grandes especialistas da casa.

Embora nós brasileiros (e latinos em geral) sejamos mais adeptos do “põe na mão de Deus”, não podemos brincar com a sorte. Ao pessoal das TMCs, sugiro também acessar o webinar por conta da consultoria que devem prestar aos seus clientes também neste tema, cada vez mais delicado.

Você já parou para pensar no que faria em uma situação de crise? Então vale assistir e coletar ideias para estar preparado para discutir. Inscreva-se aqui

 

Gestão de Vistos, Vacinas e Documentações

Embora muitas TMCs ofereçam o serviço de consultoria nesta área para seus clientes, existe um fornecedor muito interessante chamado CIBT para auxiliar-nos na gestão desta parte do programa. Além de fornecer informações atualizadas e atendimento propriamente dito aos nossos viajantes, temos a oportunidade de obter visibilidade e controle sobre gastos efetuados nesta área – acredite, muitas empresas não dão a devida atenção e gastam muito mais do que deveriam, já que geralmente o colaborador paga um despachante e pede reembolso.

Quem já buscou informações em sites de Cias. Aéreas, e às vezes até mesmo nos dos Consulados e Embaixadas, sabe o quão dramática e improdutiva pode ser esta experiência (para a China então, e visto de múltiplas entradas, nem se fala!). Por que não consultar um banco de dados atualizado por quem entende do assunto, e mais que isso, ter o devido apoio no trâmite da documentação?

 

GBTA São Paulo , Boston e Rio

São muitas coisas que ouvimos nestes eventos, muito que relembramos ou aprendemos. Mas o que queria deixar registrado do GBTA de São Paulo é a dica da Gabriela Otto para os Gestores acerca de negociações tarifárias com hotéis (menos LRA, menos allotments, mais tarifas dinâmicas, mais descontos sobre a Best Available Rate (BAR) inclusive para que, mesmo tendo uma tarifa NLRA, você TAMBÉM tenha acesso à tarifa dinâmica do dia e não apenas à NLRA ou à LRA).

No GBTA de Boston, fiquei impressionado com o avanço do AirBnB e sua integração com Concur e iSOS. Ainda não me convenceu, mas me causou surpresa positiva.

Também interessantes as ferramentas de gestão de eventos e viagens de incentivos, finalmente otimizando os processos, eliminando planilhas e facilitando a leitura de orçamentos e detalhes para uma melhor tomada de decisão por parte das empresas finais e de seus meeting planners.

E para os colegas do estado do Rio de Janeiro, a próxima edição do GBTA em terras fluminenses será no dia 21/08, no Hilton da Barra da Tijuca. Clique aqui para mais informações

 

Gestão de Frota – Prepare-se!

Como mencionei em um dos últimos posts, não tenho dúvida de que caminharemos para nos tornarmos Gestores de Mobilidade, o que seguramente incluirá frota leve corporativa. Inclusive, muitos dos colegas travel managers já são responsáveis por isto em suas empresas.

Bem, para quem não conhece, existe uma referência no mercado que é o Instituto Parar , que inclusive oferece um Programa de Formação de Gestores de Frota (meu sonho trazer o equivalente deste curso do GBTA dos EUA para o Brasil, que é o The Global Travel Professional Certification). Para terem uma ideia do que é gerir frota leve (geralmente não inclui caminhões, mas o gestor pode ser responsável por eles também), segue abaixo resumo do programa do Instituto Parar:

Módulo 1 – Estratégias para Gestão de Frotas
Módulo 2 – Política de Frotas e Contratos de Trabalho
Módulo 3 – Fleet Operations – Frota na Prática
Módulo 4 – TCO: Custos e Resultado
Módulo 5 – KPI: Indicadores para Gestão de Frotas
Módulo 6 – Cultura de Segurança
Módulo 7 – Supply: Gerenciamento de Compras
Módulo 8 – Mobilidade Corporativa

Duração
Carga horária total: 80 horas
(32 horas aula + 48 horas de exercícios)

 

Change Management Program 

O colega Rafael Lanza, TM LATAM da Zurich Seguradora, escreveu um artigo bastante interessante sobre Gestão de Mudanças, em um caso referente à implantação de uma nova TMC. Sugiro a leitura pois há trechos muito interessantes – especialmente pelos exemplos práticos que ele emprega (sou fã de exemplos e pouquíssimo de retórica). Por exemplo (rs):

“A Comunicação é, basicamente, a estratégia que criamos para divulgar nossas ações. Recomendamos que exista, ao menos, quatro comunicados para toda a Empresa e que este processo inicie-se com 45 dias de antecedência da data de Go Live (começo da operação da nova TMC). Além disso, dois ou três comunicados específicos apenas para os participantes da fase Piloto ou de Simulação são de bom grado. A comunicação pode ser feita através de e-mails, newsletter, flyers, vídeos na intranet ou nas telas de TV, eventos, workshops, cafés da manhã, etc (as possibilidades são infinitas), mas a participação da equipe de Comunicação neste processo é fundamental. Além de ter grande conhecimento sobre os meios mais eficientes para realizar uma comunicação desta proporção, o fator “como fazer” respeitando todos os guidelines (diretrizes) da empresa também é algo relevante e precisa ser considerado. Um pouco antes do final desta fase (2), aconselhamos que a rodada de treinamentos dos usuários comece. Esta ação é conduzida pela equipe de treinamento da TMC e potencialmente, pelo time da própria empresa (caso esta possua uma estrutura assim e esteja disposta a utilizar seus recursos para estes fins). Os treinamentos podem ser presenciais ou virtuais e recomendamos que um tutorial seja criado no caso de haver muitos usuários que não possam participar das sessões. Um FAQ e um Memo Card contendo os principais contatos da TMC (time dedicado, emergencial, help desk da OBT, etc) e da equipe de Gestão de Viagens da empresa também podem ser criados e disponibilizados na intranet ou na página de Travel”.

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ENGLISH VERSION

Dear Readers,

The 365-days month has arrived – August! Budgets time, Hotels RFPs evolving and the airlines changing rules of luggage and seats in a domino effect! It’s a lot of fun to change your business strategy without preparing distribution channels or your customers …. we thank some “partners” for putting an end to our daily productivity.

As I have been writing for two and a half years now, I intend to publish a session “The days were like this” when I think it is appropriate, because there are things I wrote that are timeless, others that are important to reinforce and maybe even clarify – because at the time I was not well understood.

The first “The days were like this” I dedicate to the construction phase of travel budgets (I won’t talk about events on this because this hardly exists outside the pharmaceutical and automobile sectors – it is almost a copy and paste from the previous year rs)!

Speaking of the future of the blog, it is also in mind to launch the session “Myths and Truths” soon, since there are some points of view that I put that became true urban legends. More to come!

 

“The days were like this – Building Travel Budgets”

ORIGINAL TEXT: http://blog.panrotas.com.br/gestordeviagens/index.php/2015/07/23/how-to-prepare-for-your-metas-e-o-budget-2016/

What would I add to the original? In Air, consider expenses with reimbursement of luggage, seats assignment and meals on board.

For Hotels, to predict costs with new cancellation policies.

The budgets building phase for 2016 is fast approaching, with Travel Managers (especially those in Purchasing and Finance) having to predict the forthcoming impact in 2016 by the (suffocating) price adjustments on air tickets, hotels, vehicles and other components of the travel category of our companies.

These discussions are often very heated (in companies where there is democracy and Finance invites Procurement to propose a budget, not simply imposes it), but extremely necessary and will directly impact our work and goals (collective and individual) of 2016. Therefore, I suggest to my colleagues and readers that they prepare, study their numbers and analyze their history to ensure a high-level, assertive discussion that brings you good results – a goal is already being struck in its construction!

What indicators do you advocate as components of the costs of your categories? Some ideas:

Air Tickets: official inflation index, salaries (category agreement), QAV variation (aviation kerosene) and exchange variation (which directly influence Airline due to debts)

Hotels: official index of inflation of services, wages (agreement of the various categories involved), electricity (imagine the index for 2016 after the compensatory increases of 2015), IGPM (food)

Rental and Executive Transfers: official rate of inflation of services, salaries (category agreement), cost of insurers, tires, rents (there are stores that are in rented buildings)

TMC: variation of inflation + annual salaries adjustment (COLA)

Read more here

 

Risk Management – Free iSOS Webinar

The International SOS will provide a webinar on the 10th, part of a series of 3 steps, called “PART I: WHAT IS YOUR CRISIS RESPONSE?” , hosted by 3 great specialists from their portfolio.

Although we Brazilians (and Latins in general) are more adept at “putting all in God’s hand,” we can not play with luck. To the staff of the TMCs, I suggest also accessing the webinar on behalf of the consultancy that they must provide to their clients also in this increasingly delicate topic.

Have you stopped to think about what you would do in a crisis situation? So worth watching and collecting ideas to be prepared to discuss. Register here

 

Visas, Vaccines and Documentations Management

While many TMCs offer consulting services in this area to their customers, there is a very interesting provider called CIBT to assist us in managing this part of the program. In addition to providing up-to-date information and proper care to our travelers, we have the opportunity to gain visibility and control over spending in this area – believe me, many companies do not give proper attention and spend much more than they should, as in general employees pay a dispatcher and ask for a refund.

Who has searched for visa information in airlines’ websites, and sometimes even in the Consulates and Embassies, knows how dramatic and unproductive this experience can be (for China then, and for a multiple entrance visa, not even spoken!). Why not consult a database updated by those who understand the subject, and more than that, have due support in the documentation process?

 

GBTA São Paulo, Boston and Rio

There are many things we hear in these events, much that we remember or learn. But what I wanted to keep from GBTA in São Paulo is Gabriela Otto’s suggestion for travel managers about hotel rate negotiations (less LRA, less allotments, more dynamic rates, more discounts on the Best Available Rate (BAR) , so even if you have an NLRA fare, you ALSO have access to the best daily fare, not just the NLRA or the LRA).

At GBTA in Boston, I was impressed with AirBnB’s advancement and its integration with Concur and iSOS. It still did not convince me, but it gave me a positive surprise.

Also interesting are the tools of events management and incentive travel, finally optimizing the processes, eliminating spreadsheets and facilitating the reading of budgets and details for a better decision making by the companies and their meeting planners.

And for the colleagues from the state of Rio de Janeiro, the next edition of GBTA in Rio will be on August 21st at the Hilton in Barra da Tijuca.

 

Fleet Management – Be Prepared!

As I mentioned in one of the last posts, I have no doubt that we will evolute to become Mobility Managers, which will surely include corporate fleet. In fact, many of the fellow travel managers are already responsible for this in their companies.

Well, for those who do not know, there is a reference in the market that is the Parar Institute, which even offers a Training Program for Fleet Managers (my dream to bring the equivalent of this, the GBTA’s The Global Travel Professional Certification, to Brazil). To get an idea of ​​what fleet management is about (it usually does not include trucks, but the manager can be responsible for them as well), below is a summary of the Parar Institute program:

Module 1 – Strategies for Fleet Management
Module 2 – Fleet and Work Contracts Policy
Module 3 – Fleet in Practice
Module 4 – TCO: Costs and Results
Module 5 – KPI: Indicators for Fleet Management
Module 6 – Safety Culture
Module 7 – Supply: Purchasing Management
Module 8 – Corporate Mobility

Duration
Total working hours: 80 hours
(32 class hours + 48 hours of exercises)

 

Change Management Program

My colleague Rafael Lanza, TM LATAM of Zurich Insurance, wrote a very interesting article on Change Management, in a case concerning the implementation of a new TMC. I suggest reading it because there are very interesting excerpts – especially for the practical examples he employs (I am a fan of examples and very little of rhetoric). For example (rs):

“Communication is basically the strategy we create to publicize our actions. We recommend that there are at least four company-wide releases and that this process should begin 45 days in advance of the Go-Live date (start of the new TMC operation). In addition, two or three specific announcements only for Pilot participants are welcome. Communication can be done through emails, newsletter, flyers, intranet videos or on TV screens, events, workshops, breakfasts, etc. (the possibilities are endless) but the participation of the Communication team in this process is fundamental. In addition to having a great knowledge of the most efficient means of communicating this proportion, the “how-to” factor respecting all company guidelines is also relevant and needs to be considered. Shortly before the end of this phase (2), we advise that the round of users training begins. This action is conducted by the TMC training team and potentially by the company’s own team (if it has such a structure and is willing to use its resources for these purposes). The trainings can be presencial or virtual and we recommend that a tutorial be created in case there are many users who can not participate in the sessions. A FAQ and a Memo Card containing the main TMC contacts (OBT team, emergency help desk, etc.) and the company’s Travel Management team can also be created and made available on the intranet or in the Travel page”.