9 verdades e 1 mentira sobre gestão de viagens

  1. Ser estratégico e não operacional
  2. Traçar o perfil da empresa, do negócio e do viajante
  3. Entender as necessidades de seus stakeholders
  4. Ter uma política de viagens mandatória
  5. Implementar um OBT (próprio ou da TMC)
  6. Ter um programa de parcerias
  7. Implementar uma política de meios de pagamento e gestão de despesas
  8. Saber o total das despesas de viagens e o % que cada segmento representa
  9. Definir indicadores de performance
  10. Compartilhar metas e resultados com as áreas de negócios da empresa

Vamos lá, quero ver quem acerta!

 

Qual o tamanho da sua pizza?

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Não, você não está no blog errado, a pizza que me refiro é de viagens corporativas, mas especificamente sobre o custo total da viagem!!! Qual a importância disso?

Todo gestor de viagens e não importa a área em que se encontre: compras, RH, financeiro, diretoria, TI, etc., deve ter o gráfico de despesas com o % de cada item do seu programa de viagens, ou seja, quanto representa o gasto com cia aérea nacional e internacional, hotel nacional e internacional, locação de carro, taxi, refeições, serviços fragmentados (refeições a bordo, wifi, lavanderia, frigobar, assento especial, etc.), reemissões, tecnologia, fee da agência, eventos, etc.

Fácil? Não, difícil! Dá trabalho! Mas é extremamente necessário!

O final do ano se aproxima, época de definir estratégias e renegociar acordos para o próximo ano, mas para obter bons resultados é necessário identificar quais são as despesas, qual delas tem maior relevância, o que é crítico e onde existe maior oportunidade de economia. Mas aí começam os primeiros desafios. Para levantar o custo total de viagem, é necessário usar várias fontes: relatórios do cartão de crédito, da TMC, do OBT e também do financeiro da empresa.

A TMC não tem acesso a todas as despesas que acontecem durante a viagem, o gestor precisa recorrer ao relatório do cartão de crédito ou caso não use esse meio de pagamento, vai precisar do relatório do financeiro da empresa, ou ainda todas essas fontes combinadas para conseguir identificar o custo total das viagens da empresa. Mas independente da fonte, o maior desafio é ter um plano de contas detalhado, para não correr o risco de se deparar com 30% das despesas classificadas por exemplo, como: “outras despesas”.

Uma vez mapeado o custo total da viagem, é necessário definir estratégia de negociação, avaliar situação de mercado, oferta x demanda, alternativas de fornecedores, etc.

É normal se deparar com empresas que pensam que o aéreo tem maior volume, mas por exemplo, se é uma empresa que voa SP/RJ/SP e fica no Rio por 5 dias, com certeza o gasto com hotelaria é muito maior e o foco deveria ser esse. Também é comum ver empresas tentarem reduzir o valor do fee da agencia para economizar, mas em geral esse fee representa de 3 a 7% da pizza, então mesmo que se consiga uma redução, o impacto é pequeno se considerarem a pizza toda, afinal é muito mais negócio economizar em mais de 90% de todas as despesas. Outro custo relevante no processo é o de tecnologia, é necessário entender em toda a negociação, como será o acesso ao conteúdo, custo de integração, customização, canal de distribuição e por aí vai…

Entender o perfil do viajante, suas necessidades e seu comportamento de compra (serviços/produtos) é essencial par alcançar um bom resultado. Existem pesquisas que comprovam que o viajante engajado e satisfeito contribui muito mais com as metas de economia da empresa, do que simplesmente ter uma política de viagens mandatória. Atualmente, fornecedores oferecem alguns serviços para viajantes frequentes, benefícios sem custo, através dos programas de fidelidade, portanto direcionar a negociação para empresas que tem esses programas ou que participam de alianças, pode agregar valor nas negociações, melhorar a experiência dos viajantes e ainda significar economia para a empresa.

Vamos lá, mãos à obra, apurem todos as despesas, estabeleçam suas metas, compartilhem com os viajantes, solicitantes, aprovadores, áreas de negócio, ou seja, todos os envolvidos (stakeholders), afinal todos são responsáveis por alcançar um bom resultado, não apenas o gestor de viagens.