Li e reli o post do Fernão Loureiro, que oferece dicas práticas de como o gestor de viagens pode atuar para influenciar os budgets de 2016, de forma a torná-los alcançáveis.
Comecei a comentar o post dele, mas percebi que meu texto estava caminhando para uma outra visão, não propriamente de influenciar os budgets, fato que nem todos os gestores têm espaço para fazer devido às inúmeras variáveis e áreas envolvidas no processo.
Então resolvi seguir pela linha de como bater as metas em 2016, sejam elas influenciadas ou não pela área de viagens ou compras.
E começo analisando as ideias do Fernão, que é um especialista no assunto:
1 – Parametrizar “trava de orçamento” dentro do OBT, funcionalidade bastante comum que todos os principais OBTs dispõem (alguns há muitos anos), funciona mais como um obstáculo do que como solução. Defendo que a doutrinação (alguns chamam evangelização) dos usuários do OBT, sejam 200 ou 200.000 colaboradores, seja a forma mais eficaz de permanecer abaixo do budget, seja por área, por centro de custo, ou mesmo por toda a organização. E isso o gestor consegue fazer com um trabalho de médio/longo prazo, desde que apoiado por um sistema que faça mais do que reservar, controlar políticas e “travar orçamento”.
2 – Não basta estabelecer limite de gastos, é fundamental que possam ser parametrizados no seu sistema Expense & Travel, com o máximo de configurações, da mesma forma o “diretório de hotéis” deve ser carregado online para consulta e reserva igualmente online.
3 – Adotar ferramenta de gestão de taxi corporativo, como as oferecidas pelos aplicativos de taxi, também requer que haja integração do aplicativo com seu sistema Expense & Travel, senão o gestor vai controlar as despesas de taxi por uma ferramenta, e as demais despesas (incluindo as viagens) por outra, o que reduz a eficácia do processo.
4 – O seguro-viagem é um produto específico, ou seja, especializado na cobertura de sinistros usualmente ocorridos em viagens. Sua substituição pelos “benefícios adicionais desconhecidos” do cartão de crédito ou do seguro saúde, deve ser precedida de muita análise e cuidado, a menos que o objetivo da corporação seja tão somente estar coberta de eventual passivo pelo colaborador viajar sem seguro. Neste caso, é provável que qualquer seguro atenda.
5 – O uso de hotéis segmentados contuma ser interessante, mas ainda tem pouca aderência para uso corporativo. E relembro a importância de estarem integrados ao seu sistema de Expense & Travel.
6 – Montar e gerir os custos de frota própria (ou mesmo locada) é um item bastante discutível, mas certamente encontrará aderência em algumas poucas grandes corporações.
7 – Voos com cias. aéreas regionais é mesmo uma boa pedida, mas atenção para não perder o voo, pois a oferta de horários costuma ser reduzida, o que pode acabar encarecendo esta iniciativa.
8 – Outra boa sacada, conhecer a prática corporativa da sua empresa e acompanhar a política comercial das cias. aéreas, são mesmo importantes subsídios para parametrizar a política de antecedência de reserva no seu sistema de Expense & Travel.
9 – Sem dúvida, a Política de Viagens e Despesas deve ser objeto de revisão frequente, baseada nas práticas da empresa, nas variações do mercado e na realidade econômica de cada período.
10 – Acredito que a atual maior oferta de locadoras e de veículos seja momento ideal para estabelecer firme relacionamento comercial com a locadora que o atende bem, pois a oferta varia ao longo do tempo e, ano que vem, o cenário poderá ser outro. Se você sufocar seu fornecedor agora, poderá pagar o preço na próxima onda.
No final das contas, a TMC tem mesmo papel crucial neste processo e, da mesma forma, o sistema de Expense & Travel será o grande doutrinador dos usuários da sua empresa, não no estabelecimento de medidas restritivas (que podem ser feitas a qualquer momento, a critério da sua empresa), mas sim através do estímulo online e direcionamento sistêmico para um “mindset” de eficácia e eliminação de desperdício, que permeie toda a sua empresa ao longo do tempo, até fazer parte genuinamente de sua cultura organizacional.
.
Na veia, Vabo,
Antes de montar budget para ser batido qq gestor tem que montar tática pra bater as metas que nem sempre eles podem definir, principamnete qdo vem de cima
Anderson,
Na verdade, o que eu defendo é uma gestão mais baseada no desenvolvimento de uma cultura da eficácia, que costuma trazer resultados melhores do que restrições automáticas (que existem e podem ser aplicadas) do sistema.
Trazer a contribuição da massa de usuários para os objetivos que o gestor (seja de viagens, financeiro, de compras etc.) busca, acaba se traduzindo num poder incrível de redução de desperdícios (alguns difíceis de medir) e geração de eficiência, o tal do “fazer cada vez mais com cada vez menos”…
[]’s
Luís Vabo
Anderson, ninguém monta budget para ser batido (senão não teria graça) , mas sim para melhorar o resultado da empresa. Foi isto que escrevi, e também que empresas mais maduras convidam os gestores envolvidos para discutirem o budget, não apenas o impõe – por isto, até mencionei “em empresas onde há democracia”. E discordo que “antes de montar budget para ser batido qq gestor tem que montar tática”… sem metas definidas, não dá para definir estratégias e táticas, ou caminhamos sem rumo.
Luis, excelente ver que meu post rendeu! E você sabiamente aproveitou para vender seu peixe rsrs… realmente a ferramenta de Expense é bastante importante para auxiliar a gestão.
Sobre a trava de orçamento e o fato de alguns dos principais OBTs possuírem, não procede, pois me reuni recentemente com Get There e Amadeus e ambos não têm esta funcionalidade (ainda) – por isto citei a Argo especificamente. Entendi pelo seu comentário que o Reserve versão apenas OBT possui, certo? Que eu saiba existe no Expense, mas e no OBT? O Concur também não disponibiliza no momento da reserva consulta ao orçamento do seu centro de custo, apenas no módulo Expense – e eu mencionei o OBT porque auxilia no “visual guilt”, é o viajante que está vendo no momento da compra quanto tem de budget ainda, e não o gestor olhando no retrovisor (caso do Expense Management). Realmente a educação do viajante é essencial, mas este assunto já é batido, todos já sabem… meu intuito foi trazer uma ideia nova.
Sobre o seguro, as coberturas para colaboradores de fora da Diretoria são praticamente iguais. Compensa bastante substituir o produto e economizar.
Sobre a frota própria, não se trata realmente de ter 50 carros. Ter um ou dois motoristas ajudaria, mas tem que fazer contas. Por isto mencionei também as empresas de transfer, não existe fórmula única para todos.
Quanto às locadoras, a ideia não é renegociar para “tirar sangue”, mas sim racionalizar nossos acordos por cidades e categorias de carro mais utilizadas (80/20). Assim como as Cias. Aéreas estão focando mais em descontos por rotas mais utilizadas, e os Hotéis por cidades mais utilizadas (e não mais negociar tarifas em cidades onde a produção é inferior a 100 RNs/ano como no passado).
Abraços,
Fernão.
Seu post sempre rende, Fernão, pela qualidade do seu texto, pela sua especialidade no assunto e pelo fato de você representar uma parte importante do pensamento dos gestores de viagens.
Na verdade, nem cheguei perto de vender meu peixão, pois costumo evitar citar marcas em meus posts (e também não citei desta vez) em especial sobre funcionalidades de sistemas, pois acredito que pode configurar uma forma de divulgação, que julgo inapropriada para o Blog Distribuindo Viagens (ok no Facebook ou Linkedin que são pessoais), mas respeito a opção de quem o faz, afinal a Panrotas nos oferece este ambiente sem qualquer tipo de restrição e penso que cabe a cada autor utilizar da forma que achar conveniente.
Acho legal podermos debater abertamente os assuntos, como já fiz anteriormente com Murad, Edmar e Viviânne, afinal todos tratamos de temas ligados ao mercado de gestão de viagens e despesas corporativas e, seguramente, nenhum de nós é o dono da verdade, todos temos experiências e opiniões próprias baseadas nessas experiências.
[]’s
Luís Vabo
Meu amigo,
Concordo totalmente com a discussão, e obrigado pelas palavras de incentivo. Seu blog é um dos Top 3 mais acessados e fiz questão de pontuar alguns itens que considerei mal-interpretados do que escrevi ontem, para evitar mal-entendidos.
Sobre a divulgação de marcas, em seu lugar como alto-executivo de um fornecedor e dono de um blog faria o mesmo – não as mencionaria para não haver conflito de interesses, você está certíssimo.
Tenho outras sugestões de como economizar, me aguarde! rsrs
Abs
Fernão
Blz, Fernão,
Realmente gosto de escrever e o faço aqui há mais de 5 anos (talvez por isso seja tão lido), sempre com este cuidado de não misturar minhas atividades profissionais com a atividade de blogueiro, que é formadora de opinião por excelência.
Justamente por isso, acredito que você, como cliente e gestor de viagens, também tem uma importante responsabilidade ao citar marcas, em especial quando afirma que citada marca tem isso ou aquilo, pois acaba por passar a ideia, neste caso equivocada, de que outras marcas não teriam isso ou aquilo.
Como eu disse, não acho que este espaço, por ser ancorado por um portal de notícias, seja adequado para este propósito, pois aproxima-o de merchandising, independentemente da real motivação, no seu caso a de exemplificar ou manifestar uma genuína opinião e não a de divulgar um produto ou serviço.
Mas também reafirmo que respeito sua decisão de utilizá-lo da maneira que julgar conveniente.
[]’s
Luís Vabo
Luís, mas em nenhum momento eu disse que as outras ferramentas online NÃO fazem controle de orçamento. Eu citei uma que FAZ e que experimentei, e pelo que ouvi das demais – veja que não estou falando de Expense Mgmt, estou falando de OBT – ainda não fazem. Se o Reserve faz, legal, gostaria de rever a apresentação pois o que entendi foi que o módulo Expense faz esta gestão (pós-trip), não o OBT no momento da reserva (pré-trip).
Não tenho pretensão de agradar a todos (o que é impossível), e o blog que escrevo é voltado para os clientes – e eles me cobram para saber na hora que leem meu post o nome da solução que estou me referindo. Da mesma forma que a TAM, GOL, Avianca e Azul nao devem ter gostado de eu mencionar especificamente a Passaredo – mas, paciência. Fica difícil agradar fornecedores num blog para gestores.
Desculpe se de alguma maneira o ofendi em citar uma solução (que funciona) de um concorrente e isso gerou seu post (como um “direito de resposta”), mas enquanto for cliente pretendo manter esta posição, de citar nominalmente soluções que conheço – é um espaço livre e não tenho compromisso com nenhum fornecedor.. errado seria eu divulgar marcas da empresa onde eu trabalho, aí sim estaria confundindo meus papéis. Assim como falei do estudo da CWT com o GBTA, da BCD, da Alagev (que não sou associado)… não se resumiu a OBTs e Expenses Management.
Abs,
Fernão
Boa tarde, Fernão,
Estou surpreso, pois parece-me que quanto mais escrevo, menos sou compreendido. Mas sigo tentando:
– Não me referi a nenhuma ferramenta, nem afirmei que qualquer uma faz isso ou não faz aquilo.
– Você não me desagradou em nenhum momento e nem deveria preocupar-se com isso, pois como disse, seu Blog é destinado a gestores.
– Não há o que desculpar-se, pois em nenhum momento senti-me ofendido (muito menos por você citar uma solução), tampouco foi esta a minha motivação em contrapor seu texto com diversas opiniões, algumas convergentes outras divergentes.
– Como eu disse, respeito sua decisão como autor do seu Blog (enquanto cliente ou não).
Boa sorte,
[]’s
Luís Vabo