Autor: Luís Vabo

Apesar do carnaval em março, que provocou um início de ano meio morno, o mercado de turismo brasileiro mostra-se disposto a investir, de olho no crescimento prometido para essa década.

Com isso, diversos eventos novos, de todos os portes, pipocam em nossas caixas de emails, sejam workshops, painéis, foruns, seminários, exposições, simpósios, congressos, feiras, convenções etc. etc.

E a preparação de um evento é uma empreitada e tanto, naturalmente proporcional à sua envergadura, público alvo, quantidade de participantes, qualidade dos debatedores e temas abordados, entre outras inúmeras variáveis.

Mas existem alguns desafios que são comuns a todos os eventos e, entre esses, a conquista de expositores e patrocinadores se destaca como item crucial para o seu sucesso.

Não sou especialista no assunto, mas nos últimos anos temos atuado no papel de alguns dos atores envolvidos: ora como participante inscrito no evento, ora como organizador, às vezes como moderador, palestrante ou debatedor, em outras ainda como expositor e/ou patrocinador.

Participar de um evento é sempre uma experiência proveitosa, organizar é muito trabalhoso mas tremendamente estimulante e moderar, palestrar ou debater é tão edificante quanto forem desafiadores os temas e os demais painelistas.

Mas, entre todas essas formas de participação, julgo que a escolha do evento a patrocinar (ou expor) é a mais complexa, pela simples razão de que os bons eventos são muitos e a verba de marketing geralmente é limitada.

Então como fazer? Em qual evento investir?

Acredito que alguns itens devem pesar nessa decisão e, sem querer ensinar padre a rezar missa, relaciono alguns conceitos que nossa equipe de marketing costuma considerar nessa análise:

1 – Compare seu público alvo com o público do evento. Tem que haver congruência de interesses.

2 – Analise a qualidade dos palestrantes, seu grau de inovação, o que poderão agregar ao seu público. Afinal seu produto será parte disso.

3 – Verifique os dados das edições do evento em anos anteriores: quantidade de inscritos, tempo de duração, palestrantes, apoiadores, patrocinadores etc. Importante que o evento esteja crescendo em ritmo acima de seu segmento econômico.

4 – Compare eventos similares que ocorram na mesma época e escolha um. Só invista em dois ou mais eventos ao mesmo tempo, se tiver equipe para cuidar de todos.

5 – Mantenha controle da sua verba de marketing. Esteja certo: ela é limitada e os eventos não.

Por último, considere que você estará associando sua marca ao evento e isso pode ser o mais importante na decisão sobre quais eventos patrocinar, apoiar ou expor o seu produto.

É fato que um jornalista deve evitar emitir opinião a respeito do tema sobre o qual escreve, devendo na medida do possível, limitar-se aos fatos e à matéria em si.

Como não sou jornalista, aqui vai a relação de alguns dos eventos que participamos, apoiamos, expomos ou patrocinamos, após considerar os itens listados acima, seguido de um comentário muito pessoal:

LACTTE: imperdível para o segmento corporativo, considero o evento mais importante do ano para o nosso negócio.

FORUM PANROTAS: unanimidade absoluta, alto nível e ponto de encontro obrigatório dos formadores de opinião de nossa indústria.

AVIESTUR: vem crescendo ano a ano, consolidando-se como a feira dos pequenos e médios agentes de viagens, um mercado em ebulição e carente de tecnologia.

ENCONTRO RESERVE PANROTAS: atrai lideranças do mercado, mostra inovações tecnológicas e o futuro da gestão de viagens corporativas.

ABAV: nosso maior evento melhora a cada ano e não dá para ficar de fora.

Existem outros, muitos outros eventos de qualidade no turismo brasileiro, mas para os nossos objetivos, bem específicos e relacionados à tecnologia em gestão de viagens corporativas, não temos dúvida: esses são os Top 5.

Escolha os seus.

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As viagens que fazemos por força de compromissos de trabalho (VC ou viagens corporativas) diferenciam-se das viagens à lazer (VT ou viagens de turismo), em inúmeros aspectos, mas assemelham-se em outros tantos, igualmente relevantes.

Por serem contratadas (e pagas) por uma empresa, as VC apresentam diversas características que as diferenciam das VT, como a necessidade de muitas informações relacionadas ao processo de contratação da viagem, de forma a subsidiar o gestor da empresa pagante quanto ao cumprimento das normas da empresa para este processo de compra (PV ou política de viagens) e permitir o controle financeiro dos gastos com cada contratação ou compra de serviço (GD ou gestão de despesas).

Seguem alguns exemplos apenas, sem a menor pretensão de esgotar o assunto:

Dados para Gestão de Despesas
– Forma de pagamento
– Filial ou subsidiária pagante
– Centro de custo pagante
– Projeto a que se refere
– Atividade ou subatividade do projeto
– Preço contratado

Dados para Política de Viagens
– Motivo da viagem
– Antecedência da reserva
– Menor preço no momento da compra
– Preço dos fornecedores preferenciais
– Desvio da PV
– Autorização da compra
– Justificativa de desvio da PV

Esta miríade de informações será tão bem tratada, quanto mais corretos forem os dados informados, num processo de trasmissão que pode ser realizado de algumas formas: por telefone ou pessoalmente (menos utilizadas em VC), por email (ainda em uso) ou através de sistemas de gestão de VC (uso em expansão).

As vantagens dos sistemas são óbvias, na medida em que os dados são inseridos pelo próprio solicitante da viagem, eliminando o risco do mal entendido da informação verbal, da despadronização da informação por email e da sua redigitação no sistema do fornecedor do serviço, além do fato de que as informações inseridas pelo solicitante do serviço já comporão a base de dados necessária à geração de gráficos e relatórios gerenciais para as análises do gestor da empresa.

Justamente por isso, as pequenas e médias empresas começaram a aderir rapidamente aos SGVC (sistemas de gestão de viagens corporativas), acelerando um mercado até então demandado pelas grandes corporações e, por consequência, as pequenas agências de viagens corporativas, que atendem este mercado, estão despertando para essa não tão nova realidade.

No final das contas, o que as empresas pretendem com a gestão das viagens corporativas de seus funcionários é tão somente assegurar-se de que suas viagens estão sendo compradas com o mesmo esmero e preocupação com custos, segurança e qualidade, com que o comprador de viagem de turismo, por pagar do próprio bolso, prepara sua própria viagem de férias: comparando a relação custo x benefício x orçamento…

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Há dez anos o mercado brasileiro de turismo vem vivendo desafios crescentes, numa trajetória paralela (mas não idêntica) ao que acontece em todo o mundo.

Tantas mudanças, de modelos de negócios, de remuneração, de conhecimento, de parcerias, de regulação, de concorrência, de fornecedores, de consumidores, de distribuição, de comportamento, de mercado…, não poderiam ser enfrentadas sem ferramentas tecnológicas adequadas.

E isto também vem ocorrendo nos diversos segmentos do nosso mercado de viagens e turismo:
– na hotelaria, com a proliferação de operadoras com sistemas consolidadores de hotéis.
– no turismo, através da multiplicação das online travel agencies (agências de viagens online).
– na consolidação, pelo fortalecimento das consolidadoras com sistemas integradores de reservas.
– no corporativo, vide o crescimento acima da média das agências corporativas especializadas em self-booking tools (sistemas de reserva e gestão de viagens corporativas).

Em cada um desses segmentos houve um primeiro “player” em nosso mercado que, ao investir em uma ideia, acabou lançando um novo negócio.

Com o tempo, cada um desses novos negócios, ao se comprovarem economicamente viáveis, acabam por criar um novo mercado, gerando novas oportunidades e atraindo novos “players” competidores, num fenômeno positivo para o mercado, estimulando a livre concorrência e a competitividade.

Mas como fica o investimento do primeiro “player”, o inovador, o que arriscou onde nada havia a não ser uma demanda do mercado, um vislumbre de oportunidade?

Costumo dizer que os inovadores, os visionários, os que puxam a boiada, recebem o bônus e o ônus do chamado “first move advantage”.

Aliás, diferentemente do que a tradução deste termo indica, ele carrega consigo o investimento em pesquisa, o risco, o erro, a correção, o teste, o beta-teste, a aderência do usuário, entre diversos outros itens imponderávais que torna o primeiro movimento (first move) uma vantagem (advantage) se, e somente se, tudo isso der muito, muito certo.

Da mesma forma ocorre com o lançamento de novas versões de um sistema, ou seja, aqueles que o utilizam antes dos demais recebem o bônus de sairem na frente, de serem os primeiros a utilizar e se beneficiar da nova tecnologia, mas podem também passar um tempo de amadurecimento da nova plataforma, com ajustes “on the job” inevitáveis.

Conhece bem isso aqueles que gostam de experimentar as novas versões do Windows tão logo são lançadas, ou que compraram o iPhone 4 logo que saiu nos EUA ou ainda, os que aderiram ao portal da TAM logo no início em 2004, assim como os que estão testando agora o seu retorno aos GDS’s…

Todos esses são casos de novas plataformas que apresentaram “bugs” no início da operação comercial ou que foram lançadas incompletas, faltando funcionalidades importantes ou nem tanto.

Comento isso com tranquilidade por serem fatos que vivenciamos e porque nenhuma empresa de tecnologia (incluindo o Reserve) está livre desta etapa.

Lançar-se à frente com um novo sistema tem sempre algum risco, que deve ser avaliado em função da vida pregressa da empresa que o desenvolveu originalmente, que o está relançando e que o desenvolverá dali em diante.

Nos exemplos citados, todas as empresas possuem reputação tecnológica  suficiente para que os riscos possam ser considerados menores, mas não tenha dúvida de que será sempre necessário um certo tempo para ajustar um novo sistema, amadurecê-lo e adequá-lo ao mercado a que se destina e às necessidades de seus usuários.

Este é o preço de sair na frente, para aqueles que desejam chegar na frente…

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