Autor: Luís Vabo

Li e reli o post do Fernão Loureiro, que oferece dicas práticas de como o gestor de viagens pode atuar para influenciar os budgets de 2016, de forma a torná-los alcançáveis.

Comecei a comentar o post dele, mas percebi que meu texto estava caminhando para uma outra visão, não propriamente de influenciar os budgets, fato que nem todos os gestores têm espaço para fazer devido às inúmeras variáveis e áreas envolvidas no processo.

Então resolvi seguir pela linha de como bater as metas em 2016, sejam elas influenciadas ou não pela área de viagens ou compras.

E começo analisando as ideias do Fernão, que é um especialista no assunto:

1 – Parametrizar “trava de orçamento” dentro do OBT, funcionalidade bastante comum que todos os principais OBTs dispõem (alguns há muitos anos), funciona mais como um obstáculo do que como solução. Defendo que a doutrinação (alguns chamam evangelização) dos usuários do OBT, sejam 200 ou 200.000 colaboradores, seja a forma mais eficaz de permanecer abaixo do budget, seja por área, por centro de custo, ou mesmo por toda a organização. E isso o gestor consegue fazer com um trabalho de médio/longo prazo, desde que apoiado por um sistema que faça mais do que reservar, controlar políticas e “travar orçamento”.

2 – Não basta estabelecer limite de gastos, é fundamental que possam ser parametrizados no seu sistema Expense & Travel, com o máximo de configurações, da mesma forma o “diretório de hotéis” deve ser carregado online para consulta e reserva igualmente online.

3 – Adotar ferramenta de gestão de taxi corporativo, como as oferecidas pelos aplicativos de taxi, também requer que haja integração do aplicativo com seu sistema Expense & Travel, senão o gestor vai controlar as despesas de taxi por uma ferramenta, e as demais despesas (incluindo as viagens) por outra, o que reduz a eficácia do processo.

4 – O seguro-viagem é um produto específico, ou seja, especializado na cobertura de sinistros usualmente ocorridos em viagens. Sua substituição pelos “benefícios adicionais desconhecidos” do cartão de crédito ou do seguro saúde, deve ser precedida de muita análise e cuidado, a menos que o objetivo da corporação seja tão somente estar coberta de eventual passivo pelo colaborador viajar sem seguro. Neste caso, é provável que qualquer seguro atenda.

5 – O uso de hotéis segmentados contuma ser interessante, mas ainda tem pouca aderência para uso corporativo. E relembro a importância de estarem integrados ao seu sistema de Expense & Travel.

6 – Montar e gerir os custos de frota própria (ou mesmo locada) é um item bastante discutível, mas certamente encontrará aderência em algumas poucas grandes corporações.

7 – Voos com cias. aéreas regionais é mesmo uma boa pedida, mas atenção para não perder o voo, pois a oferta de horários costuma ser reduzida, o que pode acabar encarecendo esta iniciativa.

8 – Outra boa sacada, conhecer a prática corporativa da sua empresa e acompanhar a política comercial das cias. aéreas, são mesmo importantes subsídios para parametrizar a política de antecedência de reserva no seu sistema de Expense & Travel.

9 – Sem dúvida, a Política de Viagens e Despesas deve ser objeto de revisão frequente, baseada nas práticas da empresa, nas variações do mercado e na realidade econômica de cada período.

10 – Acredito que a atual maior oferta de locadoras e de veículos seja momento ideal para estabelecer firme relacionamento comercial com a locadora que o atende bem, pois a oferta varia ao longo do tempo e, ano que vem, o cenário poderá ser outro. Se você sufocar seu fornecedor agora, poderá pagar o preço na próxima onda.

No final das contas, a TMC tem mesmo papel crucial neste processo e, da mesma forma, o sistema de Expense & Travel será o grande doutrinador dos usuários da sua empresa, não no estabelecimento de medidas restritivas (que podem ser feitas a qualquer momento, a critério da sua empresa), mas sim através do estímulo online e direcionamento sistêmico para um “mindset” de eficácia e eliminação de desperdício, que permeie toda a sua empresa ao longo do tempo, até fazer parte genuinamente de sua cultura organizacional.

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“10 FRASES QUE SEU CHEFE NÃO SUPORTA MAIS OUVIR”

Tudo começou quando li um tweet do Sidney Filho que lincava com as 8 frases que chefe diz quando não sabe o que dizer.

Achei engraçado, retuítei e comentei: “@luisvabo: @sidneylimafilho Boa ! É isso mesmo, mas eu acrescentaria 8 frases sem sentido ouvidas com frequência pelos chefes… hehehe”.

Sidney então respondeu provocando-me (ou estimulando-me): “@sidneylimafilho: @luisvabo boaaa, publica um post sobre essas 8 frases e compartilha que eu RT tbm”.

Não foi uma tarefa difícil, tamanha é a quantidade de posts sobre comentários sem sentido, desculpas esfarrapadas e frases que não deveriam nunca ser ditas a ninguém, menos ainda ao chefe…

Então resolvi compilar e adaptar o que encontrei e postar uma nova versão das 10 frases (não consegui ficar em 8 frases…) que chefe nenhum suporta mais ouvir, mas que continuam sendo ditas e repetidas diariamente, em todas as empresas de todos os segmentos econômicos, por aquela parcela de colaboradores que ainda acredita que estas são formas adequadas de abordar esses assuntos.

Ressalto que trata-se de uma compilação de conceitos, em alguns casos bem antigos, que usam e abusam do termo “chefe”, atualmente bem fora de moda, mas que ainda encontra expressão no dia-a-dia das empresas brasileiras.

1 – “Não terminei o projeto por falha de comunicação”

Sua empresa oferece diversos meios de comunicação e de compartilhamento de informação e de conhecimento como ferramentas cotidianas para que as atividades sejam realizadas. Alegar falha na comunicação como motivo para não concluir um projeto é interpretado como falha dos líderes do projeto, que não souberam se comunicar. Portanto não se iluda, se o projeto é seu, a falha de comunicação também é sua.
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2 – “Eu preciso de um aumento para pagar minhas contas”

Essa vem do brasileiro que espera um comportamento paternalista da empresa. Seu salário não é estabelecido baseado nas suas despesas pessoais, mas nos resultados efetivamente entregues por você. Portanto, para pedir um aumento, é preciso apresentar fatos concretos sobre seu desempenho (e principalmente sobre seus resultados) que justifiquem o aumento, jamais usar questões particulares como argumento. O ideal é você pautar suas atitudes e seu empenho de forma a apresentar resultados que levem o seu chefe a propor este aumento para você. Não, não é difícil acontecer isso, mas somente acontecerá se você realmente for merecedor de um aumento.
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3 – “Estou na minha hora de almoço”

Você acredita mesmo que o seu almoço é mais importante do que o problema da empresa, para o qual você é pago para evitar que ocorra e, em último caso, para resolver? Aliás, a expressão “minha hora de almoço” passa a conotação de uma atividade sagrada, que não admite objeções: ledo engano!! (a menos que você seja funcionário público, cujo chefe é o público, ou seja, ninguém). Numa empresa privada, almoço é o intervalo entre suas atividades de trabalho, mas a vida continua na “sua hora de almoço”, pois o serviço da “sua empresa” continua sendo prestado, o “seu cliente” continua querendo respostas, e o “seu chefe” pode precisar encontrá-lo no celular, da mesma forma que “seus amigos” o encontram no WhatsApp na “sua hora de trabalho”.

Outra versão dura de ouvir desta frase, igualmente reveladora é “Não resolvi o problema, porque quando eu soube, eu estava saindo pra almoçar…”
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4 – “Fica tranquilo, chefe. Está tudo sob controle”

Quando seu projeto está com problemas e você continua dizendo que tudo está sob controle, seu risco de dar tudo errado aumenta substancialmente, comprometendo a confiança entre você e seu chefe. Se, apesar das dificuldades, sua intenção for manter seu emprego, a dica é levar o problema ao seu chefe, mas já com algumas alternativas para resolvê-lo.
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5 – “Não quero ser avaliado pela hora que chego na empresa”

Você conhece as regras da empresa desde o dia em que foi contratado e, além disso, não é você quem escolhe os critérios pelos quais seu desempenho será avaliado. Se sua intenção for permanecer no emprego e desenvolver sua carreira, cumpra de forma responsável o que a empresa espera de você, que é o que você se comprometeu a entregar, dentro do horário que está em seu contrato de trabalho.
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6 – “A culpa não foi minha”

Essa é para fazer o chefe sentir saudades dos tempos de criança, pois tentar eximir-se da responsabilidade jogando a culpa em outro colega é interpretado como comportamento infantil e, pior, atitude de quem não quer buscar a solução do problema. O chefe não está nem aí para quem é o culpado, o foco dele é simplesmente que alguém assuma a responsabilidade e resolva o problema.
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7 – “Precisamos da sua experiência pra resolver um problema”

Esse papo é típico de quem não se esforçou para encontrar uma solução ou não quer se expor arriscando tomar uma decisão que poderá não resolver, ou ainda, poderá piorar o problema. Qualquer uma dessas alternativas é muito mal encarada pelo seu chefe, que espera que a sua experiência (e não a dele), ou mesmo a sua ousadia, antecipe e evite o problema ou, em último caso, o resolva.
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8 – “Isso não faz parte do meu trabalho”

Não se pode esperar que uma frase como essa seja recebida naturalmente pelo seu chefe. Uma vez que você nega uma função, sua credibilidade profissional é questionada, pois esse é o argumento típico de quem não se importa com a imagem que transmite, não planeja desenvolver sua carreira, não está comprometido com a organização, com a equipe ou com o chefe, e sinal de que pode estar saturado da empresa. Se você não se encaixa em nenhum desses exemplos e planeja galgar novos degraus na carreira, reveja seu comportamento. Se a empresa está demandando de você determinada tarefa, independentemente de fazer parte ou não das suas funções, você deve pelo menos tentar realizar, mesmo que tenha que lançar mão da ajuda de outros colegas. No trabalho, muitas vezes executamos funções que não fazem parte do nosso escopo de atividades, mas que são necessárias em alguns momentos excepcionais. Isso acontece, inclusive, com o seu chefe. Caso as atribuições que você julga “fora do seu escopo” se tornem frequentes e você não estiver satisfeito em realizá-las corriqueiramente, você sabe o que fazer.
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9 – “Eu ouvi dizer que…” ou “Você viu o que fulano fez?”

É fofoca! Além de fazer o chefe perder tempo com uma coisa que você nem sabe se é verdade, pega mal, principalmente se vocês não tiverem uma longa relação de confiança, pois ele vai pensar que se você fala isso de um colega, deve falar coisa pior dele pelas costas. A não ser que o seu colega de trabalho tenha violado gravemente alguma política da empresa, é melhor não falar mal dele para o seu chefe, pois esse tipo de frase pode depor contra a sua imagem profissional.
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10 – “Não vou cumprir o prazo que combinamos”

Ao longo do processo, você começa a perceber que não vai dar conta do volume de trabalho na data acordada? Comunique sua preocupação ao seu chefe imediatamente, pois se você argumentar o possível atraso com antecedência, mesmo que seja impactante, ainda há tempo para reagir e encontrar uma solução. Avisar horas antes do prazo final, que dificilmente conseguirá entregar o que foi solicitado, pode causar uma situação insustentável dentro da empresa, principalmente se envolver um projeto do qual outros colaboradores ou departamentos dependam. Lembre que essa é uma das frases que mais depõem contra o colaborador, pois descumprimento de prazo não é encarado com flexibilidade, por ser relacionado a tempo, que é a variável mais cara, intangível e fora do controle de todas.
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Se você se identifica de alguma forma, com alguma dessas frases, você pode optar em rever suas atitudes e reconstruir sua carreira ou seguir adiante e ver no que vai dar…
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Observação do Blogueiro: Apesar dessas frases serem corriqueiras e algumas até engraçadas, alguns comentários não refletem propriamente as minhas opiniões sobre o assunto. Mas está valendo a provocação e a reflexão…

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O primeiro semestre se foi e quem sobreviveu passa a régua, cata os cacos e faz o balanço…

Estou há muitos anos nesse negócio, já estive outros muitos anos em outros mercados, mas sempre atuei como negociador, gerente comercial, coordenador comercial, chefe de departamento comercial, diretor comercial, sempre juntando as pontas entre partes interessadas.

Pois afirmo que há muito tempo não percebo um mercado tão inquieto, preocupado, nervoso, com executivos metendo os pés pelas mãos, empreendedores segurando o ímpeto e empresários falando em corte de custos, de despesas, de pessoal.

Neste meio de ano, o que eu vejo é o futuro repetir o passado, mas o segundo semestre parece estar começando um pouco pior do que o primeiro (não estou aqui para esconder fatos nem percepções), ou seja, o cenário é mesmo sombrio, requer muitos cuidados, além da velha ladainha de sempre (aproveitar oportunidades onde tantos vêm ameaças, usar a criatividade para superar desafios, adaptar-se a mudanças, reinventar-se etc).

Mas, de qualquer forma, se há algo positivo em ambientes de negócios críticos como o atual, é algo que costumamos negligenciar durante os períodos de bonança, que é a busca incessante da eficácia, a eliminação do desperdício, o fazer cada vez mais com cada vez menos.

E isso está ocorrendo com velocidade e pressão incríveis, nas empresas antenadas de todos os portes, aquelas que costumam sair na frente, que percebem o caminho por onde seguir e não têm receio de inovar.

Pessoalmente, dedico este segundo semestre a estas empresas, grandes ou pequenas, S.As. ou limitadas, brasileiras ou não, que estão empenhadas em virar o jogo, em sobreviver saudáveis, em sair melhor desta crise.

Graças a esse crescente contingente de profissionais visionários, muitos prestadores de serviços podem afirmar, em plena crise econômica e sem medo de ser feliz: dias sim, dias não, vamos sobrevivendo sem um arranhão.

Mas o fato é que o tempo não pára…

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