Autor: Luís Vabo

Independentemente da corrente política, do partido ou do político, algumas estratégias, táticas ou práticas políticas tornam-se cada vez mais inaceitáveis.

É o caso do populismo na América Latina, que já encontra forte reação em todos os países, apesar de seu nefasto crescimento na região, com destaque para a Venezuela, Argentina e Brasil.

Para não me alongar no texto, peço que você aumente o som de seu laptop, tablet ou smartphone, e dedique alguns poucos minutos a ouvir este magistral discurso de Gloria Alvarez, uma jovem cientista política guatemalteca, no Parlamento Iberoamericano da Juventude, em setembro de 2014, em Zaragoza, Espanha.

Qualquer semelhança com o que ocorre no Brasil, há 12 anos, não é mera coincidência…

No discurso de Gloria Alvarez, uma proposta concreta de utilização da tecnologia para combater o populismo na América Latina.

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Existem hoje mais de 17 milhões de empresas ativas no Brasil, das quais aproximadamente 10 milhões são médias e pequenas empresas, que formam o maior grupo se comparadas com o contingente de grandes e mega empresas ou com o de micro-empresas isoladamente.

Se este número já surpreende, imagine que, a cada dia, 1.200 registros de novas empresas são requeridos nas juntas comerciais, ou seja, uma taxa de crescimento de aproximadamente 2% ao ano, que mantém-se neste patamar independentemente da evolução da economia, ou seja, com crise ou sem crise, são mais 1 milhão de novas empresas a cada 3 anos…

Se você perguntar ao Danilo Gonçalves quais as principais dificuldades de um empreendedor para organizar e manter sob controle as despesas de seu novo negócio, ele resumirá numa única expressão: “Prestação de contas”.

“São muitas as atividades para o novo empresário cuidar, mas as prestações de contas dos gastos realizados pela nova companhia são a dor de cabeça número um e consomem tempo precioso do empreendedor e de sua equipe”, complementa Danilo, ex-diretor de Projetos Estratégicos e diretor de Negócios do Reserve, além de novo integrante do Comitê de Tecnologia e Inovação da ALAGEV e ABRACORP.

O executivo acredita que “apesar de dedicarem grande parte de seus esforços cuidando disso, os empresários ainda não priorizaram uma forma eficaz de realizar a gestão dessas despesas”.

E-Book gratuito

O Reserve divulgou recentemente seu primeiro Relatório Anual de Despesas Corporativas, com o resultado sintético da gestão automatizada dos adiantamentos, prestações de contas e reembolsos de despesas, obtido da massa de dados conjuntos das empresas licenciadas no Reserve Expense Manager, ao longo de 2014.

Inserido num e-Book (documento gratuito divulgado no Panrotas e que apresenta ainda uma análise consubstanciada dos dados), o Relatório Anual de Despesas Corporativas retrata o padrão de consumo de milhares de colaboradores de médias e pequenas empresas usuárias do sistema, e destaca que, em 2014, a rubrica “Despesas Comerciais e de Marketing” (viagens, transporte, hospedagem, alimentação, deslocamentos, taxi, combustível, km rodado, pedágio, estacionamento etc.) está entre os principais geradores de gastos que demandam controle e doutrina do usuário.

De acordo com Danilo, as médias e pequenas empresas usualmente não têm o mesmo acesso à informações financeiras como as empresas de maior porte, mas demandam o mesmo conhecimento de seus próprios dados de consumo, para uma adequada gestão de seus gastos.

“É perfeitamente possível, também para as médias e pequenas empresas, obterem valiosos indicadores para estabelecer sua política de viagens e despesas, além de parâmetros para o controle dos processos de adiantamentos, prestação de contas e reembolsos”, explica, com a experiência de quem lidera a implantação deste conceito em médias e pequenas empresas, da mesma forma como o faz em grandes corporações nacionais e multinacionais. “O fluxo automatizado de autorização, alocando ou rateando a despesa por centros de custo, é tão importante quanto a conciliação financeira online”, continua.

“Esses indicadores jogam um holofote sobre os desperdícios, auxiliam o corte inteligente de custos, oferecem transparência, evitam consumo excessivo e aumentam a eficácia operacional”, diz ainda.

“Implante a gestão de despesas e economize muito dinheiro”, resume Danilo.

Experiência de uso

Doutrinar os colaboradores quanto às despesas corporativas é fator crítico para as empresas, independentemente de seu porte. “Saber onde e como os recursos do dia-a-dia são gastos, evitando que escoem pelo ralo, contribui para o controle do fluxo de caixa”, dizem executivos que saíram na frente na implantação do novo conceito.

“A tecnologia aplicada à gestão de viagens e despesas é ferramenta eficaz na redução de custos da Globo.com”, comenta Marcos Miranda, gerente administrativo do portal das Organizações Globo. “O sistema atende a uma demanda importante de nossa gestão financeira, administrativa e de RH”, conclui o executivo.

“Nosso objetivo é dar transparência ao processo de controle de despesas e, ao mesmo tempo, descentralizar e fornecer mais agilidade aos colaboradores de nossa rede de mais de 500 lojas em todo o Brasil”, afirma Pedro Paulo Villa, diretor financeiro do Grupo DPaschoal.

Ao usar um sistema que coleta informações e analisa dados de despesas e de viagens, os gestores dão importante passo para tomar as melhores decisões para eliminar desperdícios e evitar processos ineficazes.

“Gestão de viagens e despesas é um dos itens menos compreendidos nas empresas, devido à forma tradicional (e antiquada, para ser bem direto) como este assunto é tratado, com controle por planilhas, cópias de recibos e notas de despesas, processos de autorização pouco claros e nada eficazes”, dispara Danilo. “Através de um sistema integrado de gestão de viagens e despesas, a empresa obtém dados reais, gerando uma fantástica oportunidade para os executivos pesquisarem mais profundamente o comportamento das despesas de seus colaboradores, reavaliar o processo de prestação de contas e melhorar a eficácia global do procedimento”, conclui.

Política de Viagens e Despesas

Desenvolver uma PVD (Política de Viagens e Despesas) bem pensada e específica para o padrão de consumo do negócio, é tão importante quanto compreender que os colaboradores, na sua absoluta maioria, desejam fazer a coisa certa quando se trata de gastar o dinheiro da empresa. Mas, às vezes, as pessoas simplesmente não sabem qual é a coisa certa, devido a uma PVD mal elaborada, inadequadamente divulgada ou, pior, controlada por ninguém…

“Uma PVD fácil de entender é a chave”, esclarece Danilo. “Se também for simples para cumprir, tanto melhor, pois somente isso, associado a um sistema que efetivamente controle e doutrine o usuário, é capaz de gerar economias superiores a 30% já no primeiro ano de implantação”, afirma.

Uma PVD deve seguir a trilogia: linguagem clara, regras coerentes e controle sistêmico.

Atualmente, no Brasil, menos do que 10% das empresas se deram conta dos benefícios de uma PVD bem implantada com controle automatizado. “Já é hora deste panorama mudar”, afirma Danilo.

“Se os seus colaboradores são informados e estimulados a cumprir sua PVD, eles o farão”, esclarece Danilo. “E isso representará uma economia significativa para sua empresa”, garante.

Mobilidade

Com muita frequência, empresários enfrentam situações em que têm que tomar decisões difíceis, como economizar dinheiro ou estimular os colaboradores. Danilo comprova que, ao oferecer à equipe um Mobile App para reportar suas despesas corporativas, você pode conseguir as duas coisas.

Viajantes levarão menos tempo fazendo prestação de contas e poderão fazê-lo inclusive durante a viagem, com melhor visibilidade de seus gastos, cumprimento da PVD e consequente economia de despesas. Além disso, atualmente os colaboradores desejam fazer tudo por smartphones, e isto inclui prestar contas das despesas.

Danilo considera que as PMEs, por serem mais enxutas e ágeis, estão em posição privilegiada para monitorar e controlar despesas de forma mobile, pois os colaboradores que recolhem recibos e arquivam despesas durante a viagem, são mais propensos à precisão e ao cumprimento da PVD, economizando tempo, agilizando o processo de reembolso e permitindo um fluxo de caixa mais atualizado.

Estatísticas de uso global indicam que empresas que utilizam Mobile App para gerir suas viagens e despesas agilizam o processo de autorização em pelo menos 50%, cumprem a PVD acima de 68% e reduzem em 36% o custo dos processos envolvidos.

Conclusão

“Por que utilizar tecnologia e procedimentos do século passado para gerir viagens e despesas?”, pergunta Danilo, afirmando ainda que “planilhas não são suficientes para entregar a eficácia que os processos de adiantamento, prestação de contas e reembolso demandam das empresas”.

“Ao substituir o processo manual por uma solução automatizada, você verá onde o dinheiro da sua empresa está sendo desperdiçado, cortará custos substanciais e elevará seus resultados financeiros”, garante Danilo Gonçalves.

Ou seja, entre gestão de viagens ou gestão de despesas, não tenha dúvida e fique com as duas, mas acredite num conceito único: a gestão integrada de viagens e despesas.

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É raro, mas de vez em quando, posto aqui texto de outros autores se, e somente se, identifico no texto 1) alguma sintonia com a minha opinião sobre o tema e/ou 2) sua abordagem tenha algo a ver com o momento que vivemos.

O texto abaixo cumpre esses dois requisitos:

“A ESTREITA LIGAÇÃO ENTRE CRISE E OPORTUNIDADE

Fonte: Administradores

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