PLANILHA + ERP + CONFIANÇA = ZERO COMPLIANCE

Pode parecer estranho, mas muitas empresas controlam suas despesas baseadas na trilogia: planilha Excel + sistema ERP + confiança de que todos os envolvidos cumpram as políticas e as regras estabelecidas para cada processo !!

Esta forma de gerir despesas remonta ao século passado e não resiste às novas tecnologias desenvolvidas especificamente para dar fluidez e controle às etapas de adiantamento, prestação de contas, reembolso ou devolução, gerando economia de tempo e de processos, além de redução do valor das despesas.

Muitos erros são recorrentes na gestão de despesas corporativas sem processos automatizados

Entenda melhor de que forma um sistema de gestão de despesas e viagens corporativas auxilia as empresas.

Evite os 10 erros mais comuns no controle de despesas das empresas

1) Papéis e processos manuais: sem a utilização de um sistema de gestão de despesas, o gasto com papéis e a quantidade de processos manuais são literalmente incontroláveis.

2) Ausência de políticas: quando a empresa não adota uma política eficaz para o controle de suas despesas, abre enormes precedentes para perda de recursos.

3) Perda de tempo na conciliação: quanto menos otimizado o processo, maior a possibilidade de erros e atrasos na entrega dos recursos e conciliações, o que acarreta o aumento do prazo de conclusão.

4) Muitas atividades operacionais e pouco gerenciamento: muitos processos, muitas pessoas envolvidas, muito stress e pouca organização.

5) Descontrole nos gastos com cartão de crédito: processos manuais de conferência, morosidade e risco de erros.

6) Gestão complexa: sem um sistema expense management, os processos são lentos, soltos e sem rastreabilidade, principalmente se envolverem muitos conferentes e autorizadores.

7) Workflows demorados: sem um sistema de gestão, as etapas de seu fluxo tornam-se desnecessariamente confusas e sem padrão, os processos tendem a ficar estagnados em uma etapa, prejudicando o profissional, que pode não receber o adiantamento solicitado ou não obter o reembolso de um gasto feito durante uma atividade de trabalho, e a empresa perde o controle do recebimento de valores de devolução de pagamento de seus colaboradores.

8) Risco de falha humana: quando a responsabilidade recai integralmente sobre pessoas, o risco de cometer falhas é grande e isto acarreta ineficiência, aborrecimento e retrabalho.

9) Desvio da função principal: muitas pessoas param suas atividades principais para preencher relatórios de despesas ou organizar seus processos de conciliação da melhor forma possível. Ao reduzir processos manuais com o uso de um sistema automatizado, a empresa ganha em gestão, segurança, auditoria e visão analítica de todas as etapas.

10) Demora nos adiantamentos e reembolsos: o processo não automatizado gera atrasos e descontentamento geral, tanto da empresa quanto dos funcionários, stress total.

Adiantamentos, prestação de contas, conciliação de gastos, reembolso ou devolução são etapas que exigem transparência e rastreabilidade

Obs.: Este texto é o primeiro de uma série sobre tecnologia para gestão de despesas e viagens corporativas, parte integrante do E-Book “Principais prejuízos em processos – Expense Management”.

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A NOVA FRONTEIRA DA GESTÃO CORPORATIVA

Estamos quase no meio do ano, um bom momento pra revisitar este texto, que aborda o momento de transição que o conceito de gestão de viagens corporativas anda experimentando.

Nos anos 90, a distribuição de serviços de viagens para empresas era baseada no fluxo:

Cliente > TMC > GDS > Fornecedor (cias. aéreas, hotéis etc.)

Nos anos 2000, a internet impactou este fluxo ao oferecer outras alternativas de distribuição:

Cliente > TMC > Internet > Fornecedor

Cliente > Internet > TMC > Fornecedor

Cliente > Internet > Fornecedor

Em qualquer destes novos fluxos, o GDS deixou de ser protagonista e passou a ser mais um importante canal de distribuição, disponível dentro do novo ator principal: a internet.

Não faço aqui qualquer juízo de valor, mas tão somente reflito sobre o que tenho testemunhado nestes últimos 20 anos e não é nenhuma novidade: a internet, entre tantas outras revoluções, também mudou a forma como pesquisamos, planejamos, reservamos, compramos e vendemos viagens e turismo.

No superespecializado segmento de viagens corporativas não podia ser diferente, com a tecnologia baseada na web oferecendo inúmeros recursos para resolver e apoiar muitas das tarefas desenvolvidas por gestores de contas e consultores de atendimento, entre outros profissionais envolvidos no processo.

Nada mais natural, portanto, que tenha sido o segmento de gestão de viagens corporativas o que primeiro aderiu aos sistemas de auto-reserva (self-booking tool), mais intensamente utilizados no Brasil a partir de 2004 e que, atualmente, são a mola propulsora das OTAs e que viabilizam seu vertiginoso crescimento nos últimos anos.

Mas, e agora? Qual o próximo passo?

Para gestão de viagens corporativas, não há mais dúvidas de que a próxima fronteira a ser desbravada no Brasil são os sistemas de gestão de despesas de viagens (expense management), bastante utilizados nos EUA e presentes na Europa e países da Ásia.

A questão aqui é que, diferentemente de um novo aplicativo ou funcionalidade, o “expense management” abrange um conceito mais amplo que o “travel management”, permitindo o gerenciamento de todas as despesas anteriores e posteriores à viagem, reduzindo custos e processos com relatórios de despesas, conferências e auditorias.

O mindset da gestão financeira tende a predominar também na gestão de viagens e depesas corporativas

Integrado ao ERP da empresa, o “expense & travel management” permite o controle de uma das três maiores rubricas de despesas das grandes empresas, o que acaba por transferir para a área financeira a decisão sobre a implantação de uma tecnologia, até então, dedicada somente à gestão de viagens.

Esta é uma nova fronteira para a gestão corporativa: os processos de gestão de viagens estão migrando, lenta e silenciosamente, para a área financeira das empresas.

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MAPA DE TECNOLOGIA PARA VIAGENS E TURISMO

O Grupo de Trabalho de Tecnologia da ABAV – GTT-A, foi criado no início deste ano e é composto por até 20 empresas especializadas no fornecimento de soluções tecnológicas para a indústria de viagens e turismo.

Essas empresas são chamadas de integrantes do GTT-A e os executivos que participam das reuniões mensais são seus representantes, conforme regimento especialmente elaborado e que serviu de referência para os demais grupos de trabalho da ABAV.

O Grupo de Trabalho de Tecnologia da ABAV tem atualmente as seguintes empresas integrantes e seus respectivos representantes:
ABAV – Edmar Bull
ABAV – Luís Vabo (Coordenador)
ABAV – Marisa Dantas (Apoio)
ABAV – Fernando Luzetti (Suporte)
AGI – Glaucio Silva
AMADEUS – Aline Pontes
AMERICAN AIRLINES – Thomas Comber
ARGO – Wagner Amarelo
AZUL – Eduardo Silveira
B2B RESERVAS – Marcos Fernando
BENNER – Aoron Beyer (Coordenador)
EFACILPLUS – Ricardo Lidington
GOL – Luciana Granado
LEMONTECH – Caio Oliveira
LUFTHANSA – Alan Jacch
MONDE – Daniel Biancarelli
OMNIBEES – Melanie Teixeira
RESERVE – Sidney Filho (Coordenador)
SABRE – Marcelo Tanque
T4W – Thiago Campos
TRAVELPORT – Eduardo Calamari

O GTT-A tem trabalhado muito desde então, em reuniões mensais, na participação em painéis na ABAV Expo e, mais recentemente, na elaboração de um documento gráfico cujo objetivo é refletir a participação dos diversos “players” da indústria de tecnologia para viagens e turismo, através de um conteúdo dinâmico, que terá atualizações frequentes e que permite, numa análise simples, identificar o papel de cada fornecedor de tecnologia participante de cada um dos macro-segmentos da prestação de serviços ao mercado de viagens e turismo.

A edição 2016 do Mapa de Tecnologia de Viagens e Turismo da ABAV 2016 foi publicada nas páginas centrais da edição 1.247 – Especial Tecnologia do Jornal Panrotas, e pode ser acessada online aqui.

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Obs.: As imagens publicadas neste texto são de autoria do Panrotas, a partir de conteúdo gerado pelo Grupo de Trabalho de Tecnologia da ABAV.

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