{"id":4582,"date":"2015-02-23T09:57:06","date_gmt":"2015-02-23T12:57:06","guid":{"rendered":"http:\/\/blog.panrotas.com.br\/distribuindoviagens\/?p=4582"},"modified":"2015-02-23T09:57:06","modified_gmt":"2015-02-23T12:57:06","slug":"novo-escopo-da-gestao-de-viagens-corporativas","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/blog.panrotas.com.br\/b2btech\/2015\/02\/23\/novo-escopo-da-gestao-de-viagens-corporativas\/","title":{"rendered":"NOVO ESCOPO DA GEST\u00c3O DE VIAGENS CORPORATIVAS"},"content":{"rendered":"

Existem hoje mais de 17 milh\u00f5es de empresas ativas no Brasil, das quais aproximadamente 10 milh\u00f5es s\u00e3o m\u00e9dias e pequenas empresas, que formam o maior grupo se comparadas com o contingente de grandes e mega empresas ou com o de micro-empresas isoladamente.<\/p>\n

Se este n\u00famero j\u00e1 surpreende, imagine que, a cada dia, 1.200 registros de novas empresas s\u00e3o requeridos nas juntas comerciais, ou seja, uma taxa de crescimento de aproximadamente 2% ao ano, que mant\u00e9m-se neste patamar independentemente da evolu\u00e7\u00e3o da economia, ou seja, com crise ou sem crise, s\u00e3o mais 1 milh\u00e3o de novas empresas a cada 3 anos…<\/p>\n

Se voc\u00ea perguntar ao Danilo Gon\u00e7alves quais as principais dificuldades de um empreendedor para organizar e manter sob controle as despesas de seu novo neg\u00f3cio, ele resumir\u00e1 numa \u00fanica express\u00e3o: “Presta\u00e7\u00e3o de contas”.<\/p>\n

“S\u00e3o muitas as atividades para o novo empres\u00e1rio cuidar, mas as presta\u00e7\u00f5es de contas dos gastos realizados pela nova companhia s\u00e3o a dor de cabe\u00e7a n\u00famero um e consomem tempo precioso do empreendedor e de sua equipe”, complementa Danilo, ex-diretor de Projetos Estrat\u00e9gicos e diretor de Neg\u00f3cios do Reserve, al\u00e9m de novo integrante do Comit\u00ea de Tecnologia e Inova\u00e7\u00e3o da ALAGEV e ABRACORP.<\/p>\n

O executivo acredita que “apesar de dedicarem grande parte de seus esfor\u00e7os cuidando disso, os empres\u00e1rios ainda n\u00e3o priorizaram uma forma eficaz de realizar a gest\u00e3o dessas despesas”.<\/p>\n

E-Book gratuito<\/strong><\/p>\n

O Reserve divulgou recentemente seu primeiro Relat\u00f3rio Anual de Despesas Corporativas<\/em>, com o resultado sint\u00e9tico da gest\u00e3o automatizada dos adiantamentos, presta\u00e7\u00f5es de contas e reembolsos de despesas, obtido da massa de dados conjuntos das empresas licenciadas no Reserve Expense Manager, ao longo de 2014.<\/p>\n

Inserido num e-Book<\/strong><\/a> (documento gratuito divulgado no Panrotas<\/strong><\/a> e que apresenta ainda uma an\u00e1lise consubstanciada dos dados), o Relat\u00f3rio Anual de Despesas Corporativas<\/em> retrata o padr\u00e3o de consumo de milhares de colaboradores de m\u00e9dias e pequenas empresas usu\u00e1rias do sistema, e destaca que, em 2014, a rubrica “Despesas Comerciais e de Marketing” (viagens, transporte, hospedagem, alimenta\u00e7\u00e3o, deslocamentos, taxi, combust\u00edvel, km rodado, ped\u00e1gio, estacionamento etc.) est\u00e1 entre os principais geradores de gastos que demandam controle e doutrina do usu\u00e1rio.<\/p>\n

\"Reserve<\/a>
Gr\u00e1fico “Despesas por Categoria – 2014” indica que as TMCs brasileiras somente atendem a metade da demanda das suas empresas clientes<\/figcaption><\/figure>\n

De acordo com Danilo, as m\u00e9dias e pequenas empresas usualmente n\u00e3o t\u00eam o mesmo acesso \u00e0 informa\u00e7\u00f5es financeiras como as empresas de maior porte, mas demandam o mesmo conhecimento de seus pr\u00f3prios dados de consumo, para uma adequada gest\u00e3o de seus gastos.<\/p>\n

“\u00c9 perfeitamente poss\u00edvel, tamb\u00e9m para as m\u00e9dias e pequenas empresas, obterem valiosos indicadores para estabelecer sua pol\u00edtica de viagens e despesas, al\u00e9m de par\u00e2metros para o controle dos processos de adiantamentos, presta\u00e7\u00e3o de contas e reembolsos”, explica, com a experi\u00eancia de quem lidera a implanta\u00e7\u00e3o deste conceito em m\u00e9dias e pequenas empresas, da mesma forma como o faz em grandes corpora\u00e7\u00f5es nacionais e multinacionais. “O fluxo automatizado de autoriza\u00e7\u00e3o, alocando ou rateando a despesa por centros de custo, \u00e9 t\u00e3o importante quanto a concilia\u00e7\u00e3o financeira online”, continua.<\/p>\n

“Esses indicadores jogam um holofote sobre os desperd\u00edcios, auxiliam o corte inteligente de custos, oferecem transpar\u00eancia, evitam consumo excessivo e aumentam a efic\u00e1cia operacional”, diz ainda.<\/p>\n

“Implante a gest\u00e3o de despesas e economize muito dinheiro”, resume Danilo.<\/p>\n

Experi\u00eancia de uso<\/strong><\/p>\n

Doutrinar os colaboradores quanto \u00e0s despesas corporativas \u00e9 fator cr\u00edtico para as empresas, independentemente de seu porte. “Saber onde e como os recursos do dia-a-dia s\u00e3o gastos, evitando que escoem pelo ralo, contribui para o controle do fluxo de caixa”, dizem executivos que sa\u00edram na frente na implanta\u00e7\u00e3o do novo conceito.<\/p>\n

“A tecnologia aplicada \u00e0 gest\u00e3o de viagens e despesas \u00e9 ferramenta eficaz na redu\u00e7\u00e3o de custos da Globo.com”, comenta Marcos Miranda, gerente administrativo do portal das Organiza\u00e7\u00f5es Globo. “O sistema atende a uma demanda importante de nossa gest\u00e3o financeira, administrativa e de RH”, conclui o executivo.<\/p>\n

“Nosso objetivo \u00e9 dar transpar\u00eancia ao processo de controle de despesas e, ao mesmo tempo, descentralizar e fornecer mais agilidade aos colaboradores de nossa rede de mais de 500 lojas em todo o Brasil”, afirma Pedro Paulo Villa, diretor financeiro do Grupo DPaschoal.<\/p>\n

Ao usar um sistema que coleta informa\u00e7\u00f5es e analisa dados de despesas e de viagens, os gestores d\u00e3o importante passo para tomar as melhores decis\u00f5es para eliminar desperd\u00edcios e evitar processos ineficazes.<\/p>\n

“Gest\u00e3o de viagens e despesas \u00e9 um dos itens menos compreendidos nas empresas, devido \u00e0 forma tradicional (e antiquada, para ser bem direto) como este assunto \u00e9 tratado, com controle por planilhas, c\u00f3pias de recibos e notas de despesas, processos de autoriza\u00e7\u00e3o pouco claros e nada eficazes”, dispara Danilo. “Atrav\u00e9s de um sistema integrado de gest\u00e3o de viagens e despesas, a empresa obt\u00e9m dados reais, gerando uma fant\u00e1stica oportunidade para os executivos pesquisarem mais profundamente o comportamento das despesas de seus colaboradores, reavaliar o processo de presta\u00e7\u00e3o de contas e melhorar a efic\u00e1cia global do procedimento”, conclui.<\/p>\n

Pol\u00edtica de Viagens e Despesas<\/strong><\/p>\n

Desenvolver uma PVD (Pol\u00edtica de Viagens e Despesas) bem pensada e espec\u00edfica para o padr\u00e3o de consumo do neg\u00f3cio, \u00e9 t\u00e3o importante quanto compreender que os colaboradores, na sua absoluta maioria, desejam fazer a coisa certa quando se trata de gastar o dinheiro da empresa. Mas, \u00e0s vezes, as pessoas simplesmente n\u00e3o sabem qual \u00e9 a coisa certa, devido a uma PVD mal elaborada, inadequadamente divulgada ou, pior, controlada por ningu\u00e9m…<\/p>\n

“Uma PVD f\u00e1cil de entender \u00e9 a chave”, esclarece Danilo. “Se tamb\u00e9m for simples para cumprir, tanto melhor, pois somente isso, associado a um sistema que efetivamente controle e doutrine o usu\u00e1rio, \u00e9 capaz de gerar economias superiores a 30% j\u00e1 no primeiro ano de implanta\u00e7\u00e3o”, afirma.<\/p>\n

Uma PVD deve seguir a trilogia: linguagem clara, regras coerentes e controle sist\u00eamico.<\/p>\n

Atualmente, no Brasil, menos do que 10% das empresas se deram conta dos benef\u00edcios de uma PVD bem implantada com controle automatizado. “J\u00e1 \u00e9 hora deste panorama mudar”, afirma Danilo.<\/p>\n

“Se os seus colaboradores s\u00e3o informados e estimulados a cumprir sua PVD, eles o far\u00e3o”, esclarece Danilo. “E isso representar\u00e1 uma economia significativa para sua empresa”, garante.<\/p>\n

Mobilidade<\/strong><\/p>\n

Com muita frequ\u00eancia, empres\u00e1rios enfrentam situa\u00e7\u00f5es em que t\u00eam que tomar decis\u00f5es dif\u00edceis, como economizar dinheiro ou estimular os colaboradores. Danilo comprova que, ao oferecer \u00e0 equipe um Mobile App para reportar suas despesas corporativas, voc\u00ea pode conseguir as duas coisas.<\/p>\n

Viajantes levar\u00e3o menos tempo fazendo presta\u00e7\u00e3o de contas e poder\u00e3o faz\u00ea-lo inclusive durante a viagem, com melhor visibilidade de seus gastos, cumprimento da PVD e consequente economia de despesas. Al\u00e9m disso, atualmente os colaboradores desejam fazer tudo por smartphones<\/em>, e isto inclui prestar contas das despesas.<\/p>\n

Danilo considera que as PMEs, por serem mais enxutas e \u00e1geis, est\u00e3o em posi\u00e7\u00e3o privilegiada para monitorar e controlar despesas de forma mobile, pois os colaboradores que recolhem recibos e arquivam despesas durante a viagem, s\u00e3o mais propensos \u00e0 precis\u00e3o e ao cumprimento da PVD, economizando tempo, agilizando o processo de reembolso e permitindo um fluxo de caixa mais atualizado.<\/p>\n

Estat\u00edsticas de uso global indicam que empresas que utilizam Mobile App para gerir suas viagens e despesas agilizam o processo de autoriza\u00e7\u00e3o em pelo menos 50%, cumprem a PVD acima de 68% e reduzem em 36% o custo dos processos envolvidos.<\/p>\n

Conclus\u00e3o<\/strong><\/p>\n

“Por que utilizar tecnologia e procedimentos do s\u00e9culo passado para gerir viagens e despesas?”, pergunta Danilo, afirmando ainda que “planilhas n\u00e3o s\u00e3o suficientes para entregar a efic\u00e1cia que os processos de adiantamento, presta\u00e7\u00e3o de contas e reembolso demandam das empresas”.<\/p>\n

“Ao substituir o processo manual por uma solu\u00e7\u00e3o automatizada, voc\u00ea ver\u00e1 onde o dinheiro da sua empresa est\u00e1 sendo desperdi\u00e7ado, cortar\u00e1 custos substanciais e elevar\u00e1 seus resultados financeiros”, garante Danilo Gon\u00e7alves.<\/p>\n

Ou seja, entre gest\u00e3o de viagens ou gest\u00e3o de despesas, n\u00e3o tenha d\u00favida e fique com as duas, mas acredite num conceito \u00fanico: a gest\u00e3o integrada de viagens e despesas.<\/p>\n

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Existem hoje mais de 17 milh\u00f5es de empresas ativas no Brasil, das quais aproximadamente 10 milh\u00f5es s\u00e3o m\u00e9dias e pequenas empresas, que formam o maior grupo se comparadas com o contingente de grandes e mega empresas ou com o de micro-empresas isoladamente. 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