{"id":106,"date":"2016-04-10T23:59:19","date_gmt":"2016-04-11T02:59:19","guid":{"rendered":"http:\/\/blog.panrotas.com.br\/gestordeviagens\/?p=106"},"modified":"2016-04-10T23:59:19","modified_gmt":"2016-04-11T02:59:19","slug":"pre-trip-cost-calculator-taxas-aeroportuarias","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/blog.panrotas.com.br\/gestordeviagens\/2016\/04\/10\/pre-trip-cost-calculator-taxas-aeroportuarias\/","title":{"rendered":"Pre-Trip Cost Calculator & Taxas Aeroportu\u00e1rias"},"content":{"rendered":"

\"Business-trip-budget\"<\/a><\/p>\n

Fonte da imagem: myexceltemplates.com<\/p>\n

 <\/p>\n

Caros Leitores,<\/p>\n

Dedico este post a falar sobre a cria\u00e7\u00e3o de uma Calculadora de Custos de Viagens em sua empresa (Pr\u00e9-Viagem). \u00c9 uma ferramenta poderosa, mas pouqu\u00edssimo utilizada, na conscientiza\u00e7\u00e3o dos viajantes e para os controles financeiros (cont\u00e1beis, or\u00e7ament\u00e1rios) das organiza\u00e7\u00f5es. Tamb\u00e9m aproveito para dividir brevemente uma dica sobre auditoria em taxas aeroportu\u00e1rias, um estalo que me deu esses dias e que quis compartilhar com voc\u00eas.<\/p>\n

——————————————————————————————————————————————————————————–<\/p>\n

Sendo n\u00f3s os\u00a0administradores dos setores de Viagens das nossas empresas, \u00e9 recomend\u00e1vel\u00a0expandirmos a \u00e1rea de atua\u00e7\u00e3o das mesmas, saindo do tradicional trip\u00e9 A\u00e9reo-Hotel-Carro e contribuindo cada vez mais com o resultado da empresa. Precisamos tamb\u00e9m educar nossos usu\u00e1rios a comprarem o mais econ\u00f4mico e eficiente, como se o dinheiro gasto na viagem fosse o deles mesmos – o segredo do sucesso de qualquer gest\u00e3o – e ao mesmo tempo o mais justo com sua sa\u00fade, bem-estar e seguran\u00e7a durante o deslocamento a servi\u00e7o da empresa. Para lograrmos sucesso nestas duas tarefas, existem diversas t\u00e9cnicas e m\u00e9todos, mas hoje quero destacar a Calculadora de Custos de Viagens.<\/p>\n

Expandir o escopo de nossa \u00e1rea e aumentar a visibilidade de dados relevantes que ela traz para a Dire\u00e7\u00e3o \u00e9 tamb\u00e9m uma maneira de dar-lhe maior exposi\u00e7\u00e3o\u00a0e consequentemente, a n\u00f3s mesmos, dentro de nossas organiza\u00e7\u00f5es (especialmente em um momento de crise onde precisamos mais do que nunca justificar nossa perman\u00eancia no quadro de colaboradores).<\/p>\n

Minha pergunta \u00e9: voc\u00ea tem uma ferramenta de Trip Cost Calculator dispon\u00edvel a todos os viajantes, secret\u00e1rias e aprovadores? \u00c9 uma maneira simples de seu pr\u00f3prio colaborador visualizar e se conscientizar de quanto efetivamente ele est\u00e1 gastando do dinheiro da empresa na viagem em quest\u00e3o e porque precisa fazer dela a mais eficiente poss\u00edvel… indo al\u00e9m, sugiro que tal arquivo seja criado pelo viajante\/secret\u00e1ria, aprovado pelo gestor do colaborador (e dependendo do fluxo de aprova\u00e7\u00e3o da empresa, por uma eventual segunda pessoa) e anexado na ferramenta de presta\u00e7\u00e3o de contas, para fins de auditoria e controle or\u00e7ament\u00e1rio (pr\u00e9 Vs. p\u00f3s-viagem). Abaixo listo itens que comp\u00f5em uma viagem e podem fazer parte da calculadora, mas obviamente depende de cada empresa e sua pr\u00f3pria pol\u00edtica e procedimentos quais adotar no Trip Cost Calculator:<\/p>\n

1- Custo estimado com Documenta\u00e7\u00e3o, como vistos, passaporte (se aplic\u00e1vel):<\/p>\n

2- Custo Passagem(ns):<\/p>\n

3- Custo Taxas Aeroportu\u00e1rias (sim, separado):<\/p>\n

4- Custo Hospedagem (se aplic\u00e1vel – pode-se colocar aqui tamb\u00e9m quanto ser\u00e1 gasto em\u00a0um jantar pago para o amigo\/familiar que hospedar seu viajante, caso ele opte por n\u00e3o ficar em um hotel):<\/p>\n

5- Custo Taxas de Hospedagem (se aplic\u00e1vel):<\/p>\n

6- Custo Loca\u00e7\u00e3o Ve\u00edculos (carro alugado, van com\u00a0motorista):<\/p>\n

7- Custo Taxas Loca\u00e7\u00e3o de Ve\u00edculos:<\/p>\n

8- Custo Abastecimento Ve\u00edculo (caso seja alugado):<\/p>\n

9- Custo Estimado com Ped\u00e1gios e Estacionamentos no destino (caso um carro seja alugado):<\/p>\n

10- Custo Estimado com t\u00e1xi\/uber\/estacionamento do aeroporto no deslocamento casa-aeroporto de origem:<\/p>\n

11- Custo Estimado com locomo\u00e7\u00e3o no destino caso nenhum carro seja alugado (T\u00e1xi, Uber, Transporte P\u00fablico):<\/p>\n

12- Custo Estimado com\u00a0Alimenta\u00e7\u00e3o (baseado no per diem aprovado para o destino):<\/p>\n

13- Custo Estimado com gorjetas:<\/p>\n

14- Custo Estimado para reembolso de telefonia (cr\u00e9dito no Skype, roaming internacional):<\/p>\n

15- Custo Estimado com taxa de convers\u00e3o de c\u00e2mbio (para quem \u00e9 reembolsado das despesas feitas no cart\u00e3o de cr\u00e9dito quando fora do Pa\u00eds):<\/p>\n

16- Custo Estimado com contrata\u00e7\u00e3o de seguro-viagem\/assist\u00eancia ao viajante (quando n\u00e3o utilizado o do cart\u00e3o de cr\u00e9dito, que ali\u00e1s recomendo fortemente a utiliza\u00e7\u00e3o como j\u00e1 escrevi em posts anteriores):<\/p>\n

17- Custo para Compra de Moeda Estrangeira (se realizada pelo pr\u00f3prio colaborador evidentemente):<\/p>\n

18- Custo Estimado com outras despesas (compra de mala caso a do viajante quebre, medicamentos caso fique doente, adaptadores de tomada, acesso \u00e0 Internet em ambiente externo ao hotel e escrit\u00f3rio, etc):<\/p>\n

 <\/p>\n

Pronto… agora sim o viajante, o aprovador e a empresa saber\u00e3o quanto efetivamente (ou estimadamente) aquela viagem custar\u00e1 para os “cofres”, tanto de sua \u00e1rea quando da Companhia. Computar apenas passagem, hotel e carro na conta \u00e9 camuflar o\u00a0gasto real… e entendo que Gest\u00e3o de Viagens Corporativas vai muito al\u00e9m deste trip\u00e9 a\u00e9reo, hotel e carro. O mesmo vale para viagens de terceiros e convidados, onde quem deve preencher o Pre-Trip Cost Calculator \u00e9 o colaborador respons\u00e1vel por aquela pessoa.<\/p>\n

 <\/p>\n

**** TAXAS AEROPORTU\u00c1RIAS ****<\/p>\n

Aproveito o post para dar uma dica aos colegas gestores, especialmente aqueles que compram passagens com modelo de faturamento via ag\u00eancia mas tamb\u00e9m para os que compram com cart\u00f5es de cr\u00e9dito virtuais. Algu\u00e9m aqui j\u00e1 investiu\u00a0algum tempo para auditar o valor das taxas aeroportu\u00e1rias que somos cobrados? Se a taxa \u00e9 carregada incorretamente nos canais de distribui\u00e7\u00e3o, pagamos mais caro – sim, isso pode acontecer, afinal quantas hist\u00f3rias j\u00e1 n\u00e3o ouvimos de que tarifas de USD 20, USD 50 foram lan\u00e7adas erroneamente no GDS\u00a0e muitos que identificaram\u00a0o erro\u00a0antes da Cia. A\u00e9rea corrigir\u00a0foram se divertir em muitos destinos internacionais? Bem, al\u00e9m do pr\u00f3prio erro de carregamento da taxa, existe tamb\u00e9m o risco de problema t\u00e9cnico do pr\u00f3prio distribuidor do conte\u00fado (no caso, o GDS) na hora da emiss\u00e3o – as chances s\u00e3o pequenas, mas existem. \u00a0J\u00e1 quem compra faturado deve auditar pois as cobran\u00e7as\u00a0s\u00e3o geradas manualmente … enfim, pode parecer excesso de zelo o que estou falando, mas existe um motivo… e no fim das contas, uma das minhas miss\u00f5es neste blog \u00e9 alertar os colegas.<\/p>\n

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Fonte da imagem: myexceltemplates.com   Caros Leitores, Dedico este post a falar sobre a cria\u00e7\u00e3o de uma Calculadora de Custos de Viagens em sua empresa (Pr\u00e9-Viagem). \u00c9 uma ferramenta poderosa, mas pouqu\u00edssimo utilizada, na conscientiza\u00e7\u00e3o dos viajantes e para os controles financeiros (cont\u00e1beis, or\u00e7ament\u00e1rios) das organiza\u00e7\u00f5es. 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