Caros Leitores,<\/p>\n
Chegou o m\u00eas com 365 dias, Agosto! \u00c9poca de constru\u00e7\u00e3o de budgets, RFPs de Hot\u00e9is engrenando e as Cias. A\u00e9reas mudando regras de bagagens e assentos em efeito domin\u00f3! Bastante divertido esse neg\u00f3cio de mudar a estrat\u00e9gia comercial sem preparar os canais de distribui\u00e7\u00e3o nem os clientes…. agradecemos bastante alguns “parceiros” por acabar com a nossa produtividade di\u00e1ria.<\/p>\n
Como j\u00e1 faz 2 anos e meio que escrevo no Panrotas, a partir desta edi\u00e7\u00e3o pretendo publicar uma sess\u00e3o “Os dias eram assim<\/strong>” quando julgar apropriado, pois h\u00e1 coisas que escrevi que s\u00e3o atemporais, outras que s\u00e3o importantes refor\u00e7ar e quem sabe at\u00e9 esclarecer, pois na \u00e9poca n\u00e3o fui bem entendido.<\/p>\n O primeiro “Os dias eram assim” dedico \u00e0 fase de constru\u00e7\u00e3o de or\u00e7amentos de viagens (nem falo de eventos porque isso quase n\u00e3o existe fora do setor farma e automobil\u00edstico – \u00e9 quase um copia e cola do ano anterior rs)!<\/p>\n Falando de futuro do blog, tamb\u00e9m est\u00e1 em mente lan\u00e7ar em breve a sess\u00e3o “Mitos e Verdades”, j\u00e1 que existem alguns pontos de vista que coloquei que viraram verdadeiras lendas urbanas. Aguardem!<\/p>\n <\/p>\n “Os dias eram assim – Construindo Or\u00e7amentos de Viagens”<\/strong><\/p>\n TEXTO ORIGINAL:<\/strong> http:\/\/blog.panrotas.com.br\/gestordeviagens\/index.php\/2015\/07\/23\/como-se-preparar-para-suas-metas-e-o-budget-2016\/<\/p>\n O que acrescentaria ao original? No A\u00e9reo, considerar as despesas com reembolso de bagagens, marca\u00e7\u00e3o de assentos e refei\u00e7\u00f5es a bordo.<\/strong><\/p>\n Na Hotelaria, or\u00e7ar custos com as novas pol\u00edticas de cancelamento.<\/strong><\/p>\n “A fase de constru\u00e7\u00e3o de budgets<\/em> para 2016 se aproxima rapidamente. Nela, n\u00f3s Gestores de Viagens (especialmente os alocados em Compras e Financeiro)\u00a0teremos de prever o impacto vindouro\u00a0em 2016 pelos (sufocantes) reajustes de pre\u00e7os em passagens a\u00e9reas, hot\u00e9is, locadoras de ve\u00edculos e outros componentes da categoria de viagens de nossas empresas.<\/p>\n Estas discuss\u00f5es costumam ser bastante acaloradas (nas empresas onde h\u00e1 democracia e o Financeiro convida Procurement para propor um budget, e n\u00e3o simplesmente o imp\u00f5e), mas extremamente necess\u00e1rias e impactar\u00e3o diretamente nosso trabalho e metas (coletivas e individuais) de 2016. Por isto, sugiro aos meus colegas e leitores que se preparem, estudem seus n\u00fameros e analisem seu hist\u00f3rico para garantir uma discuss\u00e3o de alto-n\u00edvel, assertiva e que lhe traga bons resultados \u2013\u00a0uma meta come\u00e7a a ser batida j\u00e1 em sua constru\u00e7\u00e3o<\/strong>!<\/p>\n Quais indicadores voc\u00ea defende como componentes dos custos de suas categorias? Algumas ideias:<\/p>\n Passagens A\u00e9reas:<\/strong>\u00a0\u00edndice oficial de infla\u00e7\u00e3o, sal\u00e1rios (diss\u00eddio da categoria), varia\u00e7\u00e3o do QAV (querosene de avia\u00e7\u00e3o) e varia\u00e7\u00e3o cambial (que influencia diretamente a Cia. A\u00e9rea devido \u00e0s d\u00edvidas)<\/p>\n Hot\u00e9is:<\/strong>\u00a0\u00edndice oficial de infla\u00e7\u00e3o de servi\u00e7os, sal\u00e1rios (diss\u00eddio das diversas categorias envolvidas), energia el\u00e9trica (imaginem o \u00edndice para 2016 ap\u00f3s os aumentos compensat\u00f3rios de 2015), IGPM (alimentos)<\/p>\n Locadoras e Transfers Executivos:\u00a0<\/strong>\u00edndice oficial de infla\u00e7\u00e3o de servi\u00e7os, sal\u00e1rios (diss\u00eddio da categoria), custo de seguradoras, pneus, alugu\u00e9is (h\u00e1 lojas que ficam em pr\u00e9dios alugados)<\/p>\n TMC:<\/strong>\u00a0varia\u00e7\u00e3o da infla\u00e7\u00e3o + diss\u00eddio da categoria”<\/p>\n Leia mais\u00a0<\/a><\/p>\n <\/p>\n Gest\u00e3o de Riscos – Webinar gratuito da International SOS<\/strong><\/p>\n A International SOS prover\u00e1 um Webinar no pr\u00f3ximo dia 10, parte de uma s\u00e9rie de 3 etapas, chamado “PART I: WHAT IS YOUR CRISIS RESPONSE?” , com 3 grandes especialistas da casa.<\/p>\n Embora n\u00f3s brasileiros (e latinos em geral) sejamos mais adeptos do “p\u00f5e na m\u00e3o de Deus”, n\u00e3o podemos brincar com a sorte. Ao pessoal das TMCs, sugiro tamb\u00e9m acessar o webinar por conta da consultoria que devem prestar aos seus clientes tamb\u00e9m neste tema, cada vez mais delicado.<\/p>\n Voc\u00ea j\u00e1 parou para pensar no que faria em uma situa\u00e7\u00e3o de crise? Ent\u00e3o vale assistir e coletar ideias para estar preparado para discutir. Inscreva-se aqui<\/a><\/p>\n <\/p>\n Gest\u00e3o de Vistos, Vacinas e Documenta\u00e7\u00f5es<\/strong><\/p>\n Embora muitas TMCs ofere\u00e7am o servi\u00e7o de consultoria nesta \u00e1rea para seus clientes, existe um fornecedor muito interessante chamado CIBT<\/a>\u00a0para auxiliar-nos na gest\u00e3o desta parte do programa. Al\u00e9m de fornecer informa\u00e7\u00f5es atualizadas e atendimento propriamente dito aos nossos viajantes, temos a oportunidade de obter visibilidade e controle sobre gastos efetuados nesta \u00e1rea – acredite, muitas empresas n\u00e3o d\u00e3o a devida aten\u00e7\u00e3o e gastam muito mais do que deveriam, j\u00e1 que geralmente o colaborador paga um despachante e pede reembolso.<\/p>\n Quem j\u00e1 buscou informa\u00e7\u00f5es em sites de Cias. A\u00e9reas, e \u00e0s vezes at\u00e9 mesmo nos dos Consulados e Embaixadas, sabe o qu\u00e3o dram\u00e1tica e improdutiva pode ser esta experi\u00eancia (para a China ent\u00e3o, e visto de m\u00faltiplas entradas, nem se fala!). Por que n\u00e3o consultar um banco de dados atualizado por quem entende do assunto, e mais que isso, ter o devido apoio no tr\u00e2mite da documenta\u00e7\u00e3o?<\/p>\n <\/p>\n GBTA S\u00e3o Paulo , Boston e Rio<\/strong><\/p>\n S\u00e3o muitas coisas que ouvimos nestes eventos, muito que relembramos ou aprendemos. Mas o que queria deixar registrado do GBTA de S\u00e3o Paulo \u00e9 a dica da Gabriela Otto para os Gestores acerca de negocia\u00e7\u00f5es tarif\u00e1rias com hot\u00e9is (menos LRA, menos allotments<\/em>, mais tarifas din\u00e2micas, mais descontos sobre a Best Available Rate<\/em> (BAR) inclusive para que, mesmo tendo uma tarifa NLRA, voc\u00ea TAMB\u00c9M<\/strong> tenha acesso \u00e0 tarifa din\u00e2mica do dia e n\u00e3o apenas \u00e0 NLRA ou \u00e0 LRA).<\/p>\n No GBTA de Boston, fiquei impressionado com o avan\u00e7o do AirBnB e sua integra\u00e7\u00e3o com Concur e iSOS. Ainda n\u00e3o me convenceu, mas me causou surpresa positiva.<\/p>\n Tamb\u00e9m interessantes as ferramentas de gest\u00e3o de eventos e viagens de incentivos, finalmente otimizando os processos, eliminando planilhas e facilitando a leitura de or\u00e7amentos e detalhes para uma melhor tomada de decis\u00e3o por parte das empresas finais e de seus\u00a0meeting planners<\/em>.<\/p>\n E para os colegas do estado do Rio de Janeiro, a pr\u00f3xima edi\u00e7\u00e3o do GBTA em terras fluminenses ser\u00e1 no dia 21\/08, no Hilton da Barra da Tijuca<\/strong>. Clique aqui para mais informa\u00e7\u00f5es<\/a><\/p>\n <\/p>\n Gest\u00e3o de Frota – Prepare-se!<\/strong><\/p>\n Como mencionei em um dos \u00faltimos posts, n\u00e3o tenho d\u00favida de que caminharemos para nos tornarmos Gestores de Mobilidade, o que seguramente incluir\u00e1 frota leve corporativa. Inclusive, muitos dos colegas travel managers<\/em> j\u00e1 s\u00e3o respons\u00e1veis por isto em suas empresas.<\/p>\n Bem, para quem n\u00e3o conhece, existe uma refer\u00eancia no mercado que \u00e9 o Instituto Parar<\/a>\u00a0, que inclusive oferece um Programa de Forma\u00e7\u00e3o de Gestores de Frota (meu sonho trazer o equivalente deste curso do GBTA dos EUA para o Brasil, que \u00e9 o The Global Travel Professional Certification<\/em>). Para terem uma ideia do que \u00e9 gerir frota leve (geralmente n\u00e3o inclui caminh\u00f5es, mas o gestor pode ser respons\u00e1vel por eles tamb\u00e9m), segue abaixo resumo do programa do Instituto Parar:<\/p>\n M\u00f3dulo 1 \u2013 Estrat\u00e9gias para Gest\u00e3o de Frotas<\/strong> Dura\u00e7\u00e3o<\/strong> <\/p>\n Change Management Program\u00a0<\/strong><\/p>\n O colega Rafael Lanza, TM LATAM da Zurich Seguradora, escreveu um artigo<\/a> bastante interessante sobre Gest\u00e3o de Mudan\u00e7as, em um caso referente \u00e0 implanta\u00e7\u00e3o de uma nova TMC. Sugiro a leitura pois h\u00e1 trechos muito interessantes – especialmente pelos exemplos pr\u00e1ticos que ele emprega (sou f\u00e3 de exemplos e pouqu\u00edssimo de ret\u00f3rica). Por exemplo (rs):<\/p>\n “A\u00a0Comunica\u00e7\u00e3o<\/strong>\u00a0\u00e9, basicamente, a estrat\u00e9gia que criamos para divulgar nossas a\u00e7\u00f5es. Recomendamos que exista, ao menos, quatro comunicados para toda a Empresa e que este processo inicie-se com 45 dias de anteced\u00eancia da data de Go Live (come\u00e7o da opera\u00e7\u00e3o da nova TMC)<\/strong>. Al\u00e9m disso, dois ou tr\u00eas comunicados espec\u00edficos apenas para os participantes da fase Piloto ou de Simula\u00e7\u00e3o s\u00e3o de bom grado<\/strong>. A comunica\u00e7\u00e3o pode ser feita atrav\u00e9s de e-mails, newsletter, flyers, v\u00eddeos na intranet ou nas telas de TV, eventos, workshops, caf\u00e9s da manh\u00e3, etc (as possibilidades s\u00e3o infinitas), mas a participa\u00e7\u00e3o da equipe de Comunica\u00e7\u00e3o neste processo \u00e9 fundamental. Al\u00e9m de ter grande conhecimento sobre os meios mais eficientes para realizar uma comunica\u00e7\u00e3o desta propor\u00e7\u00e3o, o fator “como fazer” respeitando todos os guidelines (diretrizes) da empresa tamb\u00e9m \u00e9 algo relevante e precisa ser considerado. Um pouco antes do final desta fase (2), aconselhamos que a rodada de treinamentos dos usu\u00e1rios comece<\/strong>. Esta a\u00e7\u00e3o \u00e9 conduzida pela equipe de treinamento da TMC e potencialmente, pelo time da pr\u00f3pria empresa (caso esta possua uma estrutura assim e esteja disposta a utilizar seus recursos para estes fins). Os treinamentos podem ser presenciais ou virtuais e recomendamos que um tutorial seja criado no caso de haver muitos usu\u00e1rios que n\u00e3o possam participar das sess\u00f5es. Um FAQ e um Memo Card contendo os principais contatos da TMC (time dedicado, emergencial, help desk da OBT, etc)<\/strong> e da equipe de Gest\u00e3o de Viagens da empresa tamb\u00e9m podem ser criados e disponibilizados na intranet ou na p\u00e1gina de Travel”.<\/p>\n ————————————————————————<\/p>\n ENGLISH VERSION<\/strong><\/p>\n Dear Readers,<\/p>\n The 365-days month has arrived – August! Budgets time, Hotels RFPs evolving and the airlines changing rules of luggage and seats in a domino effect! It’s a lot of fun to change your business strategy without preparing distribution channels or your customers …. we thank some “partners” for putting an end to our daily productivity.<\/p>\n As I have been writing for two and a half years now, I intend to publish a session “The days were like this” when I think it is appropriate, because there are things I wrote that are timeless, others that are important to reinforce and maybe even clarify – because at the time I was not well understood.<\/p>\n The first “The days were like this” I dedicate to the construction phase of travel budgets (I won’t talk about events on this because this hardly exists outside the pharmaceutical and automobile sectors – it is almost a copy and paste from the previous year rs)!<\/p>\n Speaking of the future of the blog, it is also in mind to launch the session “Myths and Truths” soon, since there are some points of view that I put that became true urban legends. More to come!<\/p>\n <\/p>\n “The days were like this – Building Travel Budgets”<\/strong><\/p>\n ORIGINAL TEXT:<\/strong> http:\/\/blog.panrotas.com.br\/gestordeviagens\/index.php\/2015\/07\/23\/how-to-prepare-for-your-metas-e-o-budget-2016\/<\/p>\n What would I add to the original? In Air, consider expenses with reimbursement of luggage, seats assignment and meals on board.<\/strong><\/p>\n For Hotels, to predict costs with new cancellation policies.<\/strong><\/p>\n The budgets building phase for 2016 is fast approaching, with Travel Managers (especially those in Purchasing and Finance) having to predict the forthcoming impact in 2016 by the (suffocating) price adjustments on air tickets, hotels, vehicles and other components of the travel category of our companies.<\/p>\n These discussions are often very heated (in companies where there is democracy and Finance invites Procurement to propose a budget, not simply imposes it), but extremely necessary and will directly impact our work and goals (collective and individual) of 2016. Therefore, I suggest to my colleagues and readers that they prepare, study their numbers and analyze their history to ensure a high-level, assertive discussion that brings you good results – a goal is already being struck in its construction!<\/p>\n What indicators do you advocate as components of the costs of your categories? Some ideas:<\/p>\n Air Tickets:<\/strong> official inflation index, salaries (category agreement), QAV variation (aviation kerosene) and exchange variation (which directly influence Airline due to debts)<\/p>\n Hotels:<\/strong> official index of inflation of services, wages (agreement of the various categories involved), electricity (imagine the index for 2016 after the compensatory increases of 2015), IGPM (food)<\/p>\n Rental and Executive Transfers:<\/strong> official rate of inflation of services, salaries (category agreement), cost of insurers, tires, rents (there are stores that are in rented buildings)<\/p>\n TMC:<\/strong> variation of inflation + annual salaries adjustment (COLA)<\/p>\n Read more here<\/a><\/p>\n <\/p>\n Risk Management – Free iSOS Webinar<\/strong><\/p>\n The International SOS will provide a webinar on the 10th, part of a series of 3 steps, called “PART I: WHAT IS YOUR CRISIS RESPONSE?” , hosted by 3 great specialists from their portfolio.<\/p>\n Although we Brazilians (and Latins in general) are more adept at “putting all in God’s hand,” we can not play with luck. To the staff of the TMCs, I suggest also accessing the webinar on behalf of the consultancy that they must provide to their clients also in this increasingly delicate topic.<\/p>\n Have you stopped to think about what you would do in a crisis situation? So worth watching and collecting ideas to be prepared to discuss. Register here<\/a><\/p>\n <\/p>\n Visas, Vaccines and Documentations Management<\/strong><\/p>\n While many TMCs offer consulting services in this area to their customers, there is a very interesting provider called CIBT<\/a> to assist us in managing this part of the program. In addition to providing up-to-date information and proper care to our travelers, we have the opportunity to gain visibility and control over spending in this area – believe me, many companies do not give proper attention and spend much more than they should, as in general employees pay a dispatcher and ask for a refund.<\/p>\n Who has searched for visa information in airlines’ websites, and sometimes even in the Consulates and Embassies, knows how dramatic and unproductive this experience can be (for China then, and for a multiple entrance visa, not even spoken!). Why not consult a database updated by those who understand the subject, and more than that, have due support in the documentation process?<\/p>\n <\/p>\n GBTA S\u00e3o Paulo, Boston and Rio<\/strong><\/p>\n There are many things we hear in these events, much that we remember or learn. But what I wanted to keep from GBTA in S\u00e3o Paulo is Gabriela Otto’s suggestion for travel managers about hotel rate negotiations (less LRA, less allotments, more dynamic rates, more discounts on the Best Available Rate (BAR) , so even if you have an NLRA fare, you ALSO have access to the best daily fare, not just the NLRA or the LRA).<\/p>\n At GBTA in Boston, I was impressed with AirBnB’s advancement and its integration with Concur and iSOS. It still did not convince me, but it gave me a positive surprise.<\/p>\n Also interesting are the tools of events management and incentive travel, finally optimizing the processes, eliminating spreadsheets and facilitating the reading of budgets and details for a better decision making by the companies and their meeting planners.<\/p>\n And for the colleagues from the state of Rio de Janeiro, the next edition of GBTA in Rio will be on August 21st at the Hilton in Barra da Tijuca.<\/p>\n <\/p>\n Fleet Management – Be Prepared!<\/strong><\/p>\n As I mentioned in one of the last posts, I have no doubt that we will evolute to become Mobility Managers, which will surely include corporate fleet. In fact, many of the fellow travel managers are already responsible for this in their companies.<\/p>\n Well, for those who do not know, there is a reference in the market that is the Parar Institute<\/a>, which even offers a Training Program for Fleet Managers (my dream to bring the equivalent of this, the GBTA’s The Global Travel Professional Certification,<\/em> to Brazil). To get an idea of \u200b\u200bwhat fleet management is about (it usually does not include trucks, but the manager can be responsible for them as well), below is a summary of the Parar Institute program:<\/p>\n Module 1 – Strategies for Fleet Management Duration<\/strong> <\/p>\n
\nM\u00f3dulo 2 \u2013 Pol\u00edtica de Frotas e Contratos de Trabalho<\/strong>
\nM\u00f3dulo 3 – Fleet Operations – Frota na Pr\u00e1tica<\/strong>
\nM\u00f3dulo 4 \u2013 TCO: Custos e Resultado<\/strong>
\nM\u00f3dulo 5 \u2013 KPI: Indicadores para Gest\u00e3o de Frotas<\/strong>
\nM\u00f3dulo 6 – Cultura de Seguran\u00e7a<\/strong>
\nM\u00f3dulo 7 \u2013 Supply: Gerenciamento de Compras<\/strong>
\nM\u00f3dulo 8 – Mobilidade Corporativa<\/strong><\/p>\n
\nCarga hor\u00e1ria total: 80 horas
\n(32 horas aula + 48 horas de exerc\u00edcios)<\/p>\n
\nModule 2 – Fleet and Work Contracts Policy
\nModule 3 – Fleet in Practice
\nModule 4 – TCO: Costs and Results
\nModule 5 – KPI: Indicators for Fleet Management
\nModule 6 – Safety Culture
\nModule 7 – Supply: Purchasing Management
\nModule 8 – Corporate Mobility<\/p>\n
\nTotal working hours: 80 hours
\n(32 class hours + 48 hours of exercises)<\/p>\n