Como bons gestores de despesas, processos, n\u00edveis de servi\u00e7o e de expectativas alheias, tamb\u00e9m precisamos ser bons gestores de informa\u00e7\u00f5es gerenciais e de base de dados da nossa \u00e1rea, fator fundamental para imprimir profissionalismo \u00e0 nossa \u00e1rea.<\/p>\n
Todas as transa\u00e7\u00f5es que realizamos com nossas TMCs e ag\u00eancias de eventos s\u00e3o analisadas, auditadas e observadas por diversas \u00e1reas de nossa empresa. E como parte de um processo de evolu\u00e7\u00e3o da \u00e1rea e ganho de import\u00e2ncia, cada vez mais somos exigidos a ter dados gerenciais completos de cada uma destas transa\u00e7\u00f5es, onde o Financeiro, o RH, a \u00e1rea de Sustentabilidade, a Auditoria e quem mais quer que necessite de informa\u00e7\u00f5es \u00a0nossas, possa saber o centro de custo de origem do viajante, o centro de custo pagante, a conta cont\u00e1bil, o departamento, o n\u00famero de aprova\u00e7\u00e3o da Purchase Order (PO) no back-office (SAP, Oracle, etc), o nome do solicitante que fez o pedido, etc.<\/p>\n
Mas como garantir que estas informa\u00e7\u00f5es estejam corretas nos relat\u00f3rios, em meio a centenas de bilhetes comprados e reservas feitas diariamente? Minhas dicas s\u00e3o as seguintes:<\/p>\n
1-\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 Atualiza\u00e7\u00e3o da ferramenta de perfis de usu\u00e1rios da ag\u00eancia \u2013 procure ter uma base de perfis completa e limpa, para que ao contabilizar uma transa\u00e7\u00e3o (online ou off-line) e subi-la para seus relat\u00f3rios, a TMC capture o m\u00e1ximo de dados (e\u00a0 corretos) diretamente do perfil do viajante em quest\u00e3o.\u00a0 Importante: estabele\u00e7a uma rotina mensal em que seu RH envie um carga diretamente para a TMC com funcion\u00e1rios entrantes, desligados, licenciados ou movidos para outra \u00e1rea – isto ajuda muito a manuten\u00e7\u00e3o da base e \u00e9 poss\u00edvel fazer de forma automatizada.<\/p>\n
2-\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 Engaje seus viajantes e secret\u00e1rias \u2013 para ter perfis atualizados, nada melhor que os donos deles, ou seus \u201cprocuradores\u201d (as secret\u00e1rias), serem chamados \u00e0 responsabilidade.<\/p>\n
3-\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 Engaje os consultores da TMC \u2013 como um bom l\u00edder, explique ao seu time na TMC o PORQU\u00ca eles precisam fazer aquilo, como \u00e9 importante o que fazem, onde o \u201ccalo aperta\u201d…. n\u00e3o apenas cobre, n\u00e3o d\u00ea broncas sem antes explicar a “cadeia”… as pessoas trabalham melhor quanto entendem o impacto de seu trabalho. Importante: se o Gerente de Contas n\u00e3o est\u00e1 te ajudando a resolver o problema ou a engajar a equipe, procure falar diretamente com quem toca suas transa\u00e7\u00f5es (no caso, a equipe) \u2013 e reflita se este Gerente \u00e9 o melhor para sua conta J.<\/p>\n
4-\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 Fa\u00e7a campanhas de conscientiza\u00e7\u00e3o \u2013 mostre com exemplos como a falta de informa\u00e7\u00f5es consistentes nos processos de viagens prejudica o trabalho do Contas a Pagar, do pessoal de Concilia\u00e7\u00e3o, do pessoal de Auditoria, do RH, do pessoal de Sustentabilidade , etc. Comunique-se pelo menos a cada 45 dias.<\/p>\n
5-\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 Consiga o apoio do Diretor Financeiro: hoje quem manda em nossas empresas \u00e9 o CFO \u2013 mostre a ele como isso impacta a produtividade da empresa e traz perdas financeiras, e voc\u00ea ganhar\u00e1 um simpatizante e apoiador certamente.<\/p>\n
6-\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 Designe Key Arrangers \u2013 divida a gest\u00e3o e a responsabilidade pelos perfis com as principais secret\u00e1rias (isto inclusive faz parte do plano de ter um programa de viagens mais forte) – tenha aliados<\/strong>!.<\/p>\n Al\u00e9m de todo o exposto acima, ter um cadastro atualizado garante a satisfa\u00e7\u00e3o do viajante \u2013 seu frequente flyer ser\u00e1 inserido na reserva (ou o consultor n\u00e3o precisar\u00e1 pergunt\u00e1-lo a cada nova reserva), seu telefone estar\u00e1 na reserva em casos de emerg\u00eancia, o sistema avisar\u00e1 quando o passaporte estiver pr\u00f3ximo de expirar… h\u00e1 funcionalidades bem interessantes que contribuem, ainda que levemente, para manter o viajante satisfeito com a TMC.<\/p>\n Mas e os terceiros e convidados? Por isto, \u00e9 importante que voc\u00ea tenha secret\u00e1rias respons\u00e1veis e engajadas com voc\u00ea… o ideal \u00e9 que elas, ou o viajante que est\u00e1 respons\u00e1vel pelo convidado, criem o perfil com as informa\u00e7\u00f5es gerenciais corretas e depois o excluam da base, para que este viajante n\u00e3o possa de forma alguma telefonar na TMC e emitir uma passagem por exemplo (caso voc\u00ea n\u00e3o tenha um fluxo de aprova\u00e7\u00e3o r\u00edgido).<\/p>\n N\u00e3o se esque\u00e7a que estas mesmas informa\u00e7\u00f5es s\u00e3o as que aparecer\u00e3o n\u00e3o s\u00f3 em seus relat\u00f3rios gerenciais onde analisa-se savings, share por fornecedor, compra antecipada, etc… \u00a0s\u00e3o elas que abastecer\u00e3o seu relat\u00f3rio de cart\u00e3o de cr\u00e9dito e at\u00e9 as faturas da TMC (para aqueles que ainda tem esta modalidade ultrapassada de pagamento, por motivos de for\u00e7a maior). Este assunto pode estar parecendo muito banal para alguns, uma surpresa para outros, mas \u00e9 a raiz de muitos problemas de n\u00f3s gestores de viagens e eventos no dia-a-dia.<\/p>\n E como sempre, estou \u00e0s ordens caso queira trocar ideias e discutir este e qualquer outro t\u00f3pico.<\/p>\n Um abra\u00e7o e at\u00e9 semana que vem!<\/p>\n Fern\u00e3o.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"