Amigos e colegas leitores,<\/p>\n
Hoje aproveito este valioso espa\u00e7o para falar n\u00e3o especificamente de aspectos t\u00e9cnicos de Gest\u00e3o de Viagens e Eventos ou de negocia\u00e7\u00f5es e fornecedores da \u00e1rea, mas sim de ferramentas que nos auxiliam em nossas gest\u00f5es e do material que deixaremos aos nossos sucessores ou substitutos tempor\u00e1rios.<\/p>\n
Em um mundo corporativo cheio de dan\u00e7as das cadeiras, f\u00e9rias e licen\u00e7as, voc\u00ea provavelmente j\u00e1 recebeu de presente uma \u00e1rea em que n\u00e3o havia hist\u00f3rico de nada, nenhum arquivo salvo na rede e no m\u00ednimo um referencial\u00a0de fornecedores, acordos ou um Action Log. \u00c9 muito ruim – ent\u00e3o n\u00e3o vamos fazer com os outros o que n\u00e3o queremos que fa\u00e7am conosco! Vamos criar um banco de dados, uma biblioteca de nossas \u00e1reas acess\u00edvel a qualquer profissional que precise nos substituir em algum momento.<\/p>\n
Imagine uma situa\u00e7\u00e3o onde voc\u00ea tem de passar o bast\u00e3o para outro Gestor, ele te enche de perguntas e voc\u00ea n\u00e3o tem um arquivo, uma apresenta\u00e7\u00e3o, um resumo daquilo que voc\u00ea faz no dia-a-dia, dos resultados que trouxe e traz, um backlog da sua \u00e1rea, uma pronta-refer\u00eancia com todos os seus fornecedores, contatos, negocia\u00e7\u00f5es, inputs pessoais. Al\u00e9m de isto pesar negativamente para sua imagem e reputa\u00e7\u00e3o de Gestor, vai gerar re-trabalho para o novo gestor e reduzir a produtividade m\u00e9dia da empresa (e o que mais \u00a0buscamos em nosso dia-a-dia \u00e9 aumentar a produtividade de nossas empresas e reduzir seus custos operacionais).<\/p>\n
Fazer um processo de Handover, ainda mais de uma \u00e1rea t\u00e3o complexa e sens\u00edvel como Travel, n\u00e3o \u00e9 coisa de 1 ou 2 horas. Devemos trat\u00e1-lo como um processo robusto, dar a seriedade que esperamos que outras pessoas e \u00e1reas deem \u00e0 nossa \u00e1rea.\u00a0E o que quis trazer\u00a0no post de hoje nem se refere apenas \u00e0 handover e transi\u00e7\u00f5es, mas tamb\u00e9m para facilitar o seu dia-a-dia – \u00e9 um conceito muito simples de gest\u00e3o, mas que na loucura do dia-a-dia deixamos passar.<\/p>\n
Vamos supor que algu\u00e9m te pede um contato, ou tenha uma d\u00favida dos contratos de sua \u00e1rea: \u00e9 muito mais f\u00e1cil antecipadamente gastar algum tempo preparando um material de refer\u00eancia, e ter esta informa\u00e7\u00e3o na “prateleira” dispon\u00edvel, do que ter que parar tudo o que est\u00e1 fazendo para ca\u00e7ar e-mails, refrescar a mem\u00f3ria dos detalhes, formatar o produto e enviar a informa\u00e7\u00e3o para o solicitante.<\/p>\n
Abaixo listo algumas a\u00e7\u00f5es que considero importantes para a gest\u00e3o das informa\u00e7\u00f5es de sua \u00e1rea:<\/p>\n
1- Rede interna atualizada<\/strong> – ter uma rede comum organizada por pastas – tipos de fornecedores, anos em que os processos ocorreram (2012, 2013, 2014), se s\u00e3o contratos, apresenta\u00e7\u00f5es ou simplesmente c\u00f3pias de e-mails importantes. Obs: Importante realizar uma limpeza “na rede” a cada 2 anos para contribuir com sua empresa e seguindo o conceito oriental do 5S.<\/p>\n 2- Intranet<\/strong> – ter na Intranet da empresa uma p\u00e1gina pr\u00f3pria de Viagens, onde voc\u00ea pode disponibilizar comunicados, anexar a pol\u00edtica, relat\u00f3rios (bases para cada \u00e1rea fazer suas pr\u00f3prias an\u00e1lises), apresenta\u00e7\u00f5es de fornecedores, contatos da TMC, etc. Incentive o uso desta p\u00e1gina atrav\u00e9s de sua assinatura, envie comunicados, direcione o usu\u00e1rio para l\u00e1 – aos poucos voc\u00ea vai ganhando tempo pois as pessoas passar\u00e3o a frequentar a p\u00e1gina (mas obviamente, mantenha-a atualizada).<\/p>\n 3- Arquivos de Refer\u00eancia<\/strong> – j\u00e1 pensou em ter um Excel simples com um resumo de suas negocia\u00e7\u00f5es com Cias A\u00e9reas, outro para Locadoras, outro para Transfers, Ag\u00eancias de Eventos, al\u00e9m do pr\u00f3prio Diret\u00f3rio de Hot\u00e9is?<\/p>\n 4- Apresenta\u00e7\u00e3o da \u00c1rea<\/strong> – voc\u00ea tem uma apresenta\u00e7\u00e3o “comercial” de sua estrutura, do que faz, quais ganhos traz para a empresa, suas \u00faltimas realiza\u00e7\u00f5es, pr\u00f3ximos passos? Ou voc\u00ea \u00e9 daqueles que resolvem o problema de todo mundo e n\u00e3o conseguem vender seu pr\u00f3prio peixe? Saber apresentar a import\u00e2ncia do que a sua \u00e1rea faz \u00e9 o primeiro passo para ser considerado importante na Organiza\u00e7\u00e3o em que atua (independente de ser de Compras, RH, Financeiro).<\/p>\n 5- Fluxos<\/strong> – procure ter um fluxo desenhado para cada processo que sua \u00e1rea administra. Desenhar \u00e9 sim importante para ajudar as pessoas a compreenderem onde est\u00e3o inseridas, o que devem fazer, quem devem procurar. Exce\u00e7\u00f5es existem e voc\u00ea continuar\u00e1 sendo procurado para sanar d\u00favidas de fluxos (especialmente de aprova\u00e7\u00e3o), mas muitos casos tamb\u00e9m seguem a regra e voc\u00ea pode ganhar um bom tempo em n\u00e3o ter de atender tantos telefonemas e responder e-mails e comunicadores internos (e at\u00e9 WhatsApp).<\/p>\n Acredito que estas 5 medidas, por mais trabalhosas que sejam para serem implementadas, trazem grandes ganhos de produtividade para voc\u00ea e seus usu\u00e1rios (secret\u00e1rias e viajantes). Al\u00e9m disto, cria hist\u00f3rico e passa credibilidade e seriedade de sua \u00e1rea para com os stakeholders e demais setores da empresa, transmite uma imagem de robustez. Ter processos claros numa \u00e1rea t\u00e3o subjetiva e pol\u00edtica como Travel & MICE \u00e9 sem d\u00favida um passo fundamental para qualquer pretens\u00e3o\u00a0de se obter savings e manter os custos sob controle.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"