Os dias eram assim/ iSOS / GBTA / Gestão de Vistos, Frotas e Mudanças (!)

Caros Leitores,

Chegou o mês com 365 dias, Agosto! Época de construção de budgets, RFPs de Hotéis engrenando e as Cias. Aéreas mudando regras de bagagens e assentos em efeito dominó! Bastante divertido esse negócio de mudar a estratégia comercial sem preparar os canais de distribuição nem os clientes…. agradecemos bastante alguns “parceiros” por acabar com a nossa produtividade diária.

Como já faz 2 anos e meio que escrevo no Panrotas, a partir desta edição pretendo publicar uma sessão “Os dias eram assim” quando julgar apropriado, pois há coisas que escrevi que são atemporais, outras que são importantes reforçar e quem sabe até esclarecer, pois na época não fui bem entendido.

O primeiro “Os dias eram assim” dedico à fase de construção de orçamentos de viagens (nem falo de eventos porque isso quase não existe fora do setor farma e automobilístico – é quase um copia e cola do ano anterior rs)!

Falando de futuro do blog, também está em mente lançar em breve a sessão “Mitos e Verdades”, já que existem alguns pontos de vista que coloquei que viraram verdadeiras lendas urbanas. Aguardem!

 

“Os dias eram assim – Construindo Orçamentos de Viagens”

TEXTO ORIGINAL: http://blog.panrotas.com.br/gestordeviagens/index.php/2015/07/23/como-se-preparar-para-suas-metas-e-o-budget-2016/

O que acrescentaria ao original? No Aéreo, considerar as despesas com reembolso de bagagens, marcação de assentos e refeições a bordo.

Na Hotelaria, orçar custos com as novas políticas de cancelamento.

“A fase de construção de budgets para 2016 se aproxima rapidamente. Nela, nós Gestores de Viagens (especialmente os alocados em Compras e Financeiro) teremos de prever o impacto vindouro em 2016 pelos (sufocantes) reajustes de preços em passagens aéreas, hotéis, locadoras de veículos e outros componentes da categoria de viagens de nossas empresas.

Estas discussões costumam ser bastante acaloradas (nas empresas onde há democracia e o Financeiro convida Procurement para propor um budget, e não simplesmente o impõe), mas extremamente necessárias e impactarão diretamente nosso trabalho e metas (coletivas e individuais) de 2016. Por isto, sugiro aos meus colegas e leitores que se preparem, estudem seus números e analisem seu histórico para garantir uma discussão de alto-nível, assertiva e que lhe traga bons resultados – uma meta começa a ser batida já em sua construção!

Quais indicadores você defende como componentes dos custos de suas categorias? Algumas ideias:

Passagens Aéreas: índice oficial de inflação, salários (dissídio da categoria), variação do QAV (querosene de aviação) e variação cambial (que influencia diretamente a Cia. Aérea devido às dívidas)

Hotéis: índice oficial de inflação de serviços, salários (dissídio das diversas categorias envolvidas), energia elétrica (imaginem o índice para 2016 após os aumentos compensatórios de 2015), IGPM (alimentos)

Locadoras e Transfers Executivos: índice oficial de inflação de serviços, salários (dissídio da categoria), custo de seguradoras, pneus, aluguéis (há lojas que ficam em prédios alugados)

TMC: variação da inflação + dissídio da categoria”

Leia mais 

 

Gestão de Riscos – Webinar gratuito da International SOS

A International SOS proverá um Webinar no próximo dia 10, parte de uma série de 3 etapas, chamado “PART I: WHAT IS YOUR CRISIS RESPONSE?” , com 3 grandes especialistas da casa.

Embora nós brasileiros (e latinos em geral) sejamos mais adeptos do “põe na mão de Deus”, não podemos brincar com a sorte. Ao pessoal das TMCs, sugiro também acessar o webinar por conta da consultoria que devem prestar aos seus clientes também neste tema, cada vez mais delicado.

Você já parou para pensar no que faria em uma situação de crise? Então vale assistir e coletar ideias para estar preparado para discutir. Inscreva-se aqui

 

Gestão de Vistos, Vacinas e Documentações

Embora muitas TMCs ofereçam o serviço de consultoria nesta área para seus clientes, existe um fornecedor muito interessante chamado CIBT para auxiliar-nos na gestão desta parte do programa. Além de fornecer informações atualizadas e atendimento propriamente dito aos nossos viajantes, temos a oportunidade de obter visibilidade e controle sobre gastos efetuados nesta área – acredite, muitas empresas não dão a devida atenção e gastam muito mais do que deveriam, já que geralmente o colaborador paga um despachante e pede reembolso.

Quem já buscou informações em sites de Cias. Aéreas, e às vezes até mesmo nos dos Consulados e Embaixadas, sabe o quão dramática e improdutiva pode ser esta experiência (para a China então, e visto de múltiplas entradas, nem se fala!). Por que não consultar um banco de dados atualizado por quem entende do assunto, e mais que isso, ter o devido apoio no trâmite da documentação?

 

GBTA São Paulo , Boston e Rio

São muitas coisas que ouvimos nestes eventos, muito que relembramos ou aprendemos. Mas o que queria deixar registrado do GBTA de São Paulo é a dica da Gabriela Otto para os Gestores acerca de negociações tarifárias com hotéis (menos LRA, menos allotments, mais tarifas dinâmicas, mais descontos sobre a Best Available Rate (BAR) inclusive para que, mesmo tendo uma tarifa NLRA, você TAMBÉM tenha acesso à tarifa dinâmica do dia e não apenas à NLRA ou à LRA).

No GBTA de Boston, fiquei impressionado com o avanço do AirBnB e sua integração com Concur e iSOS. Ainda não me convenceu, mas me causou surpresa positiva.

Também interessantes as ferramentas de gestão de eventos e viagens de incentivos, finalmente otimizando os processos, eliminando planilhas e facilitando a leitura de orçamentos e detalhes para uma melhor tomada de decisão por parte das empresas finais e de seus meeting planners.

E para os colegas do estado do Rio de Janeiro, a próxima edição do GBTA em terras fluminenses será no dia 21/08, no Hilton da Barra da Tijuca. Clique aqui para mais informações

 

Gestão de Frota – Prepare-se!

Como mencionei em um dos últimos posts, não tenho dúvida de que caminharemos para nos tornarmos Gestores de Mobilidade, o que seguramente incluirá frota leve corporativa. Inclusive, muitos dos colegas travel managers já são responsáveis por isto em suas empresas.

Bem, para quem não conhece, existe uma referência no mercado que é o Instituto Parar , que inclusive oferece um Programa de Formação de Gestores de Frota (meu sonho trazer o equivalente deste curso do GBTA dos EUA para o Brasil, que é o The Global Travel Professional Certification). Para terem uma ideia do que é gerir frota leve (geralmente não inclui caminhões, mas o gestor pode ser responsável por eles também), segue abaixo resumo do programa do Instituto Parar:

Módulo 1 – Estratégias para Gestão de Frotas
Módulo 2 – Política de Frotas e Contratos de Trabalho
Módulo 3 – Fleet Operations – Frota na Prática
Módulo 4 – TCO: Custos e Resultado
Módulo 5 – KPI: Indicadores para Gestão de Frotas
Módulo 6 – Cultura de Segurança
Módulo 7 – Supply: Gerenciamento de Compras
Módulo 8 – Mobilidade Corporativa

Duração
Carga horária total: 80 horas
(32 horas aula + 48 horas de exercícios)

 

Change Management Program 

O colega Rafael Lanza, TM LATAM da Zurich Seguradora, escreveu um artigo bastante interessante sobre Gestão de Mudanças, em um caso referente à implantação de uma nova TMC. Sugiro a leitura pois há trechos muito interessantes – especialmente pelos exemplos práticos que ele emprega (sou fã de exemplos e pouquíssimo de retórica). Por exemplo (rs):

“A Comunicação é, basicamente, a estratégia que criamos para divulgar nossas ações. Recomendamos que exista, ao menos, quatro comunicados para toda a Empresa e que este processo inicie-se com 45 dias de antecedência da data de Go Live (começo da operação da nova TMC). Além disso, dois ou três comunicados específicos apenas para os participantes da fase Piloto ou de Simulação são de bom grado. A comunicação pode ser feita através de e-mails, newsletter, flyers, vídeos na intranet ou nas telas de TV, eventos, workshops, cafés da manhã, etc (as possibilidades são infinitas), mas a participação da equipe de Comunicação neste processo é fundamental. Além de ter grande conhecimento sobre os meios mais eficientes para realizar uma comunicação desta proporção, o fator “como fazer” respeitando todos os guidelines (diretrizes) da empresa também é algo relevante e precisa ser considerado. Um pouco antes do final desta fase (2), aconselhamos que a rodada de treinamentos dos usuários comece. Esta ação é conduzida pela equipe de treinamento da TMC e potencialmente, pelo time da própria empresa (caso esta possua uma estrutura assim e esteja disposta a utilizar seus recursos para estes fins). Os treinamentos podem ser presenciais ou virtuais e recomendamos que um tutorial seja criado no caso de haver muitos usuários que não possam participar das sessões. Um FAQ e um Memo Card contendo os principais contatos da TMC (time dedicado, emergencial, help desk da OBT, etc) e da equipe de Gestão de Viagens da empresa também podem ser criados e disponibilizados na intranet ou na página de Travel”.

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ENGLISH VERSION

Dear Readers,

The 365-days month has arrived – August! Budgets time, Hotels RFPs evolving and the airlines changing rules of luggage and seats in a domino effect! It’s a lot of fun to change your business strategy without preparing distribution channels or your customers …. we thank some “partners” for putting an end to our daily productivity.

As I have been writing for two and a half years now, I intend to publish a session “The days were like this” when I think it is appropriate, because there are things I wrote that are timeless, others that are important to reinforce and maybe even clarify – because at the time I was not well understood.

The first “The days were like this” I dedicate to the construction phase of travel budgets (I won’t talk about events on this because this hardly exists outside the pharmaceutical and automobile sectors – it is almost a copy and paste from the previous year rs)!

Speaking of the future of the blog, it is also in mind to launch the session “Myths and Truths” soon, since there are some points of view that I put that became true urban legends. More to come!

 

“The days were like this – Building Travel Budgets”

ORIGINAL TEXT: http://blog.panrotas.com.br/gestordeviagens/index.php/2015/07/23/how-to-prepare-for-your-metas-e-o-budget-2016/

What would I add to the original? In Air, consider expenses with reimbursement of luggage, seats assignment and meals on board.

For Hotels, to predict costs with new cancellation policies.

The budgets building phase for 2016 is fast approaching, with Travel Managers (especially those in Purchasing and Finance) having to predict the forthcoming impact in 2016 by the (suffocating) price adjustments on air tickets, hotels, vehicles and other components of the travel category of our companies.

These discussions are often very heated (in companies where there is democracy and Finance invites Procurement to propose a budget, not simply imposes it), but extremely necessary and will directly impact our work and goals (collective and individual) of 2016. Therefore, I suggest to my colleagues and readers that they prepare, study their numbers and analyze their history to ensure a high-level, assertive discussion that brings you good results – a goal is already being struck in its construction!

What indicators do you advocate as components of the costs of your categories? Some ideas:

Air Tickets: official inflation index, salaries (category agreement), QAV variation (aviation kerosene) and exchange variation (which directly influence Airline due to debts)

Hotels: official index of inflation of services, wages (agreement of the various categories involved), electricity (imagine the index for 2016 after the compensatory increases of 2015), IGPM (food)

Rental and Executive Transfers: official rate of inflation of services, salaries (category agreement), cost of insurers, tires, rents (there are stores that are in rented buildings)

TMC: variation of inflation + annual salaries adjustment (COLA)

Read more here

 

Risk Management – Free iSOS Webinar

The International SOS will provide a webinar on the 10th, part of a series of 3 steps, called “PART I: WHAT IS YOUR CRISIS RESPONSE?” , hosted by 3 great specialists from their portfolio.

Although we Brazilians (and Latins in general) are more adept at “putting all in God’s hand,” we can not play with luck. To the staff of the TMCs, I suggest also accessing the webinar on behalf of the consultancy that they must provide to their clients also in this increasingly delicate topic.

Have you stopped to think about what you would do in a crisis situation? So worth watching and collecting ideas to be prepared to discuss. Register here

 

Visas, Vaccines and Documentations Management

While many TMCs offer consulting services in this area to their customers, there is a very interesting provider called CIBT to assist us in managing this part of the program. In addition to providing up-to-date information and proper care to our travelers, we have the opportunity to gain visibility and control over spending in this area – believe me, many companies do not give proper attention and spend much more than they should, as in general employees pay a dispatcher and ask for a refund.

Who has searched for visa information in airlines’ websites, and sometimes even in the Consulates and Embassies, knows how dramatic and unproductive this experience can be (for China then, and for a multiple entrance visa, not even spoken!). Why not consult a database updated by those who understand the subject, and more than that, have due support in the documentation process?

 

GBTA São Paulo, Boston and Rio

There are many things we hear in these events, much that we remember or learn. But what I wanted to keep from GBTA in São Paulo is Gabriela Otto’s suggestion for travel managers about hotel rate negotiations (less LRA, less allotments, more dynamic rates, more discounts on the Best Available Rate (BAR) , so even if you have an NLRA fare, you ALSO have access to the best daily fare, not just the NLRA or the LRA).

At GBTA in Boston, I was impressed with AirBnB’s advancement and its integration with Concur and iSOS. It still did not convince me, but it gave me a positive surprise.

Also interesting are the tools of events management and incentive travel, finally optimizing the processes, eliminating spreadsheets and facilitating the reading of budgets and details for a better decision making by the companies and their meeting planners.

And for the colleagues from the state of Rio de Janeiro, the next edition of GBTA in Rio will be on August 21st at the Hilton in Barra da Tijuca.

 

Fleet Management – Be Prepared!

As I mentioned in one of the last posts, I have no doubt that we will evolute to become Mobility Managers, which will surely include corporate fleet. In fact, many of the fellow travel managers are already responsible for this in their companies.

Well, for those who do not know, there is a reference in the market that is the Parar Institute, which even offers a Training Program for Fleet Managers (my dream to bring the equivalent of this, the GBTA’s The Global Travel Professional Certification, to Brazil). To get an idea of ​​what fleet management is about (it usually does not include trucks, but the manager can be responsible for them as well), below is a summary of the Parar Institute program:

Module 1 – Strategies for Fleet Management
Module 2 – Fleet and Work Contracts Policy
Module 3 – Fleet in Practice
Module 4 – TCO: Costs and Results
Module 5 – KPI: Indicators for Fleet Management
Module 6 – Safety Culture
Module 7 – Supply: Purchasing Management
Module 8 – Corporate Mobility

Duration
Total working hours: 80 hours
(32 class hours + 48 hours of exercises)

 

Change Management Program

My colleague Rafael Lanza, TM LATAM of Zurich Insurance, wrote a very interesting article on Change Management, in a case concerning the implementation of a new TMC. I suggest reading it because there are very interesting excerpts – especially for the practical examples he employs (I am a fan of examples and very little of rhetoric). For example (rs):

“Communication is basically the strategy we create to publicize our actions. We recommend that there are at least four company-wide releases and that this process should begin 45 days in advance of the Go-Live date (start of the new TMC operation). In addition, two or three specific announcements only for Pilot participants are welcome. Communication can be done through emails, newsletter, flyers, intranet videos or on TV screens, events, workshops, breakfasts, etc. (the possibilities are endless) but the participation of the Communication team in this process is fundamental. In addition to having a great knowledge of the most efficient means of communicating this proportion, the “how-to” factor respecting all company guidelines is also relevant and needs to be considered. Shortly before the end of this phase (2), we advise that the round of users training begins. This action is conducted by the TMC training team and potentially by the company’s own team (if it has such a structure and is willing to use its resources for these purposes). The trainings can be presencial or virtual and we recommend that a tutorial be created in case there are many users who can not participate in the sessions. A FAQ and a Memo Card containing the main TMC contacts (OBT team, emergency help desk, etc.) and the company’s Travel Management team can also be created and made available on the intranet or in the Travel page”.

 

 

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Fernão Loureiro

Graduado em Turismo, Pós-Graduado em Gestão de Serviços e MBA em Gestão Empresarial. Atualmente Gerente Estratégico de Viagens e Eventos para a Philips LATAM e Presidente da Global Business Travel Association (GBTA) Brasil. Anteriormente Gestor Regional de Compras de Viagens, Eventos e Frota da Ambev e da Souza Cruz, Gestor de Viagens da Embaixada dos EUA no Brasil, Gerente de Contas da Carlson Wagonlit Travel Brasil e Program Coordinator na CWT Austrália (1 ano na terra dos cangurus). Certificado pela Academia de Viagens Corporativas em Gestão Mercadológica de Viagens e Eventos. Instrutor da Academia GBTA, Blogueiro Panrotas desde 2015, Membro do Board da HSMAI Brasil, Colunista na revista TravelManager (Espanha), participante ativo de painéis e palestras e bastante envolvido com o setor de viagens e eventos corporativos.

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