A inteligência artificial (IA) já deixou de ser uma promessa distante. Hoje, ela integra uma série de decisões operacionais e estratégicas no ambiente corporativo, inclusive na gestão de viagens, uma área historicamente marcada por processos manuais, respostas reativas e alto grau de imprevisibilidade.
Nos últimos anos, ferramentas baseadas em IA e análise preditiva começaram a reestruturar a forma como empresas controlam seus deslocamentos e orçamentos. O que antes exigia esforço constante de correção, hoje pode ser conduzido por dados que apontam com antecedência quando, onde e como os recursos serão utilizados. Na prática, isso significa conseguir prever picos de demanda, antecipar compras em períodos mais vantajosos, poder ajustar políticas com base em comportamentos recorrentes e até renegociar contratos a partir de padrões identificados pela própria tecnologia.
Um levantamento da MyCWT, plataforma de gestão de viagens da empresa CWT (anteriormente conhecida como Carlson Wagonlit Travel), mostrou que soluções baseadas em IA já são capazes de prever variações de custos com até 95% de precisão. Isso muda completamente a lógica dos gestores. Em vez de atuar depois que os custos estouraram, é possível construir cenários mais realistas, tomar decisões com antecedência e reduzir riscos operacionais.
Esse tipo de previsibilidade se torna ainda mais relevante quando consideramos o impacto financeiro do setor de viagens dentro das empresas. Uma gestão pouco eficiente pode gerar perdas expressivas não apenas em recursos, mas também em tempo, produtividade e reputação. Gastos fora da política, reservas feitas de última hora e falhas de comunicação com fornecedores são fontes recorrentes de desperdício que poderiam ser evitadas com ferramentas de antecipação.
Outro ponto importante é que a IA oferece ganhos que vão além do custo direto. Ao cruzar dados de comportamento, histórico de viagens e preferências, os algoritmos conseguem identificar padrões que ajudam a personalizar a experiência dos colaboradores, sem comprometer a política da empresa. Isso permite, por exemplo, negociar com fornecedores a partir da real demanda dos usuários, reduzindo gastos com serviços pouco utilizados e fortalecendo acordos mais estratégicos.
A adoção dessas tecnologias ainda encontra resistência em algumas organizações, especialmente pela percepção de que os modelos são complexos ou exigem uma reformulação completa dos sistemas já existentes. Mas o cenário está mudando. Ferramentas mais acessíveis e com integração simplificada vêm ganhando espaço e facilitando a entrada de empresas que, até então, viam a tecnologia como um investimento distante.
Neste momento, o maior desafio é cultural. É preciso reavaliar o papel do gestor de viagens. Ele deixa de ser um executor e passa a atuar como agente estratégico, alguém que utiliza dados não apenas para controlar, mas para planejar e influenciar decisões mais amplas dentro da empresa.
A previsibilidade oferecida pela IA não elimina os desafios da gestão de viagens, mas permite lidar com eles de forma mais estruturada. Em vez de responder a imprevistos com urgência, é possível criar um ambiente de controle contínuo, que antecipa riscos e gera economia.
À medida que essas soluções evoluem e se tornam mais comuns no mercado, é natural que a expectativa em torno dos resultados também aumente. Empresas que aprenderem a utilizar esses dados de forma prática, integrando-os à rotina de planejamento, estarão mais bem preparadas para lidar com flutuações econômicas, demandas inesperadas e mudanças no comportamento de consumo.
A gestão de viagens do futuro será orientada por dados. E, dentro desse contexto, prever será mais importante do que reagir.
*Edson Gonçalves é cofundador e VP de produtos na Paytrack, plataforma all-in-one definitiva para a gestão de despesas e viagens corporativas. O executivo possui quase 20 anos de dedicação ao campo da tecnologia.
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