No mercado de viagens e de eventos corporativos, não há espaço para amadores

(*) Rodrigo Cezar

Como é feita a gestão de viagens e eventos corporativos atualmente no Brasil? Os meeting planners e gestores de viagens corporativas têm atuado de forma estratégica, contribuindo para criar um setor mais eficaz? Ou estão apenas fazendo booking de hotel e preenchendo planilhas de Excel? São muitas perguntas para uma única constatação: nesse mercado não há espaço para amadores.

Temos percebido, na ALAGEV, a importância dessa gestão mais estratégica e de um pensamento mais orientado para um planejamento macro, colocando em perspectiva tudo o que pode acontecer, desde um cancelamento de viagem, perda de voo ou situações atípicas, como greves ou incidência de fatores naturais imprevisíveis.

Assuntos como a integração de eventos e viagens corporativas (ITM), Duty of Care, monitoramento do viajante corporativo e outros temas têm gerado um debate interessante. Mais do que pensar na racionalização dos custos, os gestores de viagens e eventos corporativos precisam ser criativos e utilizar a tecnologia a seu favor.

Entendemos que, para que essa conexão seja bem executada, todos os envolvidos na gestão de viagens e eventos nas empresas devem ter níveis equivalentes de conhecimento, direcionamento e alinhamento estratégico.

Muitas vezes, com a dinâmica das grandes corporações, as realizações do gestor de viagens e eventos para os stakeholders não são transmitidas de forma eficaz. E, às vezes, a mensagem recebida pelo alto escalão das empresas não é alinhada ao entendimento que os mesmos têm sobre essa categoria. Resumindo: existe um gap significativo entre o entendimento sobre gestão de viagens e eventos nas empresas do ponto de vista do profissional versus a percepção que C-Level tem realmente.

As discussões na Associação têm evoluído a cada reunião de Comunidade Global e a cada evento realizado.

Neste sentido, inclusive, podemos destacar que temos vivido um novo momento na Entidade: estamos focados em entender o mercado de uma forma 360°, o que nos permitirá oferecer cada vez mais uma gama de possibilidades a fim de que o gestor de viagens e eventos corporativos possa contribuir e fazer a diferença em sua empresa e no mercado.

Esse avanço conversa diretamente com a necessidade urgente de termos profissionais capacitados e que realmente entendam do business, indo além de um evento grandioso ou mesmo de uma viagem bem conduzida.

Não há receita de bolo. O caminho é longo e há muito trabalho pela frente. Exatamente por isso, convidamos a todos os profissionais a arregaçarem as mangas, pensarem nesses assuntos e ajudarem a desenvolver o setor. Vamos?

Rodrigo Cezar é presidente da ALAGEV – Associação Latino Americana de Gestores de Eventos e Viagens Corporativas

 

Dentro ou fora da casinha?

Pare e reflita! Quando você pensa na concepção de um evento, qual a melhor a opção? Contratar uma agência ou utilizar a equipe interna para pensar em todo o projeto?

Não há reposta certa ou errada, há momentos e necessidades diferentes para cada ocasião. Pode parecer um tanto “em cima do muro”, mas é uma realidade.

Hoje, ao pensar em um evento é preciso considerar as diferentes formas de impactar e criar engajamento. O volume de informações que recebemos no dia a dia é enorme e a comunicação acontece por canais como whatsapp, internet, mídias sociais, filmes, séries e tantos outros. O evento precisa refletir esse universo.

O ser humano não aceita mais a passividade, não aceita formatos padrões ou um único canal de escolha e de contato. Por isso, a experiência de um evento tem que ser criada com opções de escolha e interação dos participantes. O LACTE, evento realizado pela ALAGEV, se propõe a isso e, desde 2019, traz para o participante a oportunidade de experienciar, vivenciar e criar sua própria jornada dentro do evento.

E como fazemos isso? Não só no LACTE, mas em nossas empresas e cotidiano?

A estrutura interna de uma empresa para conceber e organizar um evento tem o lado positivo de contar com uma equipe que está 100% aculturada dos valores da organização, o que minimiza ajustes no briefing e refação de projetos e ideias.

Por outro lado, o olhar de fora, sem os “vícios” culturais da empresa, possibilita a apresentação de projetos com novos elementos e trazendo um “refresh” ao conceito do encontro.

Há pontos positivos em ambos os processos e o equilíbrio é bom! Unir equipe interna e agência é uma mistura saudável para o processo de criação de um evento. O “briefing de verdade” passado por uma equipe capacitada para conduzir o trabalho com a agência resulta em criações incríveis.

Mais do que o dia do evento, é preciso pensar e operacionalizar as ações e atividades que vão alongar a experiência do participante. Evento não é mais só sobre o dia do encontro. É sobre a jornada e tudo que acontece antes e durante.  É sobre toda essa cauda longa que vai acontecer depois. De dentro ou de fora, os profissionais envolvidos nesse processo precisam pensar a experiência como um todo.

Esse é um dos temas que vamos discutir durante o LACTE15, na sessão educacional “Dentro ou fora da casinha: experiências de quem incorporou a estrutura de eventos e quem não abre mão das ideias de fora” no dia 17 de fevereiro.

E você? O que tem para contribuir sobre o tema? Te esperamos no LACTE!

LACTE15 – Dados Humanos

17 e 18 de fevereiro de 2020
Sessão educacional “Dentro ou fora da casinha: experiências de quem incorporou a estrutura de eventos e quem não abre mão das ideias de fora
Das 14h30 às 15h20
Golden Hall do WTC São Paulo – Av. das Nações Unidas, 12.559
Inscrições até 13/02 – https://alagev.org/lacte15/inscricoes