Como bons gestores de despesas, processos, níveis de serviço e de expectativas alheias, também precisamos ser bons gestores de informações gerenciais e de base de dados da nossa área, fator fundamental para imprimir profissionalismo à nossa área.
Todas as transações que realizamos com nossas TMCs e agências de eventos são analisadas, auditadas e observadas por diversas áreas de nossa empresa. E como parte de um processo de evolução da área e ganho de importância, cada vez mais somos exigidos a ter dados gerenciais completos de cada uma destas transações, onde o Financeiro, o RH, a área de Sustentabilidade, a Auditoria e quem mais quer que necessite de informações nossas, possa saber o centro de custo de origem do viajante, o centro de custo pagante, a conta contábil, o departamento, o número de aprovação da Purchase Order (PO) no back-office (SAP, Oracle, etc), o nome do solicitante que fez o pedido, etc.
Mas como garantir que estas informações estejam corretas nos relatórios, em meio a centenas de bilhetes comprados e reservas feitas diariamente? Minhas dicas são as seguintes:
1- Atualização da ferramenta de perfis de usuários da agência – procure ter uma base de perfis completa e limpa, para que ao contabilizar uma transação (online ou off-line) e subi-la para seus relatórios, a TMC capture o máximo de dados (e corretos) diretamente do perfil do viajante em questão. Importante: estabeleça uma rotina mensal em que seu RH envie um carga diretamente para a TMC com funcionários entrantes, desligados, licenciados ou movidos para outra área – isto ajuda muito a manutenção da base e é possível fazer de forma automatizada.
2- Engaje seus viajantes e secretárias – para ter perfis atualizados, nada melhor que os donos deles, ou seus “procuradores” (as secretárias), serem chamados à responsabilidade.
3- Engaje os consultores da TMC – como um bom líder, explique ao seu time na TMC o PORQUÊ eles precisam fazer aquilo, como é importante o que fazem, onde o “calo aperta”…. não apenas cobre, não dê broncas sem antes explicar a “cadeia”… as pessoas trabalham melhor quanto entendem o impacto de seu trabalho. Importante: se o Gerente de Contas não está te ajudando a resolver o problema ou a engajar a equipe, procure falar diretamente com quem toca suas transações (no caso, a equipe) – e reflita se este Gerente é o melhor para sua conta J.
4- Faça campanhas de conscientização – mostre com exemplos como a falta de informações consistentes nos processos de viagens prejudica o trabalho do Contas a Pagar, do pessoal de Conciliação, do pessoal de Auditoria, do RH, do pessoal de Sustentabilidade , etc. Comunique-se pelo menos a cada 45 dias.
5- Consiga o apoio do Diretor Financeiro: hoje quem manda em nossas empresas é o CFO – mostre a ele como isso impacta a produtividade da empresa e traz perdas financeiras, e você ganhará um simpatizante e apoiador certamente.
6- Designe Key Arrangers – divida a gestão e a responsabilidade pelos perfis com as principais secretárias (isto inclusive faz parte do plano de ter um programa de viagens mais forte) – tenha aliados!.
Além de todo o exposto acima, ter um cadastro atualizado garante a satisfação do viajante – seu frequente flyer será inserido na reserva (ou o consultor não precisará perguntá-lo a cada nova reserva), seu telefone estará na reserva em casos de emergência, o sistema avisará quando o passaporte estiver próximo de expirar… há funcionalidades bem interessantes que contribuem, ainda que levemente, para manter o viajante satisfeito com a TMC.
Mas e os terceiros e convidados? Por isto, é importante que você tenha secretárias responsáveis e engajadas com você… o ideal é que elas, ou o viajante que está responsável pelo convidado, criem o perfil com as informações gerenciais corretas e depois o excluam da base, para que este viajante não possa de forma alguma telefonar na TMC e emitir uma passagem por exemplo (caso você não tenha um fluxo de aprovação rígido).
Não se esqueça que estas mesmas informações são as que aparecerão não só em seus relatórios gerenciais onde analisa-se savings, share por fornecedor, compra antecipada, etc… são elas que abastecerão seu relatório de cartão de crédito e até as faturas da TMC (para aqueles que ainda tem esta modalidade ultrapassada de pagamento, por motivos de força maior). Este assunto pode estar parecendo muito banal para alguns, uma surpresa para outros, mas é a raiz de muitos problemas de nós gestores de viagens e eventos no dia-a-dia.
E como sempre, estou às ordens caso queira trocar ideias e discutir este e qualquer outro tópico.
Um abraço e até semana que vem!
Fernão.
Parabéns Fernão!
Estou achando ótima suas publicações, com informações muito úteis e relevantes tanto para os gestores como também auxilio ao meu trabalho, no caso, consultor de viagens.
As vezes o solicitante não quer compreender que algumas informações que aparentemente parecem simples, como um data de nascimento, frequente flyer, ou seja, um perfil completo, pode impactar no processo para entrega da viagem perfeita ao passageiro. E no momento em que nem mesmo a consultoria não é o bastante para a compreensão do cliente, o auxílio da gestão – Travel é chave e apoio fundamental.
Espero que suas publicações atinjam muitos leitores!
Parabéns.
Isabela Aguiar
Isabela,
Obrigado pelo feedback! Eu também espero chegar a muitas pessoas 🙂
Aproveito para lhe pedir que contribua sempre com ideias e sugestões, uma das ideias de ter este blog é ajudar nosso mercado a se profissionalizar, e todos são parte deste processo independente de seus cargos e posições no “sistema”.
Abraços,
Fernão
Caro Fernão!
As informações de seus Posts tem sido de grande valia para nossa área. Precisamos de fato, profissionalizar esta carteira e suas dicas tem sido muito úteis. Nada como ter alguém quem entenda bem de perto nossa realidade. Eu conheço os 3 lados envolvido no no processo, trabalhei por 11 anos em uma Cia. Aérea, 12 em uma grande Agência e hoje exerço a função de Gestro de Viagens na ALE. Conheço as dificuldades e os entraves bem de perto também. Parabéns!!
José, muito obrigado mais uma vez pela participação. Conto com você!
Abs,
Fernão
Fernão, boa tarde!
Como já te disse pessoalmente, seus posts trouxeram o tom e a técnica que um bom gestor de viagens precisa ler.
Reconheço alguns pontos importantes de seu argumento que preciso comentar, quais sejam:
– Gestor de Despesas – Pela primeira vez ouço um ex-gestor de viagens assumindo uma postura pública mais voltada a estratégia financeira da empresa e mostrando que a função do gestor cresceu e tomou uma proporção “cross” nunca vista.
– CFO é quem manda na empresa – Nada mais alinhado com o fato de se denominar Expense Manager.
– Ter aliados – Gerir despesas gera inimizades em ambientes pouco maduros. Uma postura política é sempre a mais acertada.
– Cargas em massa – penso que seja interessante pensar em integrações. A minha modesta experiência demonstra um ganho de processos incalculável com o uso de uma integração de sistemas. Neste caso, talvez a propriedade do sistema possa ser o único mote a se discutir no âmbito corporativo.
De resto, deixo claro meu elogio a postura e clareza de seu post. Um bom gestor de despesas precisa de boas ferramentas de gestãod e despesas.
Forte abraço!
Danilo, muito obrigado pelos elogios, ainda mais vindo de alguém tão competente e especializado como você.
Concordo que hoje somos muito mais que gestores de viagens, chegamos ao patamar de gestores de despesas e por isto assumi isto publicamente. Sobre as cargas em massa, concordo que deva ser algo moderno, por isto mencionei no post que é possível conectar a TMC com a folha de pagamento de forma automática. Chega de trabalhos manuais desnecessários!
Conto bastante com seus inputs, favoráveis ou não, aos futuros posts.
Um abraço,
Fernão