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Caros Leitores,
Dedico este post a falar sobre a criação de uma Calculadora de Custos de Viagens em sua empresa (Pré-Viagem). É uma ferramenta poderosa, mas pouquíssimo utilizada, na conscientização dos viajantes e para os controles financeiros (contábeis, orçamentários) das organizações. Também aproveito para dividir brevemente uma dica sobre auditoria em taxas aeroportuárias, um estalo que me deu esses dias e que quis compartilhar com vocês.
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Sendo nós os administradores dos setores de Viagens das nossas empresas, é recomendável expandirmos a área de atuação das mesmas, saindo do tradicional tripé Aéreo-Hotel-Carro e contribuindo cada vez mais com o resultado da empresa. Precisamos também educar nossos usuários a comprarem o mais econômico e eficiente, como se o dinheiro gasto na viagem fosse o deles mesmos – o segredo do sucesso de qualquer gestão – e ao mesmo tempo o mais justo com sua saúde, bem-estar e segurança durante o deslocamento a serviço da empresa. Para lograrmos sucesso nestas duas tarefas, existem diversas técnicas e métodos, mas hoje quero destacar a Calculadora de Custos de Viagens.
Expandir o escopo de nossa área e aumentar a visibilidade de dados relevantes que ela traz para a Direção é também uma maneira de dar-lhe maior exposição e consequentemente, a nós mesmos, dentro de nossas organizações (especialmente em um momento de crise onde precisamos mais do que nunca justificar nossa permanência no quadro de colaboradores).
Minha pergunta é: você tem uma ferramenta de Trip Cost Calculator disponível a todos os viajantes, secretárias e aprovadores? É uma maneira simples de seu próprio colaborador visualizar e se conscientizar de quanto efetivamente ele está gastando do dinheiro da empresa na viagem em questão e porque precisa fazer dela a mais eficiente possível… indo além, sugiro que tal arquivo seja criado pelo viajante/secretária, aprovado pelo gestor do colaborador (e dependendo do fluxo de aprovação da empresa, por uma eventual segunda pessoa) e anexado na ferramenta de prestação de contas, para fins de auditoria e controle orçamentário (pré Vs. pós-viagem). Abaixo listo itens que compõem uma viagem e podem fazer parte da calculadora, mas obviamente depende de cada empresa e sua própria política e procedimentos quais adotar no Trip Cost Calculator:
1- Custo estimado com Documentação, como vistos, passaporte (se aplicável):
2- Custo Passagem(ns):
3- Custo Taxas Aeroportuárias (sim, separado):
4- Custo Hospedagem (se aplicável – pode-se colocar aqui também quanto será gasto em um jantar pago para o amigo/familiar que hospedar seu viajante, caso ele opte por não ficar em um hotel):
5- Custo Taxas de Hospedagem (se aplicável):
6- Custo Locação Veículos (carro alugado, van com motorista):
7- Custo Taxas Locação de Veículos:
8- Custo Abastecimento Veículo (caso seja alugado):
9- Custo Estimado com Pedágios e Estacionamentos no destino (caso um carro seja alugado):
10- Custo Estimado com táxi/uber/estacionamento do aeroporto no deslocamento casa-aeroporto de origem:
11- Custo Estimado com locomoção no destino caso nenhum carro seja alugado (Táxi, Uber, Transporte Público):
12- Custo Estimado com Alimentação (baseado no per diem aprovado para o destino):
13- Custo Estimado com gorjetas:
14- Custo Estimado para reembolso de telefonia (crédito no Skype, roaming internacional):
15- Custo Estimado com taxa de conversão de câmbio (para quem é reembolsado das despesas feitas no cartão de crédito quando fora do País):
16- Custo Estimado com contratação de seguro-viagem/assistência ao viajante (quando não utilizado o do cartão de crédito, que aliás recomendo fortemente a utilização como já escrevi em posts anteriores):
17- Custo para Compra de Moeda Estrangeira (se realizada pelo próprio colaborador evidentemente):
18- Custo Estimado com outras despesas (compra de mala caso a do viajante quebre, medicamentos caso fique doente, adaptadores de tomada, acesso à Internet em ambiente externo ao hotel e escritório, etc):
Pronto… agora sim o viajante, o aprovador e a empresa saberão quanto efetivamente (ou estimadamente) aquela viagem custará para os “cofres”, tanto de sua área quando da Companhia. Computar apenas passagem, hotel e carro na conta é camuflar o gasto real… e entendo que Gestão de Viagens Corporativas vai muito além deste tripé aéreo, hotel e carro. O mesmo vale para viagens de terceiros e convidados, onde quem deve preencher o Pre-Trip Cost Calculator é o colaborador responsável por aquela pessoa.
**** TAXAS AEROPORTUÁRIAS ****
Aproveito o post para dar uma dica aos colegas gestores, especialmente aqueles que compram passagens com modelo de faturamento via agência mas também para os que compram com cartões de crédito virtuais. Alguém aqui já investiu algum tempo para auditar o valor das taxas aeroportuárias que somos cobrados? Se a taxa é carregada incorretamente nos canais de distribuição, pagamos mais caro – sim, isso pode acontecer, afinal quantas histórias já não ouvimos de que tarifas de USD 20, USD 50 foram lançadas erroneamente no GDS e muitos que identificaram o erro antes da Cia. Aérea corrigir foram se divertir em muitos destinos internacionais? Bem, além do próprio erro de carregamento da taxa, existe também o risco de problema técnico do próprio distribuidor do conteúdo (no caso, o GDS) na hora da emissão – as chances são pequenas, mas existem. Já quem compra faturado deve auditar pois as cobranças são geradas manualmente … enfim, pode parecer excesso de zelo o que estou falando, mas existe um motivo… e no fim das contas, uma das minhas missões neste blog é alertar os colegas.
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