WhatsApp, Transportes Terrestres, Per Diems, I Conf. Nacional de Gestores, GBTA em 2017

Caros Leitores,

Estamos em 18 de Janeiro, mas já parece Março pelo ritmo dos últimos 10 dias, não é? (Exceto para os que estão em férias, claro!). Não se engane, este ano vai voar de novo… e como disse a Fernanda Montenegro na propaganda do fim do ano passado:

“Não importa a “quantidade” de tempo que passa, mas sim os momentos que ficam dele”

…. ou seja, o que você fará em 2017 para sua Gestão de Viagens e Eventos ser inesquecível para você, seus clientes internos, seus fornecedores e sua empresa? Que bases criará, e que legados deixará para seus sucessores?

 

Transportes Terrestres – Qual a sua estratégia para Negociação e Gestão?

Com a ajuda do especialista Fernando Cavalheiro, que gentilmente dividiu alguns materiais comigo, compartilho abaixo alguns tópicos importantes a considerar na montagem da estratégia, bem como um check-list produzido pela ABRACORP para empresas testarem suas fornecedoras de transporte executivo.

 

 

 

 

O WhatsApp como seu aliado na Gestão

Você já conversou com sua área de Marketing ou RH sobre ter o WhatsApp como canal de comunicação interna? Imagine seus viajantes, aprovadores e secretárias recebendo seus comunicados de Viagens no canal de comunicação instantâneo mais famoso do mundo? Não terá desculpa para dizer que não sabia que a antecedência mínima requerida é de 14 dias e que o check-in doméstico agora se encerra com 40 minutos de antecedência e não mais com 30 minutos – não é?

Não acho que os canais convencionais como Portal de Viagens, Yammer (social media interna), Comunicações por E-mail, Jornalzinho da Empresa, Aviso pregado no cafézinho, Mensagem nos circuitos internos de TV devam ser descontinuados, muito pelo contrário! O WhatsApp vem para agregar e agilizar, mas não deve substituir.

 

 

Agenda GBTA em 2017

Em Novembro fomos a Belo Horizonte e capacitamos 13 Gestores locais, praticamente todos membros do GVMG (Grupo de Gestores de Viagens de Minas Gerais). Em Dezembro, foi a vez de Curitiba, onde reunimos 25 Gestores de Viagens do Paraná, Santa Catarina e Rio Grande do Sul.

Em 2017, iremos à Fortaleza e Brasília ministrar o mesmo curso, além de termos Conferências Anuais em Curitiba (Abril), São Paulo (Junho) e Rio de Janeiro (Agosto).

Fique atento!

 

 

 

I Conferência Nacional de Gestores de Viagens e Eventos do Brasil – SAVE THE DATE
Anotem em suas agendas: dia 18/08/2017 realizaremos  o evento acima citado, em Belo Horizonte. Será um evento de Gestores para Gestores, organizado pelo GVMG (representado pela Carolinha Cunha, da CEMIG), por mim (enquanto Gestor e parte do Board da HSMAI) e com Curadoria da HSMAI Brasil (representado pela Gabriela Otto, Diretora-Geral).

A ideia é reunir Gestores de todos os Setores Econômicos, Grupos e Regiões (TMG, C30, CVC, GVMG, COEGV, GGVRS, GVS) para discutir exemplos de sucesso, estudos globais e o tradicional networking – mas sem muito tempo pro intervalo, pois a agenda será cheia!

Aguardem! Em breve os TMs serão convidados oficialmente, estamos montando as estruturas.

 

Gestão da Categoria de Alimentação em Viagens

 

Algumas empresas trabalham com Per Diems e portanto o funcionário não precisa prestar contas para ser reembolsado, mas outras trabalham com Diárias Máximas de Alimentação (onde ainda precisam prestar contas) – nestes casos, o trabalho de Procurement para diminuir os gastos reportados por eles.

Alguém poderia me contatar caso faça Gestão da Categoria de Alimentação para Viagens Corporativas? Métodos de apuração de Savings, Fornecedores indicados, Estratégias de Negociação? Recebemos (na equipe global) esta incumbência e estamos montando as bases da Categoria, agradeço se alguém puder contribuir… assim que eu tiver o que dividir, podem ter certeza que postarei aqui!

 

Incentivo para Hospedagens em casa de amigos e parentes (não, não é o AirBnB)

Sua empresa já pensou na hipótese de pagar um incentivo para funcionários se hospedarem na casa de amigos e familiares, e com isso diminuírem custos com Hospedagens? Provavelmente sim, mas como operacionalizá-lo é a maior questão… ter uma política padronizada de, por exemplo, USD 50 pela estadia de até 3 noites, USD 80 para 4 a 7 noites, para o viajante retribuir o dono da casa com um jantar ou presente?

Embora venham as questões daqueles que são contrários à ideia, como duty of care (localização do funcionário) – afinal a empresa é responsável por ele o tempo todo – e trabalhistas, pois pode caracterizar incorporação de salário se for pago diretamente na conta bancária do funcionário (mas pode ser feito um encontro de contas no reembolso final da Viagem), creio ser uma ideia inovadora e que pode ser minimamente discutida com seu Gestor. A operacionalização é difícil, como quase tudo que fazemos em Viagens – quem vai controlar para que não haja desvio de finalidade? quem vai estabelecer o teto diário? estará na Política de Viagens? quem isso, quem aquilo? – mas o saving pode ser considerável! Pense em um piloto e experimente 🙂

 

 

ENGLISH VERSION

 

Dear Readers,

It’s January 18, but it looks like March by the pace of the last 10 days, right? (Except for those who are on vacation, of course!). Don’t be hopeful, this year will fly again … and as  told by Fernanda Montenegro in the advertisement of the end of last year:

“No matter the amount of time that passes, but rather the moments that remain of it”

…. in other words, what you will do in 2017 for your Travel and Events Management to be unforgettable for you, your internal customers, your suppliers and your company ? What bases will you create, and what legacies will you leave for your successors?

 

Ground Transportation – if you want it in the English Version, send me a message at fernaotanaka@yahoo.com.br and I will be happy to send it to you.

 

WhatsApp as your ally in Travel Management

Have you talked to your Marketing or HR department about having WhatsApp as one internal travel communication channel? Imagine your travelers, approvers and secretaries receiving your Travel communications on the world’s most famous instant communication channel? They will not have the excuse to say that did not know that the minimum advance purchase is 14 days and that the domestic check-in closes 40 minutes in advance and no longer with 30 minutes, will they?

I do not think that conventional channels such as Travel Portal, Yammer (internal social media), E-mail Communications, Company Newspaper, Warning nailed on the coffee area, Message on the internal TV circuits should be discontinued, quite the opposite! WhatsApp comes to aggregate and streamline, but should not replace them.

 

GBTA Agenda in 2017

In November we went to Belo Horizonte and trained 13 local managers, practically all members of GVMG (Group of Travel Managers of Minas Gerais). In December, it was the turn of Curitiba, where we gathered 25 Travel Managers from Paraná, Santa Catarina and Rio Grande do Sul.

In 2017, we will go to Fortaleza and Brasília to run the same course, in addition to having Annual Conferences in Curitiba (April), São Paulo (June) and Rio de Janeiro (August).

Stay tuned!

 

 

 

I National Conference of Brazil’s Travel and Events Managers – SAVE THE DATE

Put it in your agendas: on the 18th of August, 2017 we will hold the aforementioned event in Belo Horizonte. It will be an event from Travel Managers to Travel Managers, organized and curated by HSMAI Brasil (represented by Gabriela Otto, Director General) and led by GVMG (represented by Carolina Cunha, of CEMIG) and by myself (as Travel Manager and part of the HSMAI Board).

The idea is to bring together Managers from all Economic Sectors, Groups and Regions (TMG, CVC, C30, GVMG, COEGV, GGVRS, GVS) to discuss successes, global studies and the traditional networking – but without too much time in coffee breaks 🙂 – we will be full with educational sessions!

Wait! Soon TMs will be officially invited, we are setting up the structures.

 

Meals Category Management in Business Travel

Some companies work with Per Diems and therefore the employee does not need to claim for reimbursements, but others work with Maximum Allowances (where they still need to claim for them) – in these cases, Procurement works to reduce these expenses reported by them, saving the company’s resources.

Could someone contact me if is managing this category in Corporate Travel? Methods of calculating Savings, Suppliers indicated, Negotiation Strategies? We have received (in the global team) this assignment and are setting the bases of the Category, appreciate if anyone can contribute … as soon as I have what to share, you can be sure that I will post here!

 

Incentives for Staying with Friends or Family during Business Trips (no, it is not AirBnb)

Has your company ever thought of giving employees an incentive to stay at friends’ and family’s homes, and thereby lowering accommodation costs? Probably, but how to make it operational is the biggest issue … having a standardized policy of, let’s say, $ 50 for a stay of up to 3 nights, $ 80 for 4 to 7 nights, for the traveler to reciprocate the owner of the house with a dinner or a present?

Although the items raised by those who oppose the idea, such as duty of care – after all, the company is responsible for travelers all the time – and labor laws, as it can characterize incorporation of salary if it is paid directly into the employee’s bank account (an adjustment can be made on the final reimbursement of the trip), I believe it is an innovative idea that can be minimally discussed with your Line Manager. The operationalization is hard, as almost everything we do in Travel – who will control so that there is no deviation from purpose? Who will establish the daily allowances? Will it be in the Travel Policy? Who will it, who will that? – but costs savings can be considerable! Think about a pilot and give it a try! 🙂