Redesenhe seu programa! / Eventos Inter / GBTA 26-06 / Auditoria / Pedágios e Refeições

Caros Leitores,

Parabéns! Após trabalhar incansavelmente estes cinco primeiros meses de 2017, você acabou de pagar todos os seus impostos do ano aos governos federal, estaduais e municipais. Agora basta trabalhar mais 4 meses para ter acesso a serviços privados que deveríamos ter fornecidos pelo mesmo setor público que trabalhamos 5 meses ao ano para sustentar, e pronto! 3 meses do seu salário você poderá gastar viajando, em restaurantes, arrumando ou trocando seu carro, sua casa, etc. Não preciso dizer que esta perversa realidade também se aplica às nossas empresas, certo? Ou seja, além da pressão para reduzir custos e entregar melhores resultados aos donos e acionistas, as pessoas jurídicas do Brasil pagam impostos violentos para existirem e depois, para contratar segurança particular, propina para agentes públicos não atrapalharem seus negócios, e às vezes até coleta de lixo em áreas mais isoladas – e você paga por tudo isto, afinal todo custo é repassado ao consumidor.

Mas… Keep Calm e desce a tela!!

 

Redesenho de Programas de Viagens Amadurecidos

Dias atrás um conhecido me ligou para trocar ideias e dividi com ele minha visão de que a maioria das empresas ainda tem um mindset de ter a TMC como balizador de decisões de quais sistemas/fornecedores implantar. Ou seja, escolho minha TMC/MMC (Meetings Management Company) e depois o OBT (com seu fluxo de aprovação), o Expense Management, fornecedores de sourcing, ferramentas de eventos, etc.

Entendo que esta não é a estratégia mais adequada para empresas com programas mais avançados, pois gera desgaste no relacionamento com sua TMC e grande perda de tempo, dinheiro e energia para elas, para sua cadeia de provedores e para você. O mais correto é que definam suas engrenagens de front e back-office (aprovações, reservas online, GDS, prestação de contas de viagens corporativas, organização, aprovação e conciliação de eventos), e após isto o intermediário, ou seja, a agência de viagens/eventos que vai operacionalizar tudo isto e ligar os pontos, funcionando efetivamente como uma Travel Management Company (as empresas com programas em fase de maturação ainda podem precisar da TMC para orientá-las na contratação de produtos, devido à falta de especialização do comprador responsável).

É verdade que, mesmo sendo um comprador/gestor estratégico e seguindo esta receita, mudanças do mercado durante a vigência do contrato criam dificuldades, como o exemplo das cartas de seguro-viagem que algumas TMCs se abstiveram de emitir e deixaram o problema para seus clientes resolverem, e pior ainda, incentivando o self-service que para elas é terrível (o próprio viajante entra e emite sua carta, questionando mais uma vez a necessidade de se ter uma agência) – mesmo os clientes querendo remunerá-las para executar o serviço, sabendo que no início o impacto operacional poderia ser grande até os consultores se habituarem com as plataformas. A meu ver, a grande maioria das TMCs perdeu uma oportunidade de rentabilizar seus contratos e deixou seus clientes na mão, abdicando de seu papel de Empresa de Gerenciamento de Viagens (TMC, em inglês) e abrindo espaço mais uma vez para questionamentos sobre sua importância por parte de nossos usuários (será que as que toparam fazer o serviço estão vendendo este serviço on demand para clientes que não estão em sua base? Por que não tentar?).

De qualquer maneira, trouxe este assunto à tona, de inverter a lógica de sua estratégia caso seu programa seja mais maduro, porque creio ser mais eficiente. Mesmo aqueles com programas de viagens globais podem levar este tema para discussão nos calls periódicos que mantém com seus chefes no exterior… por que não selecionar toda a cadeia, e depois a TMC alinhada à ela, ao invés de escolher a TMC e depois ter dificuldades em alinhar o resto da cadeia? Creio que todos sairão ganhando – inclusive as TMCs, com clientes mais focados e BIDs mais eficientes e rápidos.

 

Eventos Internacionais – Bloqueios Aéreos

Aos colegas compradores e gestores, um alerta:  ao abrir um BID para a organização de um grande evento que envolva bloqueio aéreo, cuidado com o número de players que convida. Por que?

Imagine um evento na África do Sul para 100 pessoas. Basicamente há 4 opções viáveis: South African e LATAM (voos diretos) e Ethiopian Airlines e TAAG (ambos com conexão).

Se você abrir licitação para 5 agências de eventos, como as datas serão as mesmas, a Cia. Aérea vai identificar já na segunda cotação que trata-se do mesmo cliente – e não vai passar outro preço a ela, não espere nenhuma negociação espetacular. As agências 3, 4 e 5 (pela ordem de chegada) terão suas cotações devolvidas devido bloqueio(s) já existente(s) – o jeito vai ser elas procurarem as Cias. com conexão, que provavelmente você não escolherá, mesmo sendo mais econômicas, devido ao desgaste físico dos participantes e à agenda apertada (menos provável ainda se for uma viagem de incentivo).

E aí, por uma questão de quem “chegou antes” nos departamentos de Grupos das Cias. Aéreas com voo direto, você pode desclassificar uma ótima agência de eventos porque ela não conseguiu uma boa cotação de bloqueio aéreo (mesmo tendo feito uma boa programação e negociações terrestres, com um voo direto fica difícil de competir). Sempre tenha cuidado com eventos em locais com pouca oferta de transporte, acomodação e catering! A lógica que descrevi acima se aplica também a estas outras partes do Evento, afinal a lei da oferta e demanda é universal!

P.S: avise seus Executivos de Contas, especialmente das Cias. Aéreas, que abriu concorrência do evento em questão para que ele(a) apoie o Departamento de Grupos.

 

QUEM VAMOS? GBTA SÃO PAULO 26/06 – Hilton Morumbi

*Quem vamos é uma expressão da internet para “quem vai comigo”… antes que comecem os apedrejamentos a este blogueiro, é bom esclarecer que trata-se de uma brincadeira no post 🙂

Não se pode perder o GBTA São Paulo, com 60% do público de Gestores e Compradores de Viagens e Eventos Corporativos. Para se inscrever, clique aqui.

 

AUDITORIA – JÁ FEZ AS SUAS HOJE?

Como já disse aqui inúmeras vezes, e em fóruns em que participo, o grande desafio hoje não é negociar, mas sim garantir que as negociações que fechamos cheguem aos nossos compradores (viajantes e secretárias). Ou seja, o carregamento de condições é falho na maioria das vezes – embora haja menos problemas de conexão como há alguns anos atrás, creio que grande parte dos problemas de hoje é causado por erro humano.

Por isso, minha recomendação: audite por conta própria. Tarifas de carro no OBT X no site da locadora (não se esqueça de incluir os seguros) X GDS (TMC deve providenciar evidências), de Hotéis no OBT X Diretório X GDS (TMC deve providenciar evidências), de Aéreo OBT X Site Cia. Aérea X GDS (se der tempo, dê uma olhadinha em uma OTA para se antecipar aos seus viajantes, se atualizar de preços médios de mercado nas suas principais rotas, taxas do site etc). Isso sem falar no relatório do cartão virtual Vs. o financeiro da agência, e principalmente, o resumo mensal do fee da agência Vs. transações efetuadas, preços negociados, taxas de aeroporto etc (seja Corporativo ou de Eventos).  Pago um jantar para quem não achar uma inconsistência sequer em todos estes testes.

O pior de achar a inconsistência é o trabalho posterior de solicitar a correção aos envolvidos, fazer follow-up (raramente corrigem rápido e proativamente) e depois ter que testar de novo – e talvez descobrir que ainda não foi corrigido. Muito trabalhoso e ineficiente, mas nossa obrigação como Gestores.

P.S:  há uns 2 anos atrás escrevi neste blog que Eventos era nossa caixa-preta. Acredite, continua sendo…. audite mais, pergunte mais, critique mais seus fornecedores. Mas principalmente, crie uma estrutura própria e centralizada de Gestão de Eventos (contratos, sistemas, fluxos de aprovação, política), nem que seja apenas em sua área para ser expandida aos poucos. Se não for possível implantar para a empresa inteira, tudo bem…  faça funcionar onde ela for implantada, que os demais aderirão com o tempo.

 

Expense Management – Pedágios e Alimentação

Muito legal a visibilidade que adquirimos com sistemas de gestão de despesas de viagens, mas o que tem sido feito em termos de negociação – além da educação dos usuários (que é fundamental para nosso sucesso, tal qual reforçar que devem comprar passagens com mais de 14 dias ou tão pedagógico quanto quando têm um voucher rejeitado por seus gestores por quebrarem alguma regra).

No caso dos pedágios no Brasil, por que não fazer uma negociação com o fornecedor do Sem Parar no custo da mensalidade do dispositivo, já que o pedágio é regulado pelo poder público e portanto, inegociável?

No caso de Refeições, muito provavelmente seus usuários mais consomem seus per diems e daily allowances no MC Donald’s, Burger King, Subway e Starbucks, ou ainda nas lojas de conveniência das maiores redes de postos de combustíveis do País (BR, Ipiranga, Shell). Por que não procurar estes estabelecimentos, sejam os pontos de vendas diretamente, sejam as redes como um todo, e negociar uma condição especial para seus funcionários – seja um desconto, ou um produto extra como uma garrafa de água? Sem dúvida um belo caso de sucesso pode ser construído em sua empresa a partir daí.

 

 

Dear Readers,

Congratulations! After working tirelessly in these first five months in 2017, you just paid all of your taxes of the year to federal, state and municipal governments. Now it is enough to work another 4 months to have access to private services that we should have provided by the same public sector that we work for 5 months a year to support, and that’s it! 3 months of your salary you can spend traveling, in restaurants, tidying or changing your car, your home, etc. Needless to say, this perverse reality also applies to our companies, right? That is, in addition to the pressure to reduce costs and deliver better results to owners and shareholders, Brazilian legal entities pay violent taxes to exist and then, to hire private security, bribes for public agents do not disturb their business, and sometimes even collection of rubish in more isolated areas – and you pay for all of this, after all everything is passed on to the final consumer.

But… Keep calm and scroll down!!

 

Redesign of Mature Travel Programs

A few days ago a colleague called me to exchange ideas and I shared with him my view that most companies still have a mindset of having the TMC as a decision-maker of which systems / suppliers to deploy. That is, I choose my TMC / MMC (Meetings Management Company) and then the OBT (with its approval flow), Expense Management, sourcing vendors, event tools, etc.

I understand that this is not the most appropriate strategy for companies with more advanced programs, because it generates wear and tear in the relationship with your TMC and great loss of time, money and energy for them, for your chain of providers and for you. The most correct is that they define their front and back-office gears (approvals, online reservations, GDS, corporate travel expense management, organization, approval and reconciliation of events), and after that the intermediary, that is, the Travel / events agency that will operationalize all of this and connect the points, effectively functioning as a Travel Management Company (companies with programs in the process of maturation may still need the TMC to guide them in contracting products due to lack of  expertise from the responsible buyer).

It is true that, even acting as a strategic buyer / manager and following this recipe, market changes during the term of the contract create difficulties, such as the example of travel insurance cards that some TMCs abstained from issuing and left the problem to their customers, and even worse, encouraging the self-service that is terrible for them (the traveler himself enters and issues his letter, again questioning the need to have an agency) – even customers wanting to pay them to perform the service , knowing that in the beginning the operational impact could be great until the consultants get used to the platforms. In my view, the vast majority of TMCs have missed an opportunity to monetize their contracts and have left their clients in the loop, relinquishing their role as a Travel Management Company (TMC) and making room once again for questions about their importance on the part of our users (is it that those who came to make the service are selling this service on demand to customers who are not in their base? Why not to try?).

Either way, I brought this matter to the surface, to reverse the logic of your strategy if your program is more mature because I believe it is more efficient. Even those with global travel programs can take this topic to discussion in the periodic calls they keep with their bosses abroad … why not to select the entire chain, then the TMC aligned with it, instead of choosing the TMC and then have difficulty in aligning the rest of the chain? I believe everyone will win – including the TMCs, with more focused customers and more efficient and fast BIDs.

 

International Events – Air Groups

To my fellow buyers and managers, an alert: when opening a BID to organize a large event involving an air group, be careful of the number of players you invite. Why?

Imagine an event in South Africa for 100 people. Basically there are 4 viable options: South African and LATAM (direct flights) and Ethiopian Airlines and TAAG (both with connection).

If you open a BID for 5 events agencies, as the dates are the same, the airlines will already identify on the second quotation that it is for the same customer – and will not pass another price to it, do not expect any spectacular negotiation. Agencies 3, 4 and 5 (on a first-come, first-served basis) will have their quotations declined due to existing blockings – this way they will look for the airlines with a connection, which you probably will not choose, even if they are more economical, due to the physical exhaustion of the participants and the tight schedule (less likely yet if it is an incentive trip).

And then, as a matter of who has “arrived before” in the Groups departments of the most-direct flight airline, you can disqualify a great agency of events because it did not get a good quotation of air block, and even having made a good program and ground negotiations , with a direct flight is difficult to compete. Be careful with events in places with little offer of transportation, accommodation, catering! The logic I have described above also applies to these other parts of the Event.

P.S: notify your Account Executives, especially from the airlines, that you have opened competition for the event in question so that they support the Groups Department.

 

WHO GOES? GBTA SÃO PAULO 26/06 @ Hilton Morumbi

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AUDIT – HAVE YOU MADE YOURS TODAY?

As I have said here many times, and in forums where I participate, the big challenge today is not to negotiate, but to make sure that the negotiations that we close will reach our buyers (travelers and secretaries). That is, the loading of conditions is flawed most of the time – although there are fewer connection problems like a few years ago, I believe that much of today’s problems is caused by human error.

So, my recommendation is: audit on your own. Car Rates on OBT X on the web site of the car rental company (do not forget to consider insurance) X GDS (TMC must provide evidence), Hotels in the OBT X Directory X GDS (TMC must provide evidence), Air prices in the OBT X Airline’s website X GDS (if you have time, take a look at an OTA to anticipate to your travelers, keep up with average market prices on your main routes, site fees etc). Not to mention the credit card statement Vs the agency’s financial report, and most importantly, the agency’s monthly fee summary Vs. effected transactions, negotiated prices, airport fees etc. (whether Corporate Travel or MICE). I will pay a dinner for anyone who does not find any inconsistency in all these tests.

The worst of finding the inconsistency is the subsequent work of asking for correction to those involved, making follow-up (rarely correcting quickly and proactively) and then having to re-test – and perhaps finding out that it has not yet been corrected. Very laborious and inefficient, but our obligation as Travel & Events Managers.

P.S: 2 years ago I wrote in this blog that Events was our black box. Believe it, it’s still …. Audit more, ask more, criticize your suppliers more. But most of all, create your own centralized Events Management structure (contracts, systems, approval flows, policy), even if it is only in your area to be expanded gradually. If it is not possible to deploy to the entire company, that’s fine … run it wherever it’s deployed, the others will adhere to over time.

 

Expense Management – Tolls and Food

Very nice the visibility we get with travel expense management systems, but what has been done in terms of negotiation – in addition to the education of the users (which is fundamental for our success, such as to reinforce that they must buy tickets with more than 14 Days or as pedagogical as when they have a voucher rejected by their managers for breaking any rule).

In the case of tolls in Brazil, why not to make a negotiation with the supplier “Sem Parar” in the cost of the monthly fee since the toll is regulated by the government  and therefore is non-negotiable?

In the case of Meals, your users most likely consume their per diems and daily allowances at MC Donald’s, Burger King, Subway and Starbucks, or at the convenience stores of the largest gas stations in Brazil (BR, Ipiranga, Shell) . Why not to look for these establishments, be the point-of-sales directly, be the networks as a whole, and negotiate a special condition for your employees – be it a discount, or an extra product like a bottle of water? Undoubtedly a beautiful case of success can be built in your company from there.