Gestor de Viagens

Caros Leitores,

Embora tenha outro post já escrito e pronto para publicar, tirei o espaço de hoje para dividir com os Gestores de Viagens e Eventos de todo o Brasil os detalhes da nossa Conferência HSMAI, a ocorrer em 01/09/2017 em Belo Horizonte – ou seja, está LOGO AÍ! Contamos com o apoio do GBTA Brasil, TMG, CVC, GVS, GVRS, COEGV e de Gestores do Nordeste e Centro-Oeste (liderados por Brasília) – mas todos são bem-vindos, especialmente aqueles que ainda não pertencem a nenhum grupo regional!

Nossos anfitriões deste ano, os membros do GVMG (Gestores de Viagens de Minas Gerais), estão ansiosos em receber-nos em terras mineiras com toda sua hospitalidade para ouvir grandes especialistas de outros setores da economia e sociedade na parte da manhã, e debatermos temas técnicos na parte da tarde com outros Gestores (importante ressaltar que podem haver alterações nos nomes dos painelistas, a depender da agenda de cada um).

Site Oficial:  http://hsmaibrasil.org/eventos/conferencia-travel-managers/

Principais objetivos da 1ª Conferência Nacional de Gestores de Viagens e Eventos Corporativos:

• Unir e fortalecer a categoria de gestores de viagens corporativas do Brasil;
• Divulgar e compartilhar as melhores práticas de gestão, visando alavancar resultados das empresas participantes e contribuir para o desenvolvimento profissional dos gestores de viagens;
• Proporcionar a troca de informações e experiências de temas relacionados a Viagens e Eventos Corporativos e seus subsistemas, promovendo a atualização e desenvolvimento dos participantes.

Comitê Organizador:

• GVMG como idealizador e anfitrião em BH (representados por Carolina Melo e Jane Ribeiro);
• HSMAI Brasil como curador do evento (Gabriela Otto e Fernão Loureiro);

HSMAI Awards:

Uma novidade para todos nós: teremos a premiação de 3 cases durante a Conferência. Todos podem concorrer, bastando apenas seguir as regras mencionadas no fim do post!

 

Caros Leitores,

Parabéns! Após trabalhar incansavelmente estes cinco primeiros meses de 2017, você acabou de pagar todos os seus impostos do ano aos governos federal, estaduais e municipais. Agora basta trabalhar mais 4 meses para ter acesso a serviços privados que deveríamos ter fornecidos pelo mesmo setor público que trabalhamos 5 meses ao ano para sustentar, e pronto! 3 meses do seu salário você poderá gastar viajando, em restaurantes, arrumando ou trocando seu carro, sua casa, etc. Não preciso dizer que esta perversa realidade também se aplica às nossas empresas, certo? Ou seja, além da pressão para reduzir custos e entregar melhores resultados aos donos e acionistas, as pessoas jurídicas do Brasil pagam impostos violentos para existirem e depois, para contratar segurança particular, propina para agentes públicos não atrapalharem seus negócios, e às vezes até coleta de lixo em áreas mais isoladas – e você paga por tudo isto, afinal todo custo é repassado ao consumidor.

Mas… Keep Calm e desce a tela!!

 

Redesenho de Programas de Viagens Amadurecidos

Dias atrás um conhecido me ligou para trocar ideias e dividi com ele minha visão de que a maioria das empresas ainda tem um mindset de ter a TMC como balizador de decisões de quais sistemas/fornecedores implantar. Ou seja, escolho minha TMC/MMC (Meetings Management Company) e depois o OBT (com seu fluxo de aprovação), o Expense Management, fornecedores de sourcing, ferramentas de eventos, etc.

Entendo que esta não é a estratégia mais adequada para empresas com programas mais avançados, pois gera desgaste no relacionamento com sua TMC e grande perda de tempo, dinheiro e energia para elas, para sua cadeia de provedores e para você. O mais correto é que definam suas engrenagens de front e back-office (aprovações, reservas online, GDS, prestação de contas de viagens corporativas, organização, aprovação e conciliação de eventos), e após isto o intermediário, ou seja, a agência de viagens/eventos que vai operacionalizar tudo isto e ligar os pontos, funcionando efetivamente como uma Travel Management Company (as empresas com programas em fase de maturação ainda podem precisar da TMC para orientá-las na contratação de produtos, devido à falta de especialização do comprador responsável).

É verdade que, mesmo sendo um comprador/gestor estratégico e seguindo esta receita, mudanças do mercado durante a vigência do contrato criam dificuldades, como o exemplo das cartas de seguro-viagem que algumas TMCs se abstiveram de emitir e deixaram o problema para seus clientes resolverem, e pior ainda, incentivando o self-service que para elas é terrível (o próprio viajante entra e emite sua carta, questionando mais uma vez a necessidade de se ter uma agência) – mesmo os clientes querendo remunerá-las para executar o serviço, sabendo que no início o impacto operacional poderia ser grande até os consultores se habituarem com as plataformas. A meu ver, a grande maioria das TMCs perdeu uma oportunidade de rentabilizar seus contratos e deixou seus clientes na mão, abdicando de seu papel de Empresa de Gerenciamento de Viagens (TMC, em inglês) e abrindo espaço mais uma vez para questionamentos sobre sua importância por parte de nossos usuários (será que as que toparam fazer o serviço estão vendendo este serviço on demand para clientes que não estão em sua base? Por que não tentar?).

De qualquer maneira, trouxe este assunto à tona, de inverter a lógica de sua estratégia caso seu programa seja mais maduro, porque creio ser mais eficiente. Mesmo aqueles com programas de viagens globais podem levar este tema para discussão nos calls periódicos que mantém com seus chefes no exterior… por que não selecionar toda a cadeia, e depois a TMC alinhada à ela, ao invés de escolher a TMC e depois ter dificuldades em alinhar o resto da cadeia? Creio que todos sairão ganhando – inclusive as TMCs, com clientes mais focados e BIDs mais eficientes e rápidos.

 

Eventos Internacionais – Bloqueios Aéreos

Aos colegas compradores e gestores, um alerta:  ao abrir um BID para a organização de um grande evento que envolva bloqueio aéreo, cuidado com o número de players que convida. Por que?

Imagine um evento na África do Sul para 100 pessoas. Basicamente há 4 opções viáveis: South African e LATAM (voos diretos) e Ethiopian Airlines e TAAG (ambos com conexão).

Se você abrir licitação para 5 agências de eventos, como as datas serão as mesmas, a Cia. Aérea vai identificar já na segunda cotação que trata-se do mesmo cliente – e não vai passar outro preço a ela, não espere nenhuma negociação espetacular. As agências 3, 4 e 5 (pela ordem de chegada) terão suas cotações devolvidas devido bloqueio(s) já existente(s) – o jeito vai ser elas procurarem as Cias. com conexão, que provavelmente você não escolherá, mesmo sendo mais econômicas, devido ao desgaste físico dos participantes e à agenda apertada (menos provável ainda se for uma viagem de incentivo).

E aí, por uma questão de quem “chegou antes” nos departamentos de Grupos das Cias. Aéreas com voo direto, você pode desclassificar uma ótima agência de eventos porque ela não conseguiu uma boa cotação de bloqueio aéreo (mesmo tendo feito uma boa programação e negociações terrestres, com um voo direto fica difícil de competir). Sempre tenha cuidado com eventos em locais com pouca oferta de transporte, acomodação e catering! A lógica que descrevi acima se aplica também a estas outras partes do Evento, afinal a lei da oferta e demanda é universal!

P.S: avise seus Executivos de Contas, especialmente das Cias. Aéreas, que abriu concorrência do evento em questão para que ele(a) apoie o Departamento de Grupos.

 

QUEM VAMOS? GBTA SÃO PAULO 26/06 – Hilton Morumbi

*Quem vamos é uma expressão da internet para “quem vai comigo”… antes que comecem os apedrejamentos a este blogueiro, é bom esclarecer que trata-se de uma brincadeira no post 🙂

Não se pode perder o GBTA São Paulo, com 60% do público de Gestores e Compradores de Viagens e Eventos Corporativos. Para se inscrever, clique aqui.

 

AUDITORIA – JÁ FEZ AS SUAS HOJE?

Como já disse aqui inúmeras vezes, e em fóruns em que participo, o grande desafio hoje não é negociar, mas sim garantir que as negociações que fechamos cheguem aos nossos compradores (viajantes e secretárias). Ou seja, o carregamento de condições é falho na maioria das vezes – embora haja menos problemas de conexão como há alguns anos atrás, creio que grande parte dos problemas de hoje é causado por erro humano.

Por isso, minha recomendação: audite por conta própria. Tarifas de carro no OBT X no site da locadora (não se esqueça de incluir os seguros) X GDS (TMC deve providenciar evidências), de Hotéis no OBT X Diretório X GDS (TMC deve providenciar evidências), de Aéreo OBT X Site Cia. Aérea X GDS (se der tempo, dê uma olhadinha em uma OTA para se antecipar aos seus viajantes, se atualizar de preços médios de mercado nas suas principais rotas, taxas do site etc). Isso sem falar no relatório do cartão virtual Vs. o financeiro da agência, e principalmente, o resumo mensal do fee da agência Vs. transações efetuadas, preços negociados, taxas de aeroporto etc (seja Corporativo ou de Eventos).  Pago um jantar para quem não achar uma inconsistência sequer em todos estes testes.

O pior de achar a inconsistência é o trabalho posterior de solicitar a correção aos envolvidos, fazer follow-up (raramente corrigem rápido e proativamente) e depois ter que testar de novo – e talvez descobrir que ainda não foi corrigido. Muito trabalhoso e ineficiente, mas nossa obrigação como Gestores.

P.S:  há uns 2 anos atrás escrevi neste blog que Eventos era nossa caixa-preta. Acredite, continua sendo…. audite mais, pergunte mais, critique mais seus fornecedores. Mas principalmente, crie uma estrutura própria e centralizada de Gestão de Eventos (contratos, sistemas, fluxos de aprovação, política), nem que seja apenas em sua área para ser expandida aos poucos. Se não for possível implantar para a empresa inteira, tudo bem…  faça funcionar onde ela for implantada, que os demais aderirão com o tempo.

 

Expense Management – Pedágios e Alimentação

Muito legal a visibilidade que adquirimos com sistemas de gestão de despesas de viagens, mas o que tem sido feito em termos de negociação – além da educação dos usuários (que é fundamental para nosso sucesso, tal qual reforçar que devem comprar passagens com mais de 14 dias ou tão pedagógico quanto quando têm um voucher rejeitado por seus gestores por quebrarem alguma regra).

No caso dos pedágios no Brasil, por que não fazer uma negociação com o fornecedor do Sem Parar no custo da mensalidade do dispositivo, já que o pedágio é regulado pelo poder público e portanto, inegociável?

No caso de Refeições, muito provavelmente seus usuários mais consomem seus per diems e daily allowances no MC Donald’s, Burger King, Subway e Starbucks, ou ainda nas lojas de conveniência das maiores redes de postos de combustíveis do País (BR, Ipiranga, Shell). Por que não procurar estes estabelecimentos, sejam os pontos de vendas diretamente, sejam as redes como um todo, e negociar uma condição especial para seus funcionários – seja um desconto, ou um produto extra como uma garrafa de água? Sem dúvida um belo caso de sucesso pode ser construído em sua empresa a partir daí.

 

 

Dear Readers,

Congratulations! After working tirelessly in these first five months in 2017, you just paid all of your taxes of the year to federal, state and municipal governments. Now it is enough to work another 4 months to have access to private services that we should have provided by the same public sector that we work for 5 months a year to support, and that’s it! 3 months of your salary you can spend traveling, in restaurants, tidying or changing your car, your home, etc. Needless to say, this perverse reality also applies to our companies, right? That is, in addition to the pressure to reduce costs and deliver better results to owners and shareholders, Brazilian legal entities pay violent taxes to exist and then, to hire private security, bribes for public agents do not disturb their business, and sometimes even collection of rubish in more isolated areas – and you pay for all of this, after all everything is passed on to the final consumer.

But… Keep calm and scroll down!!

 

Redesign of Mature Travel Programs

A few days ago a colleague called me to exchange ideas and I shared with him my view that most companies still have a mindset of having the TMC as a decision-maker of which systems / suppliers to deploy. That is, I choose my TMC / MMC (Meetings Management Company) and then the OBT (with its approval flow), Expense Management, sourcing vendors, event tools, etc.

I understand that this is not the most appropriate strategy for companies with more advanced programs, because it generates wear and tear in the relationship with your TMC and great loss of time, money and energy for them, for your chain of providers and for you. The most correct is that they define their front and back-office gears (approvals, online reservations, GDS, corporate travel expense management, organization, approval and reconciliation of events), and after that the intermediary, that is, the Travel / events agency that will operationalize all of this and connect the points, effectively functioning as a Travel Management Company (companies with programs in the process of maturation may still need the TMC to guide them in contracting products due to lack of  expertise from the responsible buyer).

It is true that, even acting as a strategic buyer / manager and following this recipe, market changes during the term of the contract create difficulties, such as the example of travel insurance cards that some TMCs abstained from issuing and left the problem to their customers, and even worse, encouraging the self-service that is terrible for them (the traveler himself enters and issues his letter, again questioning the need to have an agency) – even customers wanting to pay them to perform the service , knowing that in the beginning the operational impact could be great until the consultants get used to the platforms. In my view, the vast majority of TMCs have missed an opportunity to monetize their contracts and have left their clients in the loop, relinquishing their role as a Travel Management Company (TMC) and making room once again for questions about their importance on the part of our users (is it that those who came to make the service are selling this service on demand to customers who are not in their base? Why not to try?).

Either way, I brought this matter to the surface, to reverse the logic of your strategy if your program is more mature because I believe it is more efficient. Even those with global travel programs can take this topic to discussion in the periodic calls they keep with their bosses abroad … why not to select the entire chain, then the TMC aligned with it, instead of choosing the TMC and then have difficulty in aligning the rest of the chain? I believe everyone will win – including the TMCs, with more focused customers and more efficient and fast BIDs.

 

International Events – Air Groups

To my fellow buyers and managers, an alert: when opening a BID to organize a large event involving an air group, be careful of the number of players you invite. Why?

Imagine an event in South Africa for 100 people. Basically there are 4 viable options: South African and LATAM (direct flights) and Ethiopian Airlines and TAAG (both with connection).

If you open a BID for 5 events agencies, as the dates are the same, the airlines will already identify on the second quotation that it is for the same customer – and will not pass another price to it, do not expect any spectacular negotiation. Agencies 3, 4 and 5 (on a first-come, first-served basis) will have their quotations declined due to existing blockings – this way they will look for the airlines with a connection, which you probably will not choose, even if they are more economical, due to the physical exhaustion of the participants and the tight schedule (less likely yet if it is an incentive trip).

And then, as a matter of who has “arrived before” in the Groups departments of the most-direct flight airline, you can disqualify a great agency of events because it did not get a good quotation of air block, and even having made a good program and ground negotiations , with a direct flight is difficult to compete. Be careful with events in places with little offer of transportation, accommodation, catering! The logic I have described above also applies to these other parts of the Event.

P.S: notify your Account Executives, especially from the airlines, that you have opened competition for the event in question so that they support the Groups Department.

 

WHO GOES? GBTA SÃO PAULO 26/06 @ Hilton Morumbi

You can not miss GBTA São Paulo, with 60% of the audience of Travel Managers and Buyers and Corporate Events. To register, click here.

 

AUDIT – HAVE YOU MADE YOURS TODAY?

As I have said here many times, and in forums where I participate, the big challenge today is not to negotiate, but to make sure that the negotiations that we close will reach our buyers (travelers and secretaries). That is, the loading of conditions is flawed most of the time – although there are fewer connection problems like a few years ago, I believe that much of today’s problems is caused by human error.

So, my recommendation is: audit on your own. Car Rates on OBT X on the web site of the car rental company (do not forget to consider insurance) X GDS (TMC must provide evidence), Hotels in the OBT X Directory X GDS (TMC must provide evidence), Air prices in the OBT X Airline’s website X GDS (if you have time, take a look at an OTA to anticipate to your travelers, keep up with average market prices on your main routes, site fees etc). Not to mention the credit card statement Vs the agency’s financial report, and most importantly, the agency’s monthly fee summary Vs. effected transactions, negotiated prices, airport fees etc. (whether Corporate Travel or MICE). I will pay a dinner for anyone who does not find any inconsistency in all these tests.

The worst of finding the inconsistency is the subsequent work of asking for correction to those involved, making follow-up (rarely correcting quickly and proactively) and then having to re-test – and perhaps finding out that it has not yet been corrected. Very laborious and inefficient, but our obligation as Travel & Events Managers.

P.S: 2 years ago I wrote in this blog that Events was our black box. Believe it, it’s still …. Audit more, ask more, criticize your suppliers more. But most of all, create your own centralized Events Management structure (contracts, systems, approval flows, policy), even if it is only in your area to be expanded gradually. If it is not possible to deploy to the entire company, that’s fine … run it wherever it’s deployed, the others will adhere to over time.

 

Expense Management – Tolls and Food

Very nice the visibility we get with travel expense management systems, but what has been done in terms of negotiation – in addition to the education of the users (which is fundamental for our success, such as to reinforce that they must buy tickets with more than 14 Days or as pedagogical as when they have a voucher rejected by their managers for breaking any rule).

In the case of tolls in Brazil, why not to make a negotiation with the supplier “Sem Parar” in the cost of the monthly fee since the toll is regulated by the government  and therefore is non-negotiable?

In the case of Meals, your users most likely consume their per diems and daily allowances at MC Donald’s, Burger King, Subway and Starbucks, or at the convenience stores of the largest gas stations in Brazil (BR, Ipiranga, Shell) . Why not to look for these establishments, be the point-of-sales directly, be the networks as a whole, and negotiate a special condition for your employees – be it a discount, or an extra product like a bottle of water? Undoubtedly a beautiful case of success can be built in your company from there.

 

 

Caros Leitores,

É uma sensação particular, ou o Brasil começa a reagir? Mais viagens corporativas, planos de viagens, vendas, calls, reuniões com fornecedores, e-mails internos e novos funcionários no Dia de Integração (pelo menos onde trabalho)! Mas uma sensação de quem conversa (e muito :-)) com outros colegas (fornecedores e gestores). Vamos torcer para que sim, claro!

A propósito, está chegando a I Conferência Nacional de Travel Managers da HSMAI, dia 01/09. A agenda está quase pronta, detalhes de participação praticamente definidos (aéreo, hotéis, transfers). Em breve mais notícias! Leia a notícia aqui

 

 

 

 

 

 

1º HSMAI Executive Roundtable para Travel Managers, 28/04

 

 

 

 

 

Curso GBTA em Fortaleza, 19/04

 

Minha ideia hoje é falar de dois temas bastante atuais e com impactos sobre algo maior – nossas carreiras (o terceiro tema): o que a nova regulamentação da terceirização e a reforma trabalhista podem trazer de bom para o setor de viagens e eventos corporativos?

Devo dizer que sou a favor de ambas (com algumas ressalvas), e não será difícil compreender isto lendo minha argumentação abaixo. Creio serem medidas positivas para o Turismo, especialmente o setor Corporativo, e dou os exemplos abaixo (naturalmente aberto ao contraditório, já que muitos provavelmente não concordarão):

1- Poderão surgir no mercado empresas de formação especializada de consultores de viagens, recepcionistas, aeronautas (que têm legislação própria) – ou seja, organizações que recrutam, treinam e reciclam estes profissionais para atenderem nossos viajantes, e que serão contratados pelas horas necessárias para executar o serviço, tirando dos empregadores a responsabilidade por esta parte do processo – e eles continuarão tendo seus direitos trabalhistas garantidos, o mais importante. Também poderão ser contratados como PJs diretamente, por que não? Alguns dirão: “imagina meu RH contratar X funcionários como PJ, que trabalhoso?” Ora, contratar um colaborador diretamente também dá muito trabalho.

Um exemplo que sempre costumo dar é o da Cia. Aérea que precisa manter estrutura permanente em certos aeroportos no interior do Brasil para receber 1 ou 2 voos diários – precisam pagar 8 horas diárias a estes funcionários, dar-lhes hora de almoço quando na verdade poderiam fazer shifts de 3 ou 4 horas diárias (como ocorre em países desenvolvidos como Austrália, Nova Zelândia e EUA).

E em uma TMC então, onde os fees são construídos para demandas de 8 horas diárias (além do nível de Senioridade da equipe), quando nem sempre o cliente tem uma demanda de 8 horas diárias, ainda mais com OBTs cada vez mais populares? A TMC que faz gestão de seus próprios recursos analisando horários de pico poderá alocá-los com base nesta nova realidade do trabalho por horas, e a relação também ser mais transparente com seus clientes.

 

2- Com a flexibilização das relações trabalhistas, o fim do anti-democrático imposto sindical e outros tantos ganhos, os custos dos fornecedores tendem a ser menores – e sua rentabilidade maior:

a) Para as TMCs, o fee dos clientes passa a ser mais significativo e melhora-se a margem de contribuição perante o resultado final da conta (depende-se menos das comissões e incentivos dos fornecedores finais para se ter uma relação lucrativa, o que pode melhorar por tabela a transparência de algumas que cobram comissões dos fornecedores finais de maneira escondida para rentabilizar o contrato);

b) Para as Cias. Aéreas nacionais, junto com a mudança das regras de bagagem e o provável fim do limite de investimento estrangeiro, aumenta-se também a rentabilidade e a chance de eliminar os grandes prejuízos sofridos por estas empresas nos últimos anos – fora a provável melhora nos índices econômicos (risco-Brasil mais baixo e dólar mais estável) que as impactam diretamente na dívida e custo de combustível (QAV);

c) Para os Hotéis, abre-se a possibilidade de terceirizar mais serviços , mas abre-se um conflito (inerente a todos na verdade, mas ainda mais grave para eles): sendo um serviço EXTREMAMENTE personalizado, o risco para a Hotelaria é alto – vide diversos hotéis com estacionamentos terceirizados e que são reféns de manobristas e motoristas despreparados, mal-educados e lentos.

d) Empresas de tecnologia poderão contratar diretamente mais desenvolvedores e programadores PJ ou de empresas especializadas – provavelmente este é um dos custos mais altos na concepção, desenvolvimento e lançamento de um produto ou de suas atualizações (as famosas “versões 1, 1.1, 2.5”).

 

3- Com ambas medidas aprovadas e em vigor, mais a aprovação do teto de gastos do governo federal, inflação sob controle, reforma da Previdência e juros declinantes, estamos criando o ambiente econômico (o jurídico e político ainda levarão tempo) propício para a chegada de mais competidores, sejam estrangeiros ou empreendedores brasileiros: empresas de tecnologia de reserva, distribuição de conteúdo, gestão de despesas, criação e organização de eventos, locação de veículos, e especialmente, companhias aéreas regionais – e de preferência, de baixo custo.

Tendo exposto rapidamente minha opinião a respeito destes temas, entramos em outro tópico: a mudança do papel do Travel Manager para Mobility Manager.

Diferente do que ouvi alguns outros executivos dizerem recentemente, discordo totalmente que o Travel Manager e a TMC devem se unir para não desaparecem juntos – nenhum dos 2 desaparecerá por completo, apenas terão que se ajustar nos próximos 10 anos. Os Travel Managers que se tornarem especialistas em Mobilidade, e as TMCs que se tornarem empresas de tecnologia que prestam serviços de reservas e acompanhamento de viagens, triunfarão. Os demais (que não se adaptarem) queimarão pneus nas estradas contra a reforma da Previdência de 2028 (afinal deve-se reformá-la periodicamente, conforme a população envelhece e aumenta-se a expectativa de vida geral), ou terão empregos menos valorizados financeiramente (e mais operacionais).

O Mobility Manager, além das Viagens Corporativas, provavelmente cuidará de Frota e dos Fretados dos funcionários, que até lá já estarão sendo substituídos por aplicativos de carona compartilhada  – isso se os funcionários todos não estiverem em Home Office (como também prevê a atual Reforma Trabalhista, vejam só!). Talvez até de cuide de Transporte de Carga, para ter sinergia de negociação com as Cias. Aéreas ou com fornecedoras próprias deste serviço, como DHL, Fedex e outras do gênero que não são necessariamente Cias. Aéreas.

E as TMCs, também em franca transformação, serão empresas de tecnologia voltadas para gerir viagens corporativas – com relatórios intuitivos, fáceis, atualizados em tempo real, gestão de expenses, localização de viajantes, apps próprios, atendimento virtual, sourcing eletrônico, todas as tarifas e fornecedores finais em suas prateleiras…. e quem sabe, ajudando os Mobility Managers a gerenciarem também suas Frotas, Fretados e Carga.

 

Faturamento

O Rubens publicou há alguns dias um artigo sobre Faturamento, um tema que planejava expor aqui também. Ele falou do faturamento dos fees das TMCs, ao passo que desejo falar sobre outro faturamento: dos hotéis e locadoras.

É verdade que esta forma de pagamento vem diminuindo nos últimos anos, com a adoção de cartões individuais por algumas empresas e de virtuais por outras, e o aprimoramento dos métodos de cobrança e conciliação (Virtual Card Number, Meeting Cards, Purchase Cards, Conferma, etc).

Mas, quem vai acabar definitivamente com o faturamento a que me refiro? As TMCs? Pouco provável. Os clientes? Menos provável.

Os Hotéis e as Locadoras são os únicos capazes de fazer isto de forma organizada e definitiva, enquanto fornecedores finais. Lembro-me da iniciativa frustrada de uma associação hoteleira de abolição do faturamento, que foi logo desconsiderada pelos…. hoteleiros! Alguns começaram a abrir exceções para seus clientes, os demais ficaram assustados em perder os seus por não faturarem mais…. enfim, perdeu-se uma boa oportunidade. Naquela época, o mercado era muito mais simples e imaturo, com menos aplicativos, start-ups e principalmente soluções para suportar uma mudança desta magnitude. Hoje, 8 anos depois, os fornecedores finais têm muito mais oportunidade de fazê-lo, e de uma maneira organizada, dando um prazo para os intermediários e os clientes finais se adaptarem à nova realidade (e temos provas mais que suficientes que sim, no fim todos se adaptam ao que é melhor).

Faturamento (se necessário) deve ser exceção, e não regra!

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ENGLISH VERSION

Dear Readers,

Is it a particular feeling, or is Brazil beginning to react? More corporate trips, travel plans, sales, calls, vendor meetings, internal emails and new employees on Integration Days (at least where I work)! But especially a feeling of who talks (and a lot :-)) with other colleagues (suppliers and buyers). Let’s hope so!

By the way, the 1st HSMAI National Conference of Travel Managers is arriving on 01/09. The agenda is almost ready, details of participation practically defined (air, hotels, transfer). More to come soon! Read the news here

My idea today is to talk about two very current subjetcs with impacts on something bigger – our careers (the third theme): What can the new outsourcing and labor regulations bring to the travel and events industry?

I must say that I am in favor of both (with some restrictions), and it will not be difficult to understand this by reading my text below. I believe they are positive measures for Tourism, especially the corporate sector, and give the examples below (naturally open to the contradictory, since many probably will not agree):

1- Specialized training companies for travel consultants, receptionists, airport agents (who have their own legislation) – that is, organizations that recruit, train and recycle these professionals to assist our travelers, who will be hired for the necessary hours to perform the service, taking away from employers the responsibility for this part of the process – and they will continue to have their labor rights guaranteed, most importantly. They can also be hired as private-owned companies directly, why not? Some will say, “Can you imagine my HR hiring X employees like private companies, how laborious?” Well, hiring a collaborator directly also gives a lot of work.

An example I always give is the one coming from the air sector, which must maintain a permanent structure in certain airports in the countryside of Brazil to receive 1 or 2 flights a day – they must pay 8 hours a day to these employees, give them lunch time when in fact they could do shifts of 3 or 4 hours a day (as it happens in developed countries like Australia, New Zealand and USA).

And in a TMC then, where the fees are built for 8-hour demands daily (in addition to the Seniority level of the team), when not always the customer has an 8-hour demand every day, even more with the increasingly popular OBTs? The TMC that manages its own resources by analyzing peak times can allocate them based on this new reality of work per hours, and the relationship also be more transparent with its clients.

 

2- With the relaxation of labor relations, the end of the anti-democratic mandatory trade union tax and other gains, the costs of suppliers tend to be lower – and have greater profitability.

a) For TMCs, the customer fee becomes more significant and the margin of contribution to the final result of the account is improved (less depends on the commissions and incentives of the final suppliers to have a profitable relationship, which Can improve by transparency the transparency of some that charge commission of the final suppliers in a hidden way to monetize the contract);

b) For the Airlines, together with the changing baggage rules and the likely end of the foreign investment limit, both reforms also increase the profitability and the chance of eliminating the great losses suffered by these companies in recent years – apart from the probable improvement in economic indexes (lower risk-Brazil and a more stable dollar) that directly impact on debt and fuel costs;

c) For Hotels, the possibility of outsourcing more services is opened up, but a conflict (inherent in all, but even more serious for them) opens up: being an EXTREMELY personalized service, the risk for Hospitality is high – see various hotels with outsourced parking lots that have unprepared, rude and slow drivers.

d) Technology companies will be able to directly hire even more outsourced developers and programmers or specialized companies – this is probably one of the highest costs in designing, developing and launching a product or its upgrades (the famous “versions 1, 1.1, 2.5” ).

3 – With both measures approved and in force, plus approval of the Federal Government spending ceiling, inflation under control, Social Security’s reform and declining interest rates, we are creating the economic environment (the legal and political will still take time) conducive to the arrival of more competitors, whether foreigners or Brazilian entrepreneurs: booking technology companies, distribution of content, expense management, creation and organization of events, rental of vehicles, and especially, regional airlines – and preferably, low cost.

Having briefly explained my thoughts on these facts, we went on another topic: the changing  role of Travel Manager to a Mobility Manager position.

Unlike what I’ve heard a few other executives say recently, I totally disagree that Travel Manager and TMC must come together so they do not disappear together – none of the 2 will disappear altogether, they just have to adjust over the next 10 years. Travel Managers who become Mobility Specialists, and TMCs that become technology companies that provide travel booking and travel tracking services, will triumph. The others (who do not adapt) will burn tires on the roads against the Social Security reform of 2028 (after all, it must be reformed periodically, as the population ages and the general life expectancy increases), or they will have less financially valued jobs (and more operational as well).

The Mobility Manager, in addition to Corporate Travel, is likely to take care of Fleet and Employee Transportation, who by then will be being replaced by shared ride applications – this is if all employees are not in Home Office (as is the current Labor Reform proposing!). Maybe even take care of Freight Transportation, to have synergy of negotiation with the airlines or with traditional Freight suppliers, such as DHL, Fedex and others that are not necessarily airlines.

And the TMCs will also be technology companies geared toward managing corporate travel – with intuitive, easy-to-use reporting, updated real-time, expense management, traveler location, own apps, virtual attendance, electronic sourcing, all fares and final vendors on their shelves …. and who knows, helping Mobility Managers to manage their Fleets, Charters and Freight besides Corporate Travel and Events.

 

Invoicing

Rubens published a few days ago an article about Invoicing, a theme that I was planning to approach here as well. He talked about the billing of the TMCs fees, while I want to talk about other type of invoicing that is also perverse: from hotels and video stores.

It is true that this form of payment has been decreasing in recent years, with the adoption of individual cards by some companies and virtual ones by others, and the improvement of methods of collection and reconciliation (Virtual Card Number, Meeting Cards, Purchase Cards, Conferma, etc).

But who will definitely end up with the billing I am referring to? The TMCs? No. Clients? Less likely.

The Hotels and the Rental car companies are the only ones able to do this in an organized and definitive way, as final suppliers. I remember that a few years ago an initiative of a hotel association to extinguish the billing was soon disregarded by the …. hoteliers! Some began to make exceptions for their customers, the others were scared to lose theirs by not billing anymore …. and we all missed a good opportunity. At that time, the market was much simpler and immature, with fewer applications, start-ups and especially consistent solutions to support a change of this magnitude. Today, 8 years later, final suppliers have a much better chance of doing so, in an organized way, giving a deadline for intermediaries and end-customers to adapt to the new reality (and we have more than enough evidences that we all adapt to what is better).

Billing/Invoicing (if necessary) should be an exception, not the rule!