Fornecedores: não fiquem chateados!

Uma das principais razões deste blog ter sido criado é o de dar voz e retratar o dia-a-dia do Gestor de Viagens e Eventos, e trazer assuntos polêmicos à tona para debate e reflexão dos leitores.

Vira-e-mexe em conversas com fornecedores, ouço alguns deles dizerem com certo tom de mágoa: “Gestor X não me recebe nunca, não atende telefone, não responde e-mail… não sei mais o que fazer”. Em alguns quase vejo uma lágrima escorrer no rosto, parece um amor não-correspondido. Por trás, uma vontade genuína de se relacionar com seu cliente, e em comum a todos, a meta de visitas que todo vendedor tem que cumprir e reportar em seu CRM.

Fornecedores: não fiquem chateados! Ser gestor de viagens e eventos, especialmente de grandes corporações, requer uma administração do tempo exemplar. Por baixo, nossa agenda deve-se dividir da seguinte forma (isso quando somos dedicados a Travel, e não acumulamos outras áreas de gestão):

Demandas mais comuns

– Cias. Aéreas (no mínimo umas 3 domésticas e umas 5 internacionais);
– Hotéis (a RFP nunca acaba, nem fazendo promessa de Ano Novo!!!);
– Locadoras de carros (pelo menos umas 2);
– TMC (Brasil no mínimo e LATAM para alguns);
– Eventos (alguns gestores cuidam das 2 áreas);
– Treinamentos internos (seja de procedimentos da empresa ou ministrando treinamentos de política e procedimentos de Travel para os usuários);
– Reunião com o chefe e a Diretoria – Travel é uma área polêmica, acende debates acalorados e todo mundo da Diretoria e de qualquer área da empresa acha que entende mais que a gente, então dá mais trabalho reeducar do que ensinar pela primeira vez;
– Reunião com outras áreas – business partners como RH, Finanças, Facilities, Compras;
– Telefonema da secretária possessa com a TMC;
– Telefonema do viajante possesso com a TMC;
– Gestão de colaboradores (analistas, estagiários, etc);
– Pepinos que surgem às 17h58.

Demandas menos comuns mas ainda assim existentes:

– Gestão de táxis, transfers executivos, seguro-viagem, forma de pagamento;
– Reuniões com fornecedores de novas soluções (a gente tem sempre que estar de olho no mercado).

Claro que sei que alguns gestores exageram na ausência de reuniões, e aí fica uma dica para vocês meus colegas: a gente aprende muito com nossos fornecedores! Essa aliás é uma dica valiosa da área de Suprimentos/Procurement… eles nos trazem tendências, ideias e dicas muitas vezes úteis e estratégicas. Se você não os recebe, está perdendo, pode ter certeza.

Organização é fundamental para o sucesso, então a minha dica é: estabeleça um dia na semana para receber fornecedores (Supplier Day). Reuniões de 30 a 40 minutos, umas 4 numa manhã ou numa tarde. Você não precisa se reunir com todos, mas eleja os seus top e cultive o relacionamento de sua empresa com eles (sim, você é o representante de uma pessoa jurídica e faz parte do seu trabalho de gestor e de comprador administrar fornecedores, não apenas procurando-os quando o VP não pontuou as milhas no cartão ou não conseguiu embarcar!).

Fornecedores, façam também sua parte por favor. Levem para a reunião dados importantes, sugestões, façam valer o tempo que conseguirem: visitas para tomar café, fazer fofoca do mercado e contar coisas sem valor estratégico ficaram no passado… O mercado está amadurecendo e se profissionalizando. Não fique para trás!