Diretório de Hotéis: (um dos) pesadelo(s) do Travel Manager

Não é culpa de nenhum hotel, mas também não é culpa nossa. Quem aí, seja de Compras ou da Gestão direta de Viagens, gasta pelo menos uns 30% de seu tempo gerenciando o Diretório de Hotéis de sua empresa? E quando se trabalha em uma joint-venture, onde são 2 Diretórios? É de chorar.

A categoria de Hotéis dá trabalho de gente grande e envolve muitos interesses. Gerenciá-la requer organização, foco, uma enorme capacidade de coordenação de dados, ótimos contatos nas redes hoteleiras e cada vez mais profissionalismo, tanto do gestor/negociador quanto dos Hoteleiros. Não dá mais pra pedir uma tarifa-acordo pra rede inteira quando sua empresa não utiliza todas as cidades onde a rede tem Hotéis, e não dá mais pra prometer 500 Room Nights pra 5 hotéis na mesma cidade, quando você tem 1.000 room nights por ano naquela cidade (o fornecedor está mais atento e cobrando os 1500 room nights de déficit dessa conta, assim como as Cias Aéreas com seus shares).

Outra ação importante é obter aprovação da área de Segurança, que precisa avaliar em cada estabelecimento as rotas de fuga em caso de incêndio, os sprinklers (aqueles dispositivos no teto que espirram água em caso de incêndio), detectores de fumaça, número seguranças na recepção e na parte externa do prédio, instalações da cozinha, arredores do hotel e tantos outros detalhes. (Gestor, não se esqueça de envolver sua área de segurança para validar o Diretório!).

Financeiramente, precisamos trazer para nossos Diretórios hotéis dentro do rate cap (teto por cidade), tanto para manter o budget sob controle, quanto para efetivamente entregar savings para a Companhia (caso não tenha visto, sugiro ler o post da semana passada aqui deste blog sobre Savings). E se você não tem ainda um rate cap, providencie um imediatamente! Não deixe isto solto.

Além disto tudo, ainda tem os VIPs que precisam de hotéis de mais alto padrão, as secretárias que desenvolvem contatos pessoais com alguns hotéis (vão a almoços, happy hours, jantares) e continuam utilizando os “fora da política” por conta disto, coordenar o carregamento e a auditoria das tarifas no GDS (e quando o hotel é independente, rezar para que o consultor de viagens ou a secretária consultem antes o Diretório e se certifiquem de que aquela é realmente a tarifa negociada), o engajamento dos consultores da TMC com o Diretório (pois eles são metade do sucesso por estarem na ponta com os usuários)…. Não disse que era difícil?

Ah, e tem mais os novos players do mercado, concorrentes do GDS… distribuidores de conteúdo voltados para o corporativo, como HRS (empresa de sourcing e plataforma de conteúdo proveniente da Alemanha), Hotelli (empresa brasileira que traz hotéis com last-minute bookings, ou seja, aquele hotel que está com um apartamento vazio e que o disponibiliza com uma tarifa mais baixa para não ficar com o prejuízo de um apartamento com despesas correndo mas sem receita nenhuma entrando), Skyline (empresa que trabalha com estadias de longa permanência, “key turn” – ou troca de chaves), a Booking.com se integrando com uma grande TMC até o fim de 2015… o Gestor ainda tem de se manter antenado com estas novidades do mercado e se possível, trazê-las para dentro de sua empresa. É complicado, mas os resultados são promissores.

E a dica da semana, atrelada ao tema deste post, é:

Quais informações são importantes de se ter em um Diretório de Hotéis para seus usuários? Para não ser nem muito enxuto, nem muito poluído, sugiro o seguinte:

– Cidade
– Nome do Hotel
– Endereço
– Início da validade da tarifa
– Término da validade da tarifa
– Inclui ISS? S ou N (informar o valor em caso negativo)
– Inclui Taxa de Serviço e Taxa de Turismo? S ou N (informar o valor em caso negativo)
– Inclui café da manhã? S ou N (informar o valor em caso negativo)
– Inclui Wi-fi? S ou N (informar o valor em caso negativo)
– Tarifa Single Standard (ou da segunda melhor categoria dependendo da política de sua empresa)
– Tarifa Double Standard (ou da segunda melhor categoria dependendo da política de sua empresa)
– Política de Cancelamento (de preferência coloque 48 horas para os viajantes mais “desmemoriados”)

P.S: no caso das tarifas, padronize. Não coloque tarifas LRA (last-room availability) para alguns e NLRA (non last-room avilability) para outros… torne a vida do seu leitor mais fácil! Coloque LRA ou NLRA para todos.

Outra dica: divida seu Diretório com a área de Eventos e peça a eles para utilizá-los também! Assim você ganha maior poder de barganha para a próxima negociação… Eventos tem um potencial enorme para ajudar a cumprir metas, não conte apenas com o Corporativo!

Um grande abraço e até semana que vem.