Caro leitor,
Como falamos bastante sobre Corporativo nos últimos posts, hoje gostaria de abordar um pouco de MICE, este segmento ainda “caixa-preta” na maioria das empresas, embora bem mais “palpável” do que há alguns anos atrás. Indiretamente um componente da cadeia, também consumidor de Hotéis, Cias Aéreas, Locadoras e das Agências, MICE ainda figura como um gasto que está nas entrelinhas, espalhado nos budgets das áreas de uma organização.
Minha primeira pergunta: MICE está em seu escopo de Gestão? Se não está, já pensou em trazê-lo e contribuir para sua empresa racionalizá-lo? Será bom para ela e com certeza para você, profissional que precisa sempre mostrar resultados e trazer ganhos em escala (especialmente nestes anos de crise).
As oportunidades de economias em Eventos são enormes, tanto de saving quanto de cost avoidance. E tenha certeza de que pode te ajudar nos acordos negociados no Corporativo, pois a escala de compra em MICE costuma ser considerável. São muitas salas de reuniões, muitas passagens, muitos hotéis, transfers, A&B… Difícil estimar algo geral para o mercado pois temos diversos perfis de empresas, mas imagino que MICE deva representar no mínimo 50% a mais de volume, porém contabilizado em linhas “invisíveis” ou sob outras denominações – geralmente o famoso “Outros”.
Treinamentos, Exposições, Workshops, Patrocínios, Debates, Conferências, Viagens de Incentivo… são diversos os tipos e finalidades, e longe de nós querermos padronizar o que não pode ser padronizado – cada evento é único, não existe um modelo para todos e nem é possível consolidá-los na essência, na razão de existirem (O que?, Por que?, Quando?, Como? e Para Quem?). Mas então, o que é possível gerenciar?
1- Processos
2- Despesas
3- Programa de fornecedores preferenciais
4- Níveis de Serviço das Agências
É muito comum algumas empresas terem funcionários organizando eventos e reuniões, para não pagarem o fee à Agência.. mas quanto custa a hora deste funcionário, e quanto custa terceirizar a organização para um especialista? Já comparou o orçamento feito por um especialista, os ganhos em sofisticação e descontos com fornecedores finais de uma agência, com os que sua empresa conseguiu? Não se atenha apenas ao bloqueio dos apartamentos – olhe o todo!
Algumas dicas que considero importantes para começar a mapear e gerenciar seu volume de Eventos (caso ainda seja uma área intocada em sua empresa) seriam:
1- Homologue uma agência preferencial – após um processo robusto de RFP, com scorecard, avaliação técnica, e não apenas tomada de preços e leilão – para sua empresa e obtenha o famoso “top-down”: engaje seu CFO (sempre recomendo ele) a apoiar seu projeto (se a ordem para utilizar o fornecedor preferencial vier dele(a), tudo fluirá mais facilmente).
2- Comunique-se periodicamente com as áreas que mais fazem Eventos e tente migrá-los para esta agência (RH, Marketing, Logística, Finanças); traga a agência para perto destas pessoas, coloque em contato com o Executivo Comercial, etc. Peça ao seu fornecedor que ofereça um trial gratuito (um evento onde não cobrará fee) para que as áreas o conheçam, sua equipe e diferenciais.
3- Caso não seja possível implantar uma agência única para toda a empresa – geralmente Marketing é a área mais resistente e com mais dinheiro – traga a gestão deste fornecedor específico para Procurement e institua parâmetros. Exija relatórios mensais de savings e as evidências das negociações, controle financeiro e níveis de serviço (incluindo pesquisa de satisfação pré e pós-evento). Importante: defina claramente a regra para cálculo de saving (contra a primeira proposta, contra a tarifa negociada do corporativo, etc).
E por último, integrando estas despesas em seu cartão de crédito, você ainda terá o rebate. Existem produtos no mercado que permitem uma gestão pontual por evento, com a criação de cartões de crédito com limites que você determina para rodar o evento, e que expiram ao término do mesmo ou do saldo.
Ainda temos muito o que falar de MICE, como políticas, processos e melhores práticas. Mas antes de entrar no detalhe, considero importante estabelecer a estratégia e tomar as ações macro, atendendo ao objetivo maior de ter visibilidade – não é possível gerenciar e aprimorar aquilo que não se tem conhecimento.
Published by