MICE – uma das caixas-pretas de sua empresa

Caro leitor,

Como falamos bastante sobre Corporativo nos últimos posts, hoje gostaria de abordar um pouco de MICE, este segmento ainda “caixa-preta” na maioria das empresas, embora bem mais “palpável” do que há alguns anos atrás. Indiretamente um componente da cadeia, também consumidor de Hotéis, Cias Aéreas, Locadoras e das Agências, MICE ainda figura como um gasto que está nas entrelinhas, espalhado nos budgets das áreas de uma organização.

Minha primeira pergunta: MICE está em seu escopo de Gestão? Se não está, já pensou em trazê-lo e contribuir para sua empresa racionalizá-lo? Será bom para ela e com certeza para você, profissional que precisa sempre mostrar resultados e trazer ganhos em escala (especialmente nestes anos de crise).

As oportunidades de economias em Eventos são enormes, tanto de saving quanto de cost avoidance. E tenha certeza de que pode te ajudar nos acordos negociados no Corporativo, pois a escala de compra em MICE costuma ser considerável. São muitas salas de reuniões, muitas passagens, muitos hotéis, transfers, A&B… Difícil estimar algo geral para o mercado pois temos diversos perfis de empresas, mas imagino que MICE deva representar no mínimo 50% a mais de volume, porém contabilizado em linhas “invisíveis” ou sob outras denominações – geralmente o famoso “Outros”.

Treinamentos, Exposições, Workshops, Patrocínios, Debates, Conferências, Viagens de Incentivo… são diversos os tipos e finalidades, e longe de nós querermos padronizar o que não pode ser padronizado – cada evento é único, não existe um modelo para todos e nem é possível consolidá-los na essência, na razão de existirem (O que?, Por que?, Quando?, Como? e Para Quem?). Mas então, o que é possível gerenciar?

1- Processos
2- Despesas
3- Programa de fornecedores preferenciais
4- Níveis de Serviço das Agências

É muito comum algumas empresas terem funcionários organizando eventos e reuniões, para não pagarem o fee à Agência.. mas quanto custa a hora deste funcionário, e quanto custa terceirizar a organização para um especialista? Já comparou o orçamento feito por um especialista, os ganhos em sofisticação e descontos com fornecedores finais de uma agência, com os que sua empresa conseguiu? Não se atenha apenas ao bloqueio dos apartamentos – olhe o todo!

Algumas dicas que considero importantes para começar a mapear e gerenciar seu volume de Eventos (caso ainda seja uma área intocada em sua empresa) seriam:

1- Homologue uma agência preferencial – após um processo robusto de RFP, com scorecard, avaliação técnica, e não apenas tomada de preços e leilão – para sua empresa e obtenha o famoso “top-down”: engaje seu CFO (sempre recomendo ele) a apoiar seu projeto (se a ordem para utilizar o fornecedor preferencial vier dele(a), tudo fluirá mais facilmente).

2- Comunique-se periodicamente com as áreas que mais fazem Eventos e tente migrá-los para esta agência (RH, Marketing, Logística, Finanças); traga a agência para perto destas pessoas, coloque em contato com o Executivo Comercial, etc. Peça ao seu fornecedor que ofereça um trial gratuito (um evento onde não cobrará fee) para que as áreas o conheçam, sua equipe e diferenciais.

3- Caso não seja possível implantar uma agência única para toda a empresa – geralmente Marketing é a área mais resistente e com mais dinheiro – traga a gestão deste fornecedor específico para Procurement e institua parâmetros. Exija relatórios mensais de savings e as evidências das negociações, controle financeiro e níveis de serviço (incluindo pesquisa de satisfação pré e pós-evento). Importante: defina claramente a regra para cálculo de saving (contra a primeira proposta, contra a tarifa negociada do corporativo, etc).

E por último, integrando estas despesas em seu cartão de crédito, você ainda terá o rebate. Existem produtos no mercado que permitem uma gestão pontual por evento, com a criação de cartões de crédito com limites que você determina para rodar o evento, e que expiram ao término do mesmo ou do saldo.

Ainda temos muito o que falar de MICE, como políticas, processos e melhores práticas. Mas antes de entrar no detalhe, considero importante estabelecer a estratégia e tomar as ações macro, atendendo ao objetivo maior de ter visibilidade – não é possível gerenciar e aprimorar aquilo que não se tem conhecimento.

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Fernão Loureiro

Eleito em 2017 um dos 75 Profissionais de Turismo Mais Influentes do Brasil pelo Panrotas, premiado em Boston (EUA) pela Global Business Travel Association (GBTA) com o The Business Travel Service Awards e pelo Instituto Prêmio Caio como Personalidade do Ano (2017) na categoria Clientes. Fernão Loureiro atualmente é o Strategic Travel & Events Manager na Philips América Latina, responsável por 8 países - e com apenas 7 meses de empresa recebeu em 2016 o prêmio Act-Accelerate-Anticipate em Amsterdam, matriz da empresa. No mercado de Viagens e Eventos Corporativos, atua como blogueiro do Panrotas (blog.panrotas.com.br/gestordeviagens), é colunista na revista espanhola TravelManager Redacción (https://revistatravelmanager.es/author/floureiro/) - com reprodução de conteúdo em diversos outros blogs e eventos. Atua ainda como: • Professor visitante no SENAC-SP nos cursos de Turismo e Hospitalidade • Foi Presidente da GBTA Brasil - Global Business Travel Association e Instrutor da GBTA Academy • Conselheiro da HSMAI Brasil - Hospitality Sales & Marketing Association International e Coordenador do Comitê de Viagens Corporativas da mesma • Participante do tradicional grupo de gestores TMG – Travel Managers Group. Formado em Turismo pelo Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de São Paulo, Pós-Graduado em Gestão de Negócios em Serviços pela FECAP e com MBA em Gestão Empresarial pela Brazilian Business School, Fernão trabalhou por 6 anos na Carlson Wagonlit Travel, onde iniciou sua carreira como estagiário e durante 1 ano atuou na Austrália; por 1 ano como Gestor de Viagens da Embaixada dos Estados Unidos no Brasil; e por 2 anos como Comprador LATAM de Viagens, Eventos e Frota na Agrega Intelligent Procurement, uma empresa dos grupos Ambev e Souza Cruz. Ativo participante de debates e palestras, tais como Corporate Travel Forum (HRS), GBTAs 2014 a 2017, LACTE 2016, Connect Meeting GOL 2016, Vila do Saber ABAV 2013, Fóruns de TMCs, Fórum Abracorp 2017, Convenções de Vendas de Redes Hoteleiras como Blue Tree, Arco, Atlantica, BHG, Encontro Nacional de Estudantes de Turismo (ENATUR) na USP e Encontro de Estudantes do IFTO e IFSP.

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