Como se preparar para suas Metas e o Budget 2016?

A fase de construção de budgets para 2016 se aproxima rapidamente. Nela, nós Gestores de Viagens (especialmente os alocados em Compras e Financeiro) teremos de prever o impacto vindouro em 2016 pelos (sufocantes) reajustes de preços em passagens aéreas, hotéis, locadoras de veículos e outros componentes da categoria de viagens de nossas empresas.

Estas discussões costumam ser bastante acaloradas (nas empresas onde há democracia e o Financeiro convida Procurement para propor um budget, e não simplesmente o impõe), mas extremamente necessárias e impactarão diretamente nosso trabalho e metas (coletivas e individuais) de 2016. Por isto, sugiro aos meus colegas e leitores que se preparem, estudem seus números e analisem seu histórico para garantir uma discussão de alto-nível, assertiva e que lhe traga bons resultados – uma meta começa a ser batida já em sua construção!

Quais indicadores você defende como componentes dos custos de suas categorias? Algumas ideias:

Passagens Aéreas: índice oficial de inflação, salários (dissídio da categoria), variação do QAV (querosene de aviação) e variação cambial (que influencia diretamente a Cia. Aérea devido às dívidas)?

Hotéis: índice oficial de inflação de serviços, salários (dissídio das diversas categorias envolvidas), energia elétrica (imaginem o índice para 2016 após os aumentos compensatórios de 2015), IGPM (alimentos)?

Locadoras e Transfers Executivos: índice oficial de inflação de serviços, salários (dissídio da categoria), custo de seguradoras, pneus, aluguéis (há lojas que ficam em prédios alugados)?

TMC: variação da inflação + dissídio da categoria?

Após levantar todos estes números e construir um racional para justificar o incremento esperado em cada linha, há a discussão, que é seguida pela aprovaçãoou rejeição de sua proposta (o que requerirá ajustes na defesa). Supondo que a mesma foi aprovada, e uma vez construída sua meta de Saving e a de contenção de impacto da inflação (quanto de repasse do fornecedor será represado), é hora de pensar nas iniciativas para concretizá-las.

Observação: muito provavelmente você ainda receberá uma meta adicional (on top) em cima daquilo que foi aprovado pelo Financeiro – portanto, seja firme e realista nas discussões do Budget pois, da mesma maneira que você aperta seus fornecedores, seu Financeiro o(a) apertará para trazer mais EBITDA para a empresa. Afinal de contas, como ouvi outro dia de um grande executivo de uma multinacional, cada R$ economizado por Compras reflete diretamente no resultado da organização (EBITDA), ao passo que cada R$ ganho por Vendas tem desconto de impostos, então não entra Net para o EBITDA.

Ainda nesta linha, listo abaixo algumas ideias que dividi em minha palestra no GBTA e aqui no blog, e que reforço para ajudá-los a alcançar as metas de economia:

 

1- Controle e trava de orçamento dentro do OBT (a ArgoIt já disponibiliza isto a seus clientes);

2- Estabelecimento de limite de gastos por cidade (hospedagem e refeições) e construção de um Diretório de Hotéis rígido e atrelado a estes limites;

3- Revisão da política e da utilização de Táxis, adotando ferramentas de gestão (Wappa, Easy Taxi, 99Taxis);

4- Utilização do seguro-viagem do cartão de crédito ou até do plano de saúde de sua empresa (que costumam ter benefícios adicionais ainda desconhecidos por você) ao invés dos tradicionais seguros-viagem;

5- Utilização de conteúdo de Hotéis mais focados, como a Skyline para long-stay (acima de 15 dias) e turn-key (apartamento alugado que só muda o hóspede) ou a Hotelli para reservas last-minute (onde negociam com os hotéis tarifas bem agressivas para apartamentos que ficariam vazios);

6- Contratação de um motorista e carro próprios para substituir uma parcela do uso do táxi, ou de empresas de transfer executivo (especialmente nos trajetos intermunicipais);

7- Já pensou em voar mais de Passaredo dentro do Brasil? A frota deles é jovem, com os mesmos modelos da Azul, e os preços muito bons;

8- Flexibilizar os dias de antecedência do internacional se necessário – às vezes para seus principais destinos comprar com 10 dias pode ser mais barato do que com 21 ou 30;

9- Rever a política de benefícios para restringir o uso da Classe Executiva;

10- Aproveitar o excelente momento do mercado de locação de veículos, de alta oferta, e negociar/renegociar seus acordos focando nas cidades com maior utilização e nas categorias dos veículos.

 

Há alguns estudos bastante interessantes no mercado para suportá-lo na construção de seus custos e do budget, como o produzido pela CWT com o GBTA, ou o Advito da BCD Travel. O histórico do IEVC (Indicadores Econômicos das Viagens Corporativas), produzido pela ALAGEV junto com o SENAC, também pode ser de grande valia. Todos são estudos gratuitos e de alta qualidade!

Acho que nem preciso dizer que o sucesso da execução das iniciativas acima (e da maioria das outras que existem, mas que não citei por falta de espaço) está muito ligado à sua TMC, portanto, mais uma vez repito: engaje-a! Explique a ela qual a meta e qual a estratégia e táticas para atingi-la (e ouça o que ela tem a dizer, pode contribuir muito). De preferência, premie-a pelo sucesso que lhe ajudar a alcançar (o famoso Success Fee) – mas para isso, repito a polêmica pergunta que fiz aqui algum tempo atrás: “Você confia em sua TMC?”