Como se preparar para suas Metas e o Budget 2016?

A fase de construção de budgets para 2016 se aproxima rapidamente. Nela, nós Gestores de Viagens (especialmente os alocados em Compras e Financeiro) teremos de prever o impacto vindouro em 2016 pelos (sufocantes) reajustes de preços em passagens aéreas, hotéis, locadoras de veículos e outros componentes da categoria de viagens de nossas empresas.

Estas discussões costumam ser bastante acaloradas (nas empresas onde há democracia e o Financeiro convida Procurement para propor um budget, e não simplesmente o impõe), mas extremamente necessárias e impactarão diretamente nosso trabalho e metas (coletivas e individuais) de 2016. Por isto, sugiro aos meus colegas e leitores que se preparem, estudem seus números e analisem seu histórico para garantir uma discussão de alto-nível, assertiva e que lhe traga bons resultados – uma meta começa a ser batida já em sua construção!

Quais indicadores você defende como componentes dos custos de suas categorias? Algumas ideias:

Passagens Aéreas: índice oficial de inflação, salários (dissídio da categoria), variação do QAV (querosene de aviação) e variação cambial (que influencia diretamente a Cia. Aérea devido às dívidas)?

Hotéis: índice oficial de inflação de serviços, salários (dissídio das diversas categorias envolvidas), energia elétrica (imaginem o índice para 2016 após os aumentos compensatórios de 2015), IGPM (alimentos)?

Locadoras e Transfers Executivos: índice oficial de inflação de serviços, salários (dissídio da categoria), custo de seguradoras, pneus, aluguéis (há lojas que ficam em prédios alugados)?

TMC: variação da inflação + dissídio da categoria?

Após levantar todos estes números e construir um racional para justificar o incremento esperado em cada linha, há a discussão, que é seguida pela aprovaçãoou rejeição de sua proposta (o que requerirá ajustes na defesa). Supondo que a mesma foi aprovada, e uma vez construída sua meta de Saving e a de contenção de impacto da inflação (quanto de repasse do fornecedor será represado), é hora de pensar nas iniciativas para concretizá-las.

Observação: muito provavelmente você ainda receberá uma meta adicional (on top) em cima daquilo que foi aprovado pelo Financeiro – portanto, seja firme e realista nas discussões do Budget pois, da mesma maneira que você aperta seus fornecedores, seu Financeiro o(a) apertará para trazer mais EBITDA para a empresa. Afinal de contas, como ouvi outro dia de um grande executivo de uma multinacional, cada R$ economizado por Compras reflete diretamente no resultado da organização (EBITDA), ao passo que cada R$ ganho por Vendas tem desconto de impostos, então não entra Net para o EBITDA.

Ainda nesta linha, listo abaixo algumas ideias que dividi em minha palestra no GBTA e aqui no blog, e que reforço para ajudá-los a alcançar as metas de economia:

 

1- Controle e trava de orçamento dentro do OBT (a ArgoIt já disponibiliza isto a seus clientes);

2- Estabelecimento de limite de gastos por cidade (hospedagem e refeições) e construção de um Diretório de Hotéis rígido e atrelado a estes limites;

3- Revisão da política e da utilização de Táxis, adotando ferramentas de gestão (Wappa, Easy Taxi, 99Taxis);

4- Utilização do seguro-viagem do cartão de crédito ou até do plano de saúde de sua empresa (que costumam ter benefícios adicionais ainda desconhecidos por você) ao invés dos tradicionais seguros-viagem;

5- Utilização de conteúdo de Hotéis mais focados, como a Skyline para long-stay (acima de 15 dias) e turn-key (apartamento alugado que só muda o hóspede) ou a Hotelli para reservas last-minute (onde negociam com os hotéis tarifas bem agressivas para apartamentos que ficariam vazios);

6- Contratação de um motorista e carro próprios para substituir uma parcela do uso do táxi, ou de empresas de transfer executivo (especialmente nos trajetos intermunicipais);

7- Já pensou em voar mais de Passaredo dentro do Brasil? A frota deles é jovem, com os mesmos modelos da Azul, e os preços muito bons;

8- Flexibilizar os dias de antecedência do internacional se necessário – às vezes para seus principais destinos comprar com 10 dias pode ser mais barato do que com 21 ou 30;

9- Rever a política de benefícios para restringir o uso da Classe Executiva;

10- Aproveitar o excelente momento do mercado de locação de veículos, de alta oferta, e negociar/renegociar seus acordos focando nas cidades com maior utilização e nas categorias dos veículos.

 

Há alguns estudos bastante interessantes no mercado para suportá-lo na construção de seus custos e do budget, como o produzido pela CWT com o GBTA, ou o Advito da BCD Travel. O histórico do IEVC (Indicadores Econômicos das Viagens Corporativas), produzido pela ALAGEV junto com o SENAC, também pode ser de grande valia. Todos são estudos gratuitos e de alta qualidade!

Acho que nem preciso dizer que o sucesso da execução das iniciativas acima (e da maioria das outras que existem, mas que não citei por falta de espaço) está muito ligado à sua TMC, portanto, mais uma vez repito: engaje-a! Explique a ela qual a meta e qual a estratégia e táticas para atingi-la (e ouça o que ela tem a dizer, pode contribuir muito). De preferência, premie-a pelo sucesso que lhe ajudar a alcançar (o famoso Success Fee) – mas para isso, repito a polêmica pergunta que fiz aqui algum tempo atrás: “Você confia em sua TMC?”

 

 

 

 

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Fernão Loureiro

Eleito em 2017 um dos 75 Profissionais de Turismo Mais Influentes do Brasil pelo Panrotas, premiado em Boston (EUA) pela Global Business Travel Association (GBTA) com o The Business Travel Service Awards e pelo Instituto Prêmio Caio como Personalidade do Ano (2017) na categoria Clientes. Fernão Loureiro atualmente é o Strategic Travel & Events Manager na Philips América Latina, responsável por 8 países - e com apenas 7 meses de empresa recebeu em 2016 o prêmio Act-Accelerate-Anticipate em Amsterdam, matriz da empresa. No mercado de Viagens e Eventos Corporativos, atua como blogueiro do Panrotas (blog.panrotas.com.br/gestordeviagens), é colunista na revista espanhola TravelManager Redacción (https://revistatravelmanager.es/author/floureiro/) - com reprodução de conteúdo em diversos outros blogs e eventos. Atua ainda como: • Professor visitante no SENAC-SP nos cursos de Turismo e Hospitalidade • Foi Presidente da GBTA Brasil - Global Business Travel Association e Instrutor da GBTA Academy • Conselheiro da HSMAI Brasil - Hospitality Sales & Marketing Association International e Coordenador do Comitê de Viagens Corporativas da mesma • Participante do tradicional grupo de gestores TMG – Travel Managers Group. Formado em Turismo pelo Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de São Paulo, Pós-Graduado em Gestão de Negócios em Serviços pela FECAP e com MBA em Gestão Empresarial pela Brazilian Business School, Fernão trabalhou por 6 anos na Carlson Wagonlit Travel, onde iniciou sua carreira como estagiário e durante 1 ano atuou na Austrália; por 1 ano como Gestor de Viagens da Embaixada dos Estados Unidos no Brasil; e por 2 anos como Comprador LATAM de Viagens, Eventos e Frota na Agrega Intelligent Procurement, uma empresa dos grupos Ambev e Souza Cruz. Ativo participante de debates e palestras, tais como Corporate Travel Forum (HRS), GBTAs 2014 a 2017, LACTE 2016, Connect Meeting GOL 2016, Vila do Saber ABAV 2013, Fóruns de TMCs, Fórum Abracorp 2017, Convenções de Vendas de Redes Hoteleiras como Blue Tree, Arco, Atlantica, BHG, Encontro Nacional de Estudantes de Turismo (ENATUR) na USP e Encontro de Estudantes do IFTO e IFSP.

7 thoughts on “Como se preparar para suas Metas e o Budget 2016?

  1. Caro Fernão! Mais uma vez parabéns pelo post, suas considerações são muito úteis e trazem um bela reflexão, principalmente neste semestre, onde estaremos comprometidos na construção do Budget de 2016. Vamos à luta!! Forte abraço.

  2. Tenho que falar com você urgente Eliane Galarce, por favor me liga.
    19-98116-7826.
    Por favor liga pra mim ou me passa um email.

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