Amigos e colegas leitores,
Hoje aproveito este valioso espaço para falar não especificamente de aspectos técnicos de Gestão de Viagens e Eventos ou de negociações e fornecedores da área, mas sim de ferramentas que nos auxiliam em nossas gestões e do material que deixaremos aos nossos sucessores ou substitutos temporários.
Em um mundo corporativo cheio de danças das cadeiras, férias e licenças, você provavelmente já recebeu de presente uma área em que não havia histórico de nada, nenhum arquivo salvo na rede e no mínimo um referencial de fornecedores, acordos ou um Action Log. É muito ruim – então não vamos fazer com os outros o que não queremos que façam conosco! Vamos criar um banco de dados, uma biblioteca de nossas áreas acessível a qualquer profissional que precise nos substituir em algum momento.
Imagine uma situação onde você tem de passar o bastão para outro Gestor, ele te enche de perguntas e você não tem um arquivo, uma apresentação, um resumo daquilo que você faz no dia-a-dia, dos resultados que trouxe e traz, um backlog da sua área, uma pronta-referência com todos os seus fornecedores, contatos, negociações, inputs pessoais. Além de isto pesar negativamente para sua imagem e reputação de Gestor, vai gerar re-trabalho para o novo gestor e reduzir a produtividade média da empresa (e o que mais buscamos em nosso dia-a-dia é aumentar a produtividade de nossas empresas e reduzir seus custos operacionais).
Fazer um processo de Handover, ainda mais de uma área tão complexa e sensível como Travel, não é coisa de 1 ou 2 horas. Devemos tratá-lo como um processo robusto, dar a seriedade que esperamos que outras pessoas e áreas deem à nossa área. E o que quis trazer no post de hoje nem se refere apenas à handover e transições, mas também para facilitar o seu dia-a-dia – é um conceito muito simples de gestão, mas que na loucura do dia-a-dia deixamos passar.
Vamos supor que alguém te pede um contato, ou tenha uma dúvida dos contratos de sua área: é muito mais fácil antecipadamente gastar algum tempo preparando um material de referência, e ter esta informação na “prateleira” disponível, do que ter que parar tudo o que está fazendo para caçar e-mails, refrescar a memória dos detalhes, formatar o produto e enviar a informação para o solicitante.
Abaixo listo algumas ações que considero importantes para a gestão das informações de sua área:
1- Rede interna atualizada – ter uma rede comum organizada por pastas – tipos de fornecedores, anos em que os processos ocorreram (2012, 2013, 2014), se são contratos, apresentações ou simplesmente cópias de e-mails importantes. Obs: Importante realizar uma limpeza “na rede” a cada 2 anos para contribuir com sua empresa e seguindo o conceito oriental do 5S.
2- Intranet – ter na Intranet da empresa uma página própria de Viagens, onde você pode disponibilizar comunicados, anexar a política, relatórios (bases para cada área fazer suas próprias análises), apresentações de fornecedores, contatos da TMC, etc. Incentive o uso desta página através de sua assinatura, envie comunicados, direcione o usuário para lá – aos poucos você vai ganhando tempo pois as pessoas passarão a frequentar a página (mas obviamente, mantenha-a atualizada).
3- Arquivos de Referência – já pensou em ter um Excel simples com um resumo de suas negociações com Cias Aéreas, outro para Locadoras, outro para Transfers, Agências de Eventos, além do próprio Diretório de Hotéis?
4- Apresentação da Área – você tem uma apresentação “comercial” de sua estrutura, do que faz, quais ganhos traz para a empresa, suas últimas realizações, próximos passos? Ou você é daqueles que resolvem o problema de todo mundo e não conseguem vender seu próprio peixe? Saber apresentar a importância do que a sua área faz é o primeiro passo para ser considerado importante na Organização em que atua (independente de ser de Compras, RH, Financeiro).
5- Fluxos – procure ter um fluxo desenhado para cada processo que sua área administra. Desenhar é sim importante para ajudar as pessoas a compreenderem onde estão inseridas, o que devem fazer, quem devem procurar. Exceções existem e você continuará sendo procurado para sanar dúvidas de fluxos (especialmente de aprovação), mas muitos casos também seguem a regra e você pode ganhar um bom tempo em não ter de atender tantos telefonemas e responder e-mails e comunicadores internos (e até WhatsApp).
Acredito que estas 5 medidas, por mais trabalhosas que sejam para serem implementadas, trazem grandes ganhos de produtividade para você e seus usuários (secretárias e viajantes). Além disto, cria histórico e passa credibilidade e seriedade de sua área para com os stakeholders e demais setores da empresa, transmite uma imagem de robustez. Ter processos claros numa área tão subjetiva e política como Travel & MICE é sem dúvida um passo fundamental para qualquer pretensão de se obter savings e manter os custos sob controle.
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