Você tem um Plano Estratégico em Travel?

Amigos e colegas leitores,

Há alguns dias vinha quebrando a cabeça para decidir sobre qual tema escreveria um post minimamente interessante e relevante para a maioria dos leitores, sendo vocês um público tão exigente e inteligente.

Estava com o texto pronto para falar de Segurança de Viajantes, mas como sigo muito meu feeling em tudo que faço, não estava convencido de que era o melhor tema para o momento e veio o estalo: o Planejamento Estratégico do seu Programa de Viagens.

Considero-o um assunto muito bom, e como neste momento estou vivenciando-o intensamente em minha empresa, senti-me mais confortável em publicar este texto neste momento. Por conta dos contratos que cessam agora em Dezembro de 2015, nos próximos 4 meses terei de desenvolver a estratégia e executar muitos sourcings e contratações/implantações para os próximos 12 a 24 meses, sendo eles os de Cias. Aéreas, Hotéis, Locadoras e Transfers.

Mais do que a estratégia de um sourcing, o que se está em jogo é a estratégia de uma categoria inteira, de um spend considerável e de grande visibilidade na Organização, pois impacta desde o Presidente até o Operário da fábrica mais longínqua. Em outras palavras, não estou apenas trabalhando para definir QUEM serão meus fornecedores preferenciais e os alternativos no biênio 2016-2017, mas especialmente, POR QUE serão eles os escolhidos (em empresas gigantes,  ter apenas fornecedores preferenciais chega a ser um sonho em algumas subcategorias, dada a dimensão e capilaridade da empresa… então melhor já considerar e administrar os “alternativos”). Onde estes parceiros, e os processos que com eles defino, se encaixam dentro da estratégia (seja global, regional ou local) da Categoria de Travel? Seus valores enquanto Corporação são similares aos nossos? Quais são seus principais drivers: Preço? Relacionamento? Segurança? Conforto do usuário? E os da minha empresa neste período? Estou sentindo uma mudança de mentalidade do Top Team que requerirá uma mudança de padrão? Ninguém melhor do que você, Gestor de Viagens ou de Compras de Viagens, para definir.

Caso você gerencie um programa mais independente e descentralizado, esta tarefa é ainda mais difícil, embora mais prazerosa (pessoalmente gosto de ter mais autonomia para entregar meus resultados (os fins), sem ter de reportar cada passo que dou para a Matriz (os meios)). Para aqueles com programas bem centralizados é conveniente receber materiais prontos e ter uma estratégia definida, mas pouco desafiador em termos de estratégia – o grande desafio deixa de ser pensar nos caminhos mas sim como seguir aqueles determinados por uma entidade superior e dentro das expectativas desta entidade (que pode ser global ou regional), com pouco espaço para sugestões e mudanças – afinal a fórmula é única, com pequenos ajustes às realidades locais.

Ainda falando de Visão e Planejamento Estratégico, você já escreveu num papel os pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças do seu programa? Já fez um Pareto das ações que trariam maior impacto positivo, e as tarefas necessárias para colocá-las em execução? Sabe quais são seus Next Steps?

Todas estas perguntas a gente revisa nos MBAs, pós-graduações e cursos de Gestão de Qualidade, de Projetos, de Negócios, etc, além de ler na Exame e na Você S/A, mas na correria do dia-a-dia acabamos por esquecer de fazer dentro de nossa própria área. Muitos de nós acabamos emergidos em problemas operacionais e sequer temos tempo de ler notícias de nossa área, de novas frequências aéreas, inaugurações de hotéis, fusões e menos ainda, dos estudos de qualidade ímpar divulgados por órgãos especializados e pelas grandes TMCs. Só que tudo isto que deixamos de ler nos ajuda em algum momento a pensar estratégica e taticamente e a criar soluções para estes mesmos problemas que nos absorvem diariamente.

Por exemplo, se você enxerga que em 2020 a área de Viagens de sua organização será composta por 50% das reuniões via Skype, Webex, Adobe; que 100% das prestações de contas serão via smartphone com capacidade de anexar os comprovantes digitalizados através dele mesmo; e que o Uber, AirBnB e todas as mais modernas e desafiadoras soluções serão parte de seu programa de viagens: comece a moldar desde já sua política, processos e pool de fornecedores para a adaptação ser lenta e gradual.

Se por outro lado, você entende que sua empresa continuará investindo maciçamente em deslocamentos (viagens) pela importância do contato físico com o cliente, da participação em eventos, em audiências com membros do governo, treinamentos internos de grandes equipes, etc… repense se os atuais fornecedores “casam” e continuarão “casando” com este modelo. E da mesma maneira, como tornar seu processo end-to-end o melhor possível, e seus viajantes os mais produtíveis possíveis.

O que é importante para sua empresa, o que ela valoriza em seus fornecedores? O que deverá ser importante nos próximos 5 anos para sua empresa? Vou valorizar mais fornecedores que invistam nas comunidades que os cercam, em sustentabilidade, proteção de manaciais, porque minha empresa vai abrir capital na Bolsa por exemplo? Ou meu foco continuará sendo única e exclusivamente Savings?

Todas estas são preocupações de Procurement, que ao contrário do que muitos pensam, não olha apenas Savings e Prazo de Pagamento, é uma área cada vez mais estratégica e valorizada pelas lideranças empresariais. E por mais que você, dentro de sua atual empresa, não esteja alocado em Procurement, apresente este olhar de mais longo prazo para valorizar e dar mais credibilidade à polêmica área de Travel. Tenho certeza que será bom para sua organização, e muito para você enquanto profissional!