Gestor de Viagens

Ontem foram celebrados em São Paulo, no Sheraton WTC, os 10 anos de fundação do Travel Managers Group (TMG), entidade sem fins lucrativos e formada apenas por gestores de viagens e eventos corporativos das maiores empresas com operações no Brasil. Este grupo, do qual tenho a honra de fazer parte (porém importante esclarecer que escrevo aqui de forma independente – ou seja, não escrevo em nome do grupo), tem em seu DNA o benchmark constante e troca interna de melhores práticas de gestão, para com isto alavancar os resultados das empresas representadas e contribuir para o desenvolvimento profissional do mercado de viagens corporativas – e até por isto ontem tantos fornecedores foram nos prestigiar.

Aproveitando o ensejo desta data, gostaria hoje de falar um pouco sobre como é importante para o profissional e para a área como um todo ser um Gestor associado. Seja ao GBTA, ao TMG, à ALAGEV, ao ACTE ou outra entidade, é importante que nós Gestores estejamos conectados a alguma força representativa do mercado e estarmos em contato com nossos colegas e fornecedores.

Em qualquer destas associações, independente de seus propósitos e formas de se manterem (taxas anuais, manutenção por fornecedores, isenção), teremos um rico contato com os problemas enfrentados por gestores em outras corporações. Sim, os problemas na verdade serão quase iguais aos seus, com algumas outras nuances – mas, o mais importante, você conhecerá as soluções que estes colegas já aplicaram, estão testando ou sabem que deram certo em outras empresas.

Outro fator a se levar em conta é a rotina insana que temos dentro de nossas organizações com reuniões de última hora, apresentações que são refeitas a todo instante e mudanças de rumo, o que acarreta em diminuição de tempo para o contato com as novidades do mercado, incluindo a ida a eventos temáticos, e para as reuniões com fornecedores.

É verdade que existem empresas que não valorizam e até não incentivam este tipo de integração – que querem que tragamos novidades, mas sem sair de dentro de casa. Como temos que prover soluções e ideias o tempo todo, o investimento pessoal (financeiro e de tempo) compensa – e há associações com reuniões noturnas, ou seja, fora do seu horário de expediente. Se quiser dicas, me envie um e-mail em fernaotanaka@yahoo.com.br.

Por fim, não poderia deixar de homenagear aqui os “bandeirantes” desta área que há 20 anos atrás começaram a se organizar e dar visibilidade ao nosso mercado e necessidades. Pessoas que dedicaram horas pessoais, viraram noites, deixaram as famílias um pouco de lado para frequentar eventos, escrever atas, estatutos, lançar pesquisas e tabelar dados… sua contribuição ficará para sempre e impactou a vida de muitas pessoas! Nós das novas gerações seguiremos com o mesmo ímpeto com que vocês começaram tudo isto.

Amigos e colegas leitores,

Há alguns dias vinha quebrando a cabeça para decidir sobre qual tema escreveria um post minimamente interessante e relevante para a maioria dos leitores, sendo vocês um público tão exigente e inteligente.

Estava com o texto pronto para falar de Segurança de Viajantes, mas como sigo muito meu feeling em tudo que faço, não estava convencido de que era o melhor tema para o momento e veio o estalo: o Planejamento Estratégico do seu Programa de Viagens.

Considero-o um assunto muito bom, e como neste momento estou vivenciando-o intensamente em minha empresa, senti-me mais confortável em publicar este texto neste momento. Por conta dos contratos que cessam agora em Dezembro de 2015, nos próximos 4 meses terei de desenvolver a estratégia e executar muitos sourcings e contratações/implantações para os próximos 12 a 24 meses, sendo eles os de Cias. Aéreas, Hotéis, Locadoras e Transfers.

Mais do que a estratégia de um sourcing, o que se está em jogo é a estratégia de uma categoria inteira, de um spend considerável e de grande visibilidade na Organização, pois impacta desde o Presidente até o Operário da fábrica mais longínqua. Em outras palavras, não estou apenas trabalhando para definir QUEM serão meus fornecedores preferenciais e os alternativos no biênio 2016-2017, mas especialmente, POR QUE serão eles os escolhidos (em empresas gigantes,  ter apenas fornecedores preferenciais chega a ser um sonho em algumas subcategorias, dada a dimensão e capilaridade da empresa… então melhor já considerar e administrar os “alternativos”). Onde estes parceiros, e os processos que com eles defino, se encaixam dentro da estratégia (seja global, regional ou local) da Categoria de Travel? Seus valores enquanto Corporação são similares aos nossos? Quais são seus principais drivers: Preço? Relacionamento? Segurança? Conforto do usuário? E os da minha empresa neste período? Estou sentindo uma mudança de mentalidade do Top Team que requerirá uma mudança de padrão? Ninguém melhor do que você, Gestor de Viagens ou de Compras de Viagens, para definir.

Caso você gerencie um programa mais independente e descentralizado, esta tarefa é ainda mais difícil, embora mais prazerosa (pessoalmente gosto de ter mais autonomia para entregar meus resultados (os fins), sem ter de reportar cada passo que dou para a Matriz (os meios)). Para aqueles com programas bem centralizados é conveniente receber materiais prontos e ter uma estratégia definida, mas pouco desafiador em termos de estratégia – o grande desafio deixa de ser pensar nos caminhos mas sim como seguir aqueles determinados por uma entidade superior e dentro das expectativas desta entidade (que pode ser global ou regional), com pouco espaço para sugestões e mudanças – afinal a fórmula é única, com pequenos ajustes às realidades locais.

Ainda falando de Visão e Planejamento Estratégico, você já escreveu num papel os pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças do seu programa? Já fez um Pareto das ações que trariam maior impacto positivo, e as tarefas necessárias para colocá-las em execução? Sabe quais são seus Next Steps?

Todas estas perguntas a gente revisa nos MBAs, pós-graduações e cursos de Gestão de Qualidade, de Projetos, de Negócios, etc, além de ler na Exame e na Você S/A, mas na correria do dia-a-dia acabamos por esquecer de fazer dentro de nossa própria área. Muitos de nós acabamos emergidos em problemas operacionais e sequer temos tempo de ler notícias de nossa área, de novas frequências aéreas, inaugurações de hotéis, fusões e menos ainda, dos estudos de qualidade ímpar divulgados por órgãos especializados e pelas grandes TMCs. Só que tudo isto que deixamos de ler nos ajuda em algum momento a pensar estratégica e taticamente e a criar soluções para estes mesmos problemas que nos absorvem diariamente.

Por exemplo, se você enxerga que em 2020 a área de Viagens de sua organização será composta por 50% das reuniões via Skype, Webex, Adobe; que 100% das prestações de contas serão via smartphone com capacidade de anexar os comprovantes digitalizados através dele mesmo; e que o Uber, AirBnB e todas as mais modernas e desafiadoras soluções serão parte de seu programa de viagens: comece a moldar desde já sua política, processos e pool de fornecedores para a adaptação ser lenta e gradual.

Se por outro lado, você entende que sua empresa continuará investindo maciçamente em deslocamentos (viagens) pela importância do contato físico com o cliente, da participação em eventos, em audiências com membros do governo, treinamentos internos de grandes equipes, etc… repense se os atuais fornecedores “casam” e continuarão “casando” com este modelo. E da mesma maneira, como tornar seu processo end-to-end o melhor possível, e seus viajantes os mais produtíveis possíveis.

O que é importante para sua empresa, o que ela valoriza em seus fornecedores? O que deverá ser importante nos próximos 5 anos para sua empresa? Vou valorizar mais fornecedores que invistam nas comunidades que os cercam, em sustentabilidade, proteção de manaciais, porque minha empresa vai abrir capital na Bolsa por exemplo? Ou meu foco continuará sendo única e exclusivamente Savings?

Todas estas são preocupações de Procurement, que ao contrário do que muitos pensam, não olha apenas Savings e Prazo de Pagamento, é uma área cada vez mais estratégica e valorizada pelas lideranças empresariais. E por mais que você, dentro de sua atual empresa, não esteja alocado em Procurement, apresente este olhar de mais longo prazo para valorizar e dar mais credibilidade à polêmica área de Travel. Tenho certeza que será bom para sua organização, e muito para você enquanto profissional!

Amigos e colegas leitores,

Hoje aproveito este valioso espaço para falar não especificamente de aspectos técnicos de Gestão de Viagens e Eventos ou de negociações e fornecedores da área, mas sim de ferramentas que nos auxiliam em nossas gestões e do material que deixaremos aos nossos sucessores ou substitutos temporários.

Em um mundo corporativo cheio de danças das cadeiras, férias e licenças, você provavelmente já recebeu de presente uma área em que não havia histórico de nada, nenhum arquivo salvo na rede e no mínimo um referencial de fornecedores, acordos ou um Action Log. É muito ruim – então não vamos fazer com os outros o que não queremos que façam conosco! Vamos criar um banco de dados, uma biblioteca de nossas áreas acessível a qualquer profissional que precise nos substituir em algum momento.

Imagine uma situação onde você tem de passar o bastão para outro Gestor, ele te enche de perguntas e você não tem um arquivo, uma apresentação, um resumo daquilo que você faz no dia-a-dia, dos resultados que trouxe e traz, um backlog da sua área, uma pronta-referência com todos os seus fornecedores, contatos, negociações, inputs pessoais. Além de isto pesar negativamente para sua imagem e reputação de Gestor, vai gerar re-trabalho para o novo gestor e reduzir a produtividade média da empresa (e o que mais  buscamos em nosso dia-a-dia é aumentar a produtividade de nossas empresas e reduzir seus custos operacionais).

Fazer um processo de Handover, ainda mais de uma área tão complexa e sensível como Travel, não é coisa de 1 ou 2 horas. Devemos tratá-lo como um processo robusto, dar a seriedade que esperamos que outras pessoas e áreas deem à nossa área. E o que quis trazer no post de hoje nem se refere apenas à handover e transições, mas também para facilitar o seu dia-a-dia – é um conceito muito simples de gestão, mas que na loucura do dia-a-dia deixamos passar.

Vamos supor que alguém te pede um contato, ou tenha uma dúvida dos contratos de sua área: é muito mais fácil antecipadamente gastar algum tempo preparando um material de referência, e ter esta informação na “prateleira” disponível, do que ter que parar tudo o que está fazendo para caçar e-mails, refrescar a memória dos detalhes, formatar o produto e enviar a informação para o solicitante.

Abaixo listo algumas ações que considero importantes para a gestão das informações de sua área:

1- Rede interna atualizada – ter uma rede comum organizada por pastas – tipos de fornecedores, anos em que os processos ocorreram (2012, 2013, 2014), se são contratos, apresentações ou simplesmente cópias de e-mails importantes. Obs: Importante realizar uma limpeza “na rede” a cada 2 anos para contribuir com sua empresa e seguindo o conceito oriental do 5S.

2- Intranet – ter na Intranet da empresa uma página própria de Viagens, onde você pode disponibilizar comunicados, anexar a política, relatórios (bases para cada área fazer suas próprias análises), apresentações de fornecedores, contatos da TMC, etc. Incentive o uso desta página através de sua assinatura, envie comunicados, direcione o usuário para lá – aos poucos você vai ganhando tempo pois as pessoas passarão a frequentar a página (mas obviamente, mantenha-a atualizada).

3- Arquivos de Referência – já pensou em ter um Excel simples com um resumo de suas negociações com Cias Aéreas, outro para Locadoras, outro para Transfers, Agências de Eventos, além do próprio Diretório de Hotéis?

4- Apresentação da Área – você tem uma apresentação “comercial” de sua estrutura, do que faz, quais ganhos traz para a empresa, suas últimas realizações, próximos passos? Ou você é daqueles que resolvem o problema de todo mundo e não conseguem vender seu próprio peixe? Saber apresentar a importância do que a sua área faz é o primeiro passo para ser considerado importante na Organização em que atua (independente de ser de Compras, RH, Financeiro).

5- Fluxos – procure ter um fluxo desenhado para cada processo que sua área administra. Desenhar é sim importante para ajudar as pessoas a compreenderem onde estão inseridas, o que devem fazer, quem devem procurar. Exceções existem e você continuará sendo procurado para sanar dúvidas de fluxos (especialmente de aprovação), mas muitos casos também seguem a regra e você pode ganhar um bom tempo em não ter de atender tantos telefonemas e responder e-mails e comunicadores internos (e até WhatsApp).

Acredito que estas 5 medidas, por mais trabalhosas que sejam para serem implementadas, trazem grandes ganhos de produtividade para você e seus usuários (secretárias e viajantes). Além disto, cria histórico e passa credibilidade e seriedade de sua área para com os stakeholders e demais setores da empresa, transmite uma imagem de robustez. Ter processos claros numa área tão subjetiva e política como Travel & MICE é sem dúvida um passo fundamental para qualquer pretensão de se obter savings e manter os custos sob controle.