Gestor de Viagens

A fase de construção de budgets para 2016 se aproxima rapidamente. Nela, nós Gestores de Viagens (especialmente os alocados em Compras e Financeiro) teremos de prever o impacto vindouro em 2016 pelos (sufocantes) reajustes de preços em passagens aéreas, hotéis, locadoras de veículos e outros componentes da categoria de viagens de nossas empresas.

Estas discussões costumam ser bastante acaloradas (nas empresas onde há democracia e o Financeiro convida Procurement para propor um budget, e não simplesmente o impõe), mas extremamente necessárias e impactarão diretamente nosso trabalho e metas (coletivas e individuais) de 2016. Por isto, sugiro aos meus colegas e leitores que se preparem, estudem seus números e analisem seu histórico para garantir uma discussão de alto-nível, assertiva e que lhe traga bons resultados – uma meta começa a ser batida já em sua construção!

Quais indicadores você defende como componentes dos custos de suas categorias? Algumas ideias:

Passagens Aéreas: índice oficial de inflação, salários (dissídio da categoria), variação do QAV (querosene de aviação) e variação cambial (que influencia diretamente a Cia. Aérea devido às dívidas)?

Hotéis: índice oficial de inflação de serviços, salários (dissídio das diversas categorias envolvidas), energia elétrica (imaginem o índice para 2016 após os aumentos compensatórios de 2015), IGPM (alimentos)?

Locadoras e Transfers Executivos: índice oficial de inflação de serviços, salários (dissídio da categoria), custo de seguradoras, pneus, aluguéis (há lojas que ficam em prédios alugados)?

TMC: variação da inflação + dissídio da categoria?

Após levantar todos estes números e construir um racional para justificar o incremento esperado em cada linha, há a discussão, que é seguida pela aprovaçãoou rejeição de sua proposta (o que requerirá ajustes na defesa). Supondo que a mesma foi aprovada, e uma vez construída sua meta de Saving e a de contenção de impacto da inflação (quanto de repasse do fornecedor será represado), é hora de pensar nas iniciativas para concretizá-las.

Observação: muito provavelmente você ainda receberá uma meta adicional (on top) em cima daquilo que foi aprovado pelo Financeiro – portanto, seja firme e realista nas discussões do Budget pois, da mesma maneira que você aperta seus fornecedores, seu Financeiro o(a) apertará para trazer mais EBITDA para a empresa. Afinal de contas, como ouvi outro dia de um grande executivo de uma multinacional, cada R$ economizado por Compras reflete diretamente no resultado da organização (EBITDA), ao passo que cada R$ ganho por Vendas tem desconto de impostos, então não entra Net para o EBITDA.

Ainda nesta linha, listo abaixo algumas ideias que dividi em minha palestra no GBTA e aqui no blog, e que reforço para ajudá-los a alcançar as metas de economia:

 

1- Controle e trava de orçamento dentro do OBT (a ArgoIt já disponibiliza isto a seus clientes);

2- Estabelecimento de limite de gastos por cidade (hospedagem e refeições) e construção de um Diretório de Hotéis rígido e atrelado a estes limites;

3- Revisão da política e da utilização de Táxis, adotando ferramentas de gestão (Wappa, Easy Taxi, 99Taxis);

4- Utilização do seguro-viagem do cartão de crédito ou até do plano de saúde de sua empresa (que costumam ter benefícios adicionais ainda desconhecidos por você) ao invés dos tradicionais seguros-viagem;

5- Utilização de conteúdo de Hotéis mais focados, como a Skyline para long-stay (acima de 15 dias) e turn-key (apartamento alugado que só muda o hóspede) ou a Hotelli para reservas last-minute (onde negociam com os hotéis tarifas bem agressivas para apartamentos que ficariam vazios);

6- Contratação de um motorista e carro próprios para substituir uma parcela do uso do táxi, ou de empresas de transfer executivo (especialmente nos trajetos intermunicipais);

7- Já pensou em voar mais de Passaredo dentro do Brasil? A frota deles é jovem, com os mesmos modelos da Azul, e os preços muito bons;

8- Flexibilizar os dias de antecedência do internacional se necessário – às vezes para seus principais destinos comprar com 10 dias pode ser mais barato do que com 21 ou 30;

9- Rever a política de benefícios para restringir o uso da Classe Executiva;

10- Aproveitar o excelente momento do mercado de locação de veículos, de alta oferta, e negociar/renegociar seus acordos focando nas cidades com maior utilização e nas categorias dos veículos.

 

Há alguns estudos bastante interessantes no mercado para suportá-lo na construção de seus custos e do budget, como o produzido pela CWT com o GBTA, ou o Advito da BCD Travel. O histórico do IEVC (Indicadores Econômicos das Viagens Corporativas), produzido pela ALAGEV junto com o SENAC, também pode ser de grande valia. Todos são estudos gratuitos e de alta qualidade!

Acho que nem preciso dizer que o sucesso da execução das iniciativas acima (e da maioria das outras que existem, mas que não citei por falta de espaço) está muito ligado à sua TMC, portanto, mais uma vez repito: engaje-a! Explique a ela qual a meta e qual a estratégia e táticas para atingi-la (e ouça o que ela tem a dizer, pode contribuir muito). De preferência, premie-a pelo sucesso que lhe ajudar a alcançar (o famoso Success Fee) – mas para isso, repito a polêmica pergunta que fiz aqui algum tempo atrás: “Você confia em sua TMC?”

 

 

 

 

Entre os dias 21 e 23 de Junho aconteceu no Pullman Vila Olímpia a 3ª edição do encontro anual da GBTA (Global Business Travel Association) Brasil. Em um período crítico como o atual, o que vi e percebi foi bastante animador.

Em primeiro lugar, o público. Foi gratificante em uma das palestras ser perguntado quantos gestores havia na plateia, e ter um retorno de pelo menos 60% das mãos levantadas. É um avanço neste mercado, onde geralmente nestes eventos temos muito mais fornecedores e figuras públicas do que compradores e gestores (sejam eles decisores ou influenciadores). Talvez seja parte do movimento que enxergo fundamental para as mudanças reais que precisamos rumo ao amadurecimento do mercado: a participação efetiva dos reais donos do dinheiro que faz a roda girar e que compõe as estatísticas dos estudos apresentados. A parte mais importante do tripé (fornecedores finais-TMCs-clientes) finalmente estava lá.

Lembro-me que uma das perguntas na primeira palestra que fiz, sobre integração de conteúdo hoteleiro, me deu espaço para também externar aquilo em que acredito e venho tentando transmitir através deste espaço: não são os clientes que devem se adaptar às necessidades do fornecedor… é justamente o contrário, e este mercado está muito mal acostumado pelos anos de prática sem contestação. O mundo muda em velocidade incrível, nós nos adaptamos às necessidades dos nossos clientes, e nossos fornecedores precisam se adaptar às nossas necessidades. Duro de ouvir para alguns, difícil de dizer sem ser incisivo… mas já estava na hora de alguém falar isso em público, tocar na ferida.

Outro ponto positivo foi a diversificação do conteúdo do Evento, onde além de painés temáticos da área, houve palestras de especialistas em redes sociais, comportamento humano, feedback, gestão de pessoas, etc. Somos profissionais multifacetados, e se queremos trazer resultados diferentes para nossas corporações, não podemos continuar fazendo as coisas do mesmo jeito que sempre fizemos. Nota 10 para os palestrantes que se apresentaram.

Inscrições nestes eventos são caras. Nada mais justo do que ver o dinheiro de sua empresa, ou o seu (quando o investimento é pessoal) bem aplicado em estrutura (coffee, credenciamento, água, almoço, salas) mas principalmente, em conteúdo de alto nível e diferenciado. E é um desafio para nós, painelistas, inovar e trazer coisas diferentes. É inevitável repetir algumas coisas que a maioria já sabe, mas um imperativo sair da caixa… ninguém quer mais do mesmo.

Queria aproveitar e pedir desculpas por não ter mencionado 2 soluções de mercado em uma das minhas palestras, tendo mencionado apenas as que conhecia (e para o meu azar, estas 2 soluções eram justamente patrocinadoras do evento)… mas também soube que alguns não gostaram das ferramentas e dicas de negociação que mencionei, e isto não acho que devo pedir desculpas… eu estava lá para isso! Impossível agradar vendedores quando se está num evento para compradores.. ou pelo menos em 100% do tempo.

O painel da Cristiana da BRF e do Felipe da Souza Cruz com as TMCs foi muito bom para manter aberta a eterna discussão de como a TMC deve melhor servir seus clientes. E havia algumas com uma vontade genuína de se aprimorar, que ouviram de verdade e vão levar lições para casa. Outras, que sequer enviaram representantes, ou estavam lá só para trocar cartões de visitas, talvez não tenham aproveitado o valioso momento – mas o tempo, e as RFPs da vida, são implacáveis.

Em minha palestra sobre saving, procurei tratar de temas de Procurement em uma visão macro, e como enxergo que um bom negociador/gestor deve procurar economias para suas corporações. Gerenciar melhor Táxis, Locadoras, Refeições,Agregadores de Hotéis, e ter comportamentos diferenciados, como acompanhamento por amostras de requisições de viagens, e gestão semanal com poucos e eficazes KPIs, benchmarks e integração total com o Financeiro, foram dicas que entendo que levarão ao sucesso.

O painel do Edmar (blogueiro do espaço ABRACORP) com as Cias Aéreas deu voz aos nossos pleitos e à indignação com algumas práticas das nossas necessárias e desafiadoras fornecedoras de voos, mas há tanto a se falar que poderia ter durado mais umas 5 horas.

O painel de KPIs, que tive o prazer de conduzir junto com a Juliana Patti da Bayer, trouxe controles e ideias que já aplicamos e que funcionam bem para medir a performance de várias áreas do programa, e mais importante, torná-las atraentes aos olhos de quem toma as decisões e precisa ler e entender em 30 segundos coisas tão complexas (que levamos horas para sintetizar).

E por fim, a palestra do Joseph Bates sobre as estatísticas de Business Travel para o Brasil, extremamente interessante e com links com a economia que nos cerca, tão dependente de nós e de quem somos tão dependentes.

Concluindo, é gratificante ter feito parte de um evento desses, fazer parte de uma indústria em ascensão e contribuir singela e sinceramente com algo em que se acredita, e de onde tiramos nosso sustento. A grande mensagem que quero passar com este post, e tendo como enredo o evento da GBTA, é que os clientes estão ganhando corpo, de forma independente e convergente, e eventos desta envergadura contribuem decisivamente neste movimento do mercado. Quem não entender isso a tempo, vai ficar para trás. Quem entender, vai continuar tendo clientes, e por consequência, ganhar mais dinheiro.

Caro leitor,

Como falamos bastante sobre Corporativo nos últimos posts, hoje gostaria de abordar um pouco de MICE, este segmento ainda “caixa-preta” na maioria das empresas, embora bem mais “palpável” do que há alguns anos atrás. Indiretamente um componente da cadeia, também consumidor de Hotéis, Cias Aéreas, Locadoras e das Agências, MICE ainda figura como um gasto que está nas entrelinhas, espalhado nos budgets das áreas de uma organização.

Minha primeira pergunta: MICE está em seu escopo de Gestão? Se não está, já pensou em trazê-lo e contribuir para sua empresa racionalizá-lo? Será bom para ela e com certeza para você, profissional que precisa sempre mostrar resultados e trazer ganhos em escala (especialmente nestes anos de crise).

As oportunidades de economias em Eventos são enormes, tanto de saving quanto de cost avoidance. E tenha certeza de que pode te ajudar nos acordos negociados no Corporativo, pois a escala de compra em MICE costuma ser considerável. São muitas salas de reuniões, muitas passagens, muitos hotéis, transfers, A&B… Difícil estimar algo geral para o mercado pois temos diversos perfis de empresas, mas imagino que MICE deva representar no mínimo 50% a mais de volume, porém contabilizado em linhas “invisíveis” ou sob outras denominações – geralmente o famoso “Outros”.

Treinamentos, Exposições, Workshops, Patrocínios, Debates, Conferências, Viagens de Incentivo… são diversos os tipos e finalidades, e longe de nós querermos padronizar o que não pode ser padronizado – cada evento é único, não existe um modelo para todos e nem é possível consolidá-los na essência, na razão de existirem (O que?, Por que?, Quando?, Como? e Para Quem?). Mas então, o que é possível gerenciar?

1- Processos
2- Despesas
3- Programa de fornecedores preferenciais
4- Níveis de Serviço das Agências

É muito comum algumas empresas terem funcionários organizando eventos e reuniões, para não pagarem o fee à Agência.. mas quanto custa a hora deste funcionário, e quanto custa terceirizar a organização para um especialista? Já comparou o orçamento feito por um especialista, os ganhos em sofisticação e descontos com fornecedores finais de uma agência, com os que sua empresa conseguiu? Não se atenha apenas ao bloqueio dos apartamentos – olhe o todo!

Algumas dicas que considero importantes para começar a mapear e gerenciar seu volume de Eventos (caso ainda seja uma área intocada em sua empresa) seriam:

1- Homologue uma agência preferencial – após um processo robusto de RFP, com scorecard, avaliação técnica, e não apenas tomada de preços e leilão – para sua empresa e obtenha o famoso “top-down”: engaje seu CFO (sempre recomendo ele) a apoiar seu projeto (se a ordem para utilizar o fornecedor preferencial vier dele(a), tudo fluirá mais facilmente).

2- Comunique-se periodicamente com as áreas que mais fazem Eventos e tente migrá-los para esta agência (RH, Marketing, Logística, Finanças); traga a agência para perto destas pessoas, coloque em contato com o Executivo Comercial, etc. Peça ao seu fornecedor que ofereça um trial gratuito (um evento onde não cobrará fee) para que as áreas o conheçam, sua equipe e diferenciais.

3- Caso não seja possível implantar uma agência única para toda a empresa – geralmente Marketing é a área mais resistente e com mais dinheiro – traga a gestão deste fornecedor específico para Procurement e institua parâmetros. Exija relatórios mensais de savings e as evidências das negociações, controle financeiro e níveis de serviço (incluindo pesquisa de satisfação pré e pós-evento). Importante: defina claramente a regra para cálculo de saving (contra a primeira proposta, contra a tarifa negociada do corporativo, etc).

E por último, integrando estas despesas em seu cartão de crédito, você ainda terá o rebate. Existem produtos no mercado que permitem uma gestão pontual por evento, com a criação de cartões de crédito com limites que você determina para rodar o evento, e que expiram ao término do mesmo ou do saldo.

Ainda temos muito o que falar de MICE, como políticas, processos e melhores práticas. Mas antes de entrar no detalhe, considero importante estabelecer a estratégia e tomar as ações macro, atendendo ao objetivo maior de ter visibilidade – não é possível gerenciar e aprimorar aquilo que não se tem conhecimento.