Pode parecer estranho, mas muitas empresas controlam suas despesas baseadas na trilogia: planilha Excel + sistema ERP + confiança de que todos os envolvidos cumpram as políticas e as regras estabelecidas para cada processo !!
Esta forma de gerir despesas remonta ao século passado e não resiste às novas tecnologias desenvolvidas especificamente para dar fluidez e controle às etapas de adiantamento, prestação de contas, reembolso ou devolução, gerando economia de tempo e de processos, além de redução do valor das despesas.
Entenda melhor de que forma um sistema de gestão de despesas e viagens corporativas auxilia as empresas.
Evite os 10 erros mais comuns no controle de despesas das empresas
1) Papéis e processos manuais: sem a utilização de um sistema de gestão de despesas, o gasto com papéis e a quantidade de processos manuais são literalmente incontroláveis.
2) Ausência de políticas: quando a empresa não adota uma política eficaz para o controle de suas despesas, abre enormes precedentes para perda de recursos.
3) Perda de tempo na conciliação: quanto menos otimizado o processo, maior a possibilidade de erros e atrasos na entrega dos recursos e conciliações, o que acarreta o aumento do prazo de conclusão.
4) Muitas atividades operacionais e pouco gerenciamento: muitos processos, muitas pessoas envolvidas, muito stress e pouca organização.
5) Descontrole nos gastos com cartão de crédito: processos manuais de conferência, morosidade e risco de erros.
6) Gestão complexa: sem um sistema expense management, os processos são lentos, soltos e sem rastreabilidade, principalmente se envolverem muitos conferentes e autorizadores.
7) Workflows demorados: sem um sistema de gestão, as etapas de seu fluxo tornam-se desnecessariamente confusas e sem padrão, os processos tendem a ficar estagnados em uma etapa, prejudicando o profissional, que pode não receber o adiantamento solicitado ou não obter o reembolso de um gasto feito durante uma atividade de trabalho, e a empresa perde o controle do recebimento de valores de devolução de pagamento de seus colaboradores.
8) Risco de falha humana: quando a responsabilidade recai integralmente sobre pessoas, o risco de cometer falhas é grande e isto acarreta ineficiência, aborrecimento e retrabalho.
9) Desvio da função principal: muitas pessoas param suas atividades principais para preencher relatórios de despesas ou organizar seus processos de conciliação da melhor forma possível. Ao reduzir processos manuais com o uso de um sistema automatizado, a empresa ganha em gestão, segurança, auditoria e visão analítica de todas as etapas.
10) Demora nos adiantamentos e reembolsos: o processo não automatizado gera atrasos e descontentamento geral, tanto da empresa quanto dos funcionários, stress total.
Obs.: Este texto é o primeiro de uma série sobre tecnologia para gestão de despesas e viagens corporativas, parte integrante do E-Book “Principais prejuízos em processos – Expense Management”.
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