Categoria: corporativo

A partir de agora teremos que ter dentro de nossas agências de viagens corporativas mais um departamento. Digo isto porque, além de cobrarem excelência de serviços, depositarem nas nossas agências a função de banco e exigirem mais prazo de pagamento, que não raro excedem a data do vencimento, querem que sejamos também uma espécie de departamento de finanças, estruturado para conferir pilhas de notas e faturas de hotéis e locadoras. Todos conhecem agências mais ou menos famosas pela agressividade competitiva adotada no quesito da flexibilidade comercial.

Somado ao peso desses dois quesitos – excelência de serviços e flexibilidade comercial –, que impactam sobre a rentabilidade das agências de viagens corporativas, é justo exigirem a criação de uma financeira ou de um departamento fiscal treinado para conferir as faturas de hotéis? Temos que recrutar, selecionar, treinar, gerenciar e dirigir equipes produtivas, comprovadamente capazes de conferir faturas de hotéis? Analisar despesas de acordo com a política de viagens de cada corporação, inclusive tendo de incluir a conferência de faturas já liquidadas, pagas diretamente pelos clientes em sistema de conta virtual?

A novidade sugere os seguintes procedimentos:

1. Os hotéis e as locadoras deverão faturar contra o cliente final, com o CNPJ do mesmo e, contabilmente, dentro da competência do mesmo mês;
2. As notas dos hotéis e das locadoras não poderão mais ser tiradas em nome da agência por conta do Sped (Sistema Público de Escrituração Digital);
3. Os hotéis e as locadoras deverão emitir notas diretamente ao cliente final;
4. O cliente final deve conferir a procedência e os dados de cada nota emitida;
5. O cliente final deve disponibilizar aos hotéis, em suas diferentes unidades, a relação de CNPJs, identificando o tipo de cobrança correspondente. Ou seja: de terceiros;

Com isso, uma única hospedagem pode gerar para o cliente várias notas, tais como a emitida, pelo hotel, para a cobrança de uma ou mais diárias; as despesas com alimentos e bebidas do restaurante e as relacionadas a eventos, lavanderia, estacionamento, equipamentos, etc.
A irracional e também custosa complexidade operacional instalada requer sistemas de controle que garantam transparência a todos os envolvidos, sejam eles clientes, fornecedores ou agências, a quem cabe estruturar um eficiente departamento fiscal.
Conferir se o CNPJ do fornecedor poderia emitir este tipo de serviço ou se a nota pode ser aceita segundo os critérios administrativos que recomendam analisar o ramo de atividade e o objeto social de cada fornecedor, incluindo consultas na Receita, Junta Comercial e, em alguns casos, em diferentes órgãos públicos, especialmente municipais, dá trabalho. Muitas horas e espaço suficiente para acomodar o novo departamento.
Que sejam departamentos qualificados para atender a falta de padrão dos fornecedores!
Sugestões são muito bem-vindas!

 O mercado de locação de automóveis no Brasil ainda é muito pequeno, considerando a demanda potencial representada pelos clientes das agências de viagens corporativas. Se tomarmos por referência as estatísticas da Abracorp no segmento, em 2012 verificamos que as locações nacionais somaram apenas R$ 150 milhões – parcela ínfima perante os mais de R$ 11 bilhões movimentados pelas agências associadas no mesmo ano. 

Alguns fatores ajudam a compreender este lamentável cenário. Entre eles está o elevado risco assumido pelas agências de viagens, que carecem do apoio das locadoras na oferta de programas de capacitação e atualização profissional, voltados à formação de equipes especializadas. Sem a oferta de treinamento capaz de esclarecer como funcionam todos os processos e as condições comerciais, incluindo o pagamento das devidas comissões, o que prevalece são dúvidas. Como funciona, por exemplo, a garantia do carro em caso de roubo? E a garantia do sinistro? Quem liquida a fatura junto à locadora? 

Pagamento de diárias, extras, multas, reposição de combustíveis e lavagens, entre outros itens relacionados à locação dos veículos, podem gerar até cinco faturas diferentes, o que amplia e muito a margem de erro por parte das próprias locadoras. Valores exigidos como garantia no cartão de crédito variam de acordo com o modelo do automóvel, mas são sempre muito elevados: a partir de R$ 500,00 ou até de R$ 2.500,00. 

A comissão costuma ser paga não pelo total da fatura, mas somente pelas diárias. Outras despesas, como aquelas mencionadas (extras, seguros, lavagens, etc) e que representam em torno de 35% do total faturado, são bancadas pelas agências, sem ganho nenhum.  Além disso, quase sempre o faturamento é demorado, sendo feito, em média, após sete dias da data da entrega do veículo, em São Paulo. Quando a entrega do veículo é feita fora de SP… aí a fatura chega muitas vezes vencida. Não é raro também cobranças serem feitas pelas locadoras antes mesmo das agências receberem as faturas. Pior: nesses casos a locadora não autoriza a isenção de juros dos pagamentos em atraso.

Em resumo, é preciso ser feita uma revisão urgente dos processos junto às locadoras, revisão esta da qual deve participar também o gestor de viagens, uma vez que é importante que ele entenda todos os riscos envolvidos. Esperamos que as associações do segmento, como Anav e Abla, possam criar um padrão válido para ser adotado pelas suas associadas.

Cartões de crédito possuem no verso um código numérico de segurança. As administradoras dos cartões de crédito afirmam que ele “garante a veracidade dos dados de uma transação eletrônica, uma vez que a informação é verificada somente pelo portador do cartão e não consta em nenhum tipo de leitura magnética”.

O código de segurança dos cartões Visa / MasterCard / Diners está localizado no verso do cartão e corresponde aos três últimos dígitos da faixa numérica. O código de segurança está localizado na parte frontal do cartão American Express e corresponde aos quatro dígitos localizados do lado direito acima da faixa numérica do cartão.

Segundo essas empresas, o código de segurança do cartão fornece uma medida de segurança adicional para impedir o mau uso do cartão dentro de transações online (o código de segurança do cartão também é conhecido como Valor de verificação do cartão).

Por tudo isso, quando a agência de viagens insere o código de segurança do cartão de crédito de seu cliente no campo correspondente para emitir uma ou mais passagens aéreas, ele, em tese, pressupõe que a administradora responsável pela respectiva bandeira vai conferir e validar os dados para aprovar o não a compra.

Uma vez aprovado, ela, empresa do cartão de crédito passa a ser avalista do crédito, certo? Não. Na prática a teoria é outra. Em caso de irregularidades, as companhias aéreas ficam sem receber o valor devido e, por isso, penalizam as agências de viagens com a cobrança do valor total.

Isso é justo? Como evitar que as agências de viagens sejam penalizadas? A falta de integração sistêmica segura entre algumas companhias aéreas e os cartões de crédito aumenta de tal maneira a freqüência de “chargeback*” que é melhor não vender os TKTs.

Tem gente grande no mercado de OTA que já fez as contas e decidiu suspender as vendas de passagens de algumas empresas aéreas. “Àquelas que não dispõem de sistemas capazes de dar sentido ao código, que deveria ser de segurança, mas, na realidade, é inútil” é o argumento.

Alternativas sugeridas *(http://www.cursodeecommerce.com.br/blog/chargeback/) em cursos sobre e-commerce na Internet geram custos complementares que, do mesmo modo, recaem sob os ombros das agências de viagens. Para que a Abracorp possa fortalecer as ações que tem desenvolvidos no sentido de reparar esses erros, solicitamos a sua cooperação, leitor.