Espaço Abracorp

“As pessoas são nosso principal bem. Temos de investir em sua capacitação e valorização”, disse James Hogan, CEO da Eithad Airways, companhia aérea dos Emirados Árabes Unidos. A declaração consta no último post (10 de abril) do editor Artur Andrade e enfatiza algo que já salta aos olhos: a importância de contar com colaboradores qualificados no setor de viagens e turismo – e nos demais setores também. 

Sinônimo de benchmarking em gestão de viagens corporativas, a Abracorp, que atua nesta mesma direção, é protagonista desta tendência global, à medida que, em parceria com a ABAV-SP, se dedica, desde novembro do ano passado, a treinar jovens universitários, atendendo às demandas do setor. 

Com baixo custo e realizado em ambiente EAD (Ensino a Distância), o Programa de Capacitação de Profissionais seleciona colaboradores com real interesse no trade turístico e facilita a entrada no mercado de trabalho dos participantes que apresentarem um desempenho positivo. Das empresas que estiveram envolvidas na primeira fase do projeto, 45% delas se mostraram muito satisfeitas, atribuindo nota máxima à iniciativa, e 36% aos funcionários admitidos. Num cenário marcado pela carência de profissionais, os indicadores alcançados superaram todas as nossas expectativas. 

Vale a pena conferir a próxima edição do jornal PANROTAS, na qual a coluna Abracorp aborda justamente este tema. 

Agências de viagens, atuais e potenciais clientes corporativos e até mesmo os fornecedores dos mais variados elos da cadeia produtiva do setor, interessados em compartilhar práticas bem-sucedidas nas áreas de recrutamento, seleção, treinamento e encaminhamento de profissionais, podem obter informações complementares em contato com o site www.abracorp.org.br.

 

A partir de agora teremos que ter dentro de nossas agências de viagens corporativas mais um departamento. Digo isto porque, além de cobrarem excelência de serviços, depositarem nas nossas agências a função de banco e exigirem mais prazo de pagamento, que não raro excedem a data do vencimento, querem que sejamos também uma espécie de departamento de finanças, estruturado para conferir pilhas de notas e faturas de hotéis e locadoras. Todos conhecem agências mais ou menos famosas pela agressividade competitiva adotada no quesito da flexibilidade comercial.

Somado ao peso desses dois quesitos – excelência de serviços e flexibilidade comercial –, que impactam sobre a rentabilidade das agências de viagens corporativas, é justo exigirem a criação de uma financeira ou de um departamento fiscal treinado para conferir as faturas de hotéis? Temos que recrutar, selecionar, treinar, gerenciar e dirigir equipes produtivas, comprovadamente capazes de conferir faturas de hotéis? Analisar despesas de acordo com a política de viagens de cada corporação, inclusive tendo de incluir a conferência de faturas já liquidadas, pagas diretamente pelos clientes em sistema de conta virtual?

A novidade sugere os seguintes procedimentos:

1. Os hotéis e as locadoras deverão faturar contra o cliente final, com o CNPJ do mesmo e, contabilmente, dentro da competência do mesmo mês;
2. As notas dos hotéis e das locadoras não poderão mais ser tiradas em nome da agência por conta do Sped (Sistema Público de Escrituração Digital);
3. Os hotéis e as locadoras deverão emitir notas diretamente ao cliente final;
4. O cliente final deve conferir a procedência e os dados de cada nota emitida;
5. O cliente final deve disponibilizar aos hotéis, em suas diferentes unidades, a relação de CNPJs, identificando o tipo de cobrança correspondente. Ou seja: de terceiros;

Com isso, uma única hospedagem pode gerar para o cliente várias notas, tais como a emitida, pelo hotel, para a cobrança de uma ou mais diárias; as despesas com alimentos e bebidas do restaurante e as relacionadas a eventos, lavanderia, estacionamento, equipamentos, etc.
A irracional e também custosa complexidade operacional instalada requer sistemas de controle que garantam transparência a todos os envolvidos, sejam eles clientes, fornecedores ou agências, a quem cabe estruturar um eficiente departamento fiscal.
Conferir se o CNPJ do fornecedor poderia emitir este tipo de serviço ou se a nota pode ser aceita segundo os critérios administrativos que recomendam analisar o ramo de atividade e o objeto social de cada fornecedor, incluindo consultas na Receita, Junta Comercial e, em alguns casos, em diferentes órgãos públicos, especialmente municipais, dá trabalho. Muitas horas e espaço suficiente para acomodar o novo departamento.
Que sejam departamentos qualificados para atender a falta de padrão dos fornecedores!
Sugestões são muito bem-vindas!

 O mercado de locação de automóveis no Brasil ainda é muito pequeno, considerando a demanda potencial representada pelos clientes das agências de viagens corporativas. Se tomarmos por referência as estatísticas da Abracorp no segmento, em 2012 verificamos que as locações nacionais somaram apenas R$ 150 milhões – parcela ínfima perante os mais de R$ 11 bilhões movimentados pelas agências associadas no mesmo ano. 

Alguns fatores ajudam a compreender este lamentável cenário. Entre eles está o elevado risco assumido pelas agências de viagens, que carecem do apoio das locadoras na oferta de programas de capacitação e atualização profissional, voltados à formação de equipes especializadas. Sem a oferta de treinamento capaz de esclarecer como funcionam todos os processos e as condições comerciais, incluindo o pagamento das devidas comissões, o que prevalece são dúvidas. Como funciona, por exemplo, a garantia do carro em caso de roubo? E a garantia do sinistro? Quem liquida a fatura junto à locadora? 

Pagamento de diárias, extras, multas, reposição de combustíveis e lavagens, entre outros itens relacionados à locação dos veículos, podem gerar até cinco faturas diferentes, o que amplia e muito a margem de erro por parte das próprias locadoras. Valores exigidos como garantia no cartão de crédito variam de acordo com o modelo do automóvel, mas são sempre muito elevados: a partir de R$ 500,00 ou até de R$ 2.500,00. 

A comissão costuma ser paga não pelo total da fatura, mas somente pelas diárias. Outras despesas, como aquelas mencionadas (extras, seguros, lavagens, etc) e que representam em torno de 35% do total faturado, são bancadas pelas agências, sem ganho nenhum.  Além disso, quase sempre o faturamento é demorado, sendo feito, em média, após sete dias da data da entrega do veículo, em São Paulo. Quando a entrega do veículo é feita fora de SP… aí a fatura chega muitas vezes vencida. Não é raro também cobranças serem feitas pelas locadoras antes mesmo das agências receberem as faturas. Pior: nesses casos a locadora não autoriza a isenção de juros dos pagamentos em atraso.

Em resumo, é preciso ser feita uma revisão urgente dos processos junto às locadoras, revisão esta da qual deve participar também o gestor de viagens, uma vez que é importante que ele entenda todos os riscos envolvidos. Esperamos que as associações do segmento, como Anav e Abla, possam criar um padrão válido para ser adotado pelas suas associadas.