PARA QUE A GESTÃO NÃO ACABE EM PIZZA

Ótimo texto da Patricia Thomas sobre controle de despesas, formalizando de forma inequívoca que o escopo do gestor de viagens não é mais somente gestão de viagens. Leia aqui o que postou nossa presidente da Alagev sobre este assunto.

“Ah, mas todo mundo já sabia disso”, dirão alguns…, mas o fato é que há muitos travel managers que ainda acreditam que seu papel e sua responsabilidade, além de gerir, orientar e apoiar os viajantes da empresa, são limitadas aos tradicionais serviços de viagem e seus fornecedores (cias. aéreas, redes hoteleiras, locadoras de automóveis etc), quando na verdade, as despesas do viajante, como alimentação, transporte terrestre (taxi, uber, ônibus, BRT, VLT, trem etc.), combustível, km rodado, pedágio, estacionamento, internet, despesas extras de hotel, assento especial, bagagem extra, entre outras, podem representar um volume financeiro entre 50% a 80% (ou até mais) do valor total gasto com passagens aéreas e hospedagens.

As despesas durante a viagem podem dobrar o gasto total da viagem
As despesas durante a viagem podem dobrar o gasto total da viagem

Para estabelecer o orçamento de viagens a ser proposto para o próximo ano, Patricia destaca a importância do levantamento dos resultados da gestão de viagens realizadas, incluindo as chamadas despesas de viagens, através da coleta de diversas fontes de informação diferentes: a TMC, o OBT, o cartão de crédito e a área financeira da empresa que, no final das contas, é onde todas as despesas aterrisarão.

Penso que esta busca fragmentada de informações, além de pouco eficiente, só é necessária se a empresa não dispõe de uma completa plataforma de expense management integrada ao ERP da empresa, caso em que todas as fontes de informação citadas (TMC, OBT, CC e ERP) são integradas e conciliadas de forma automática, conforme testemunho da Cia. Suzano de Papel e Celulose, em matéria publicada no Panrotas na semana passada.

A integração de um expense and travel management ao ERP cria o processo end-to-end
A integração de um expense and travel management ao ERP cria o processo end-to-end

Não se trata de uma solução isolada desta ou daquela ferramenta, deste ou daquele ERP, para esta ou aquela empresa cliente, mas de um conceito de integrabilidade entre soluções tecnológicas distintas que, juntas, compõem o verdadeiro conceito end-to-end de gestão de despesas e viagens corporativas.

As grandes empresas começam a perceber as reais vantagens de implantar um sistema de gestão de despesas e viagens que, de forma integrada, coloca o poder de seu ERP na ponta dos dedos do viajante corporativo, agregando informação, serviço, mobilidade e compliance a quem efetivamente deve ter o compromisso de consumir, preferencialmente com zelo e parcimônia, cada fatia da pizza: o viajante corporativo.

O verdadeiro responsável pelo consumo parcimonioso da pizza são os próprios viajantes corporativos
O verdadeiro responsável pelo consumo parcimonioso da pizza são os próprios viajantes corporativos

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Luís Vabo

Fundador e presidente do sistema Reserve, da Solid Corporate Travel e da Solid Consultoria e Tecnologia, diretor de tecnologia e integração da ABAV, fundador e conselheiro da Abracorp e IATA Strategic Partner, Luís Vabo também é corredor de rua, tenista amador e nadador eventual.

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